Guida essenziale all'analisi dei processi aziendali

"Capire il BPA e i passi chiave per migliorare il processo"

Non è raro vedere manager, team leads, e proprietari di aziende spendere tempo prezioso cercando di identificare la ragione dietro a ritardi sistematici, inefficienze e imprecisioni. Questi tentativi di analisi delle cause alla radice, tuttavia, sono spesso inefficienti e mal pianificati, portando a risorse sprecate e a una continua mancanza di comprensione di ciò che potrebbe essere migliorato.

E se ci fosse un modo per analizzare meglio i processi in modo metodico, aiutando i dirigenti a introdurre migliori tecniche di analisi nell'azienda? Entrare nell'analisi dei processi aziendali.

Cos'è l'analisi dei processi aziendali?

Secondo The United Nations Trade Facilitation and Implementation Guide, la Business Process Analysis (BPA) è una metodologia per l'analisi di un business per capire i processi e migliorare l'efficienza e l'efficacia delle sue operazioni. Descrive i processi coinvolti, le parti che partecipano, le informazioni scambiate e i documenti prodotti.

Questa metodologia permette alle organizzazioni di soddisfare meglio gli obiettivi di business in modo graduale, studiando e analizzando le tecniche e sviluppando migliori flussi di lavoro e regole di business che permettono di migliorare la mappatura dei processi. In definitiva, la BPA è uno sforzo di analisi dei processi che cerca di migliorarli e di aumentarne l'efficacia.

Indipendentemente dal vostro settore, la BPA è un ottimo modo per analizzare i processi caotici e trasformarli in linee guida complete per i vostri dipendenti. Scopriamo come.

Qual è lo scopo dell'analisi dei processi aziendali?

Probabilmente ricorderete un recente articolo diVirtus Flow sull'importanza del processo di onboarding dei dipendenti - un processo che conta ora più che mai, dato che le organizzazioni continuano ad evolversi nel mondo virtuale. Tra gli altri obiettivi, attraverso il sempre mutevole processo di onboarding le aziende introducono linee guida interne su come le cose funzionano internamente, ma perché questo passo iniziale abbia successo, queste linee guida (o processi scritti) devono essere complete, trasparenti e accurate. BPA assicura che lo siano.

Alcuni altri benefici del BPA sono:

1. Riduzione degli esuberi

È comune vedere i processi diventare ridondanti o inutili quando le aziende si espandono e spostano i loro obiettivi. Questo diventa un problema non solo per i nuovi dipendenti, che non sono addestrati a raggiungere la massima efficienza, ma anche per i team esistenti e persino per la produzione, poiché i processi sono sprecati e ridondanti. BPA identifica queste ridondanze esaminando data e aiutando le aziende a mantenere ciò di cui hanno bisogno.

2. Introduzione di nuove tecnologie

Simile ai processi ridondanti quando le aziende crescono, spesso vediamo processi obsoleti che non tengono conto delle nuove tecnologie. Questo succede quando i processi non vengono rivisitati e analizzati spesso. Un beneficio chiave della BPA è l'analisi del business, dato che le organizzazioni hanno una guida passo dopo passo su cosa data analizzare - portando a processi che traggono vantaggio dalle innovazioni.

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3. Garantire un uso appropriato delle risorse

Se i processi passano lunghi periodi senza essere rinfrescati, spesso non ci rendiamo conto che non stiamo facendo il miglior uso delle risorse e quindi non raggiungiamo il nostro pieno potenziale. Nel complesso, le aziende devono usare la BPA per garantire che i processi siano efficienti, equi e convenienti.

4. Mitigare il rischio

Stare al passo con il rischio potenziale è fondamentale per le organizzazioni per avere successo. Il rischio può essere economico, di conformità, di frode, operativo e di reputazione, e quando analizziamo il processo per ciascuna di queste aree, siamo in grado di migliorare i processi per mitigare i danni a lungo termine alla nostra organizzazione e al nostro marchio.

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5. Promuovere la trasparenza

La BPA non solo analizza e migliora i processi che potrebbero danneggiare l'organizzazione nel suo complesso, ma permette anche alle aziende di migliorare la cultura aziendale promuovendo la trasparenza e definendo le aspettative.

4 passi essenziali di qualsiasi analisi dei processi di business

Ora conoscete i vantaggi del BPA, quindi vi aiutiamo a iniziare con i quattro passi essenziali da seguire quando analizzate il vostro processo aziendale.

1. Identificare il processo

Il primo passo di ogni BPA è determinare quale processo analizzerete, i team e gli stakeholder coinvolti, come questo processo influisce sugli obiettivi di business e se aggiunge valore all'azienda.

Ilconsulente Peter Drucker raccomanda di fare cinque domande per identificare i processi:

Qual è la nostra missione?
Chi è il nostro cliente?
Che valore ha il cliente?
Quali sono i nostri risultati chiave?
Qual è il nostro piano?

2. Raccogliere il giusto data

Una volta determinato il processo da analizzare, è importante raccogliere quanto più data possibile per capire i problemi, gli indicatori chiave di performance, gli obiettivi e le scadenze. Una buona idea è intervistare le persone coinvolte e ottenere una visione a 360 gradi della proprietà dei ruoli.

Questo potrebbe sembrare il passo più lungo del processo, ma più informazioni raccogliete, meglio sarete in grado di valutare le aree di miglioramento.

3. Identificare il processo As-Is

I diagrammi di flusso e i diagrammi sono uno strumento eccellente per definire il processo e misurare la sua efficacia. Alcune domande utili da fare mentre si costruisce l'analisi del processo di business workflow sono:

• • Quali sono i componenti più importanti del processo?
  • Ci sono ritardi o problemi sistematici nel processo?
  • Un particolare componente del processo richiede troppe risorse?
  • C'è un modo per cambiarlo?

4. Specificare i punti di miglioramento

Una volta che avete raccolto data per capire il processo e avete risposto a tutte le domande pertinenti per identificare le aree che devono essere aggiornate e migliorate, è il momento di fare una raccomandazione. Sia che i cambiamenti siano grandi, piccoli o che il processo debba essere interamente riprogettato, assicuratevi di tracciare un piano che includa gli effetti a lungo termine e le azioni da intraprendere.