"Sfatare i miti e scomporre i termini chiave".
L'esigenza di automazione del sito task è aumentata notevolmente negli ultimi anni.
In effetti, studi recenti hanno indicato che 83% dei decisori IT ritengono che l'automazione di workflow sia essenziale per la trasformazione digitale.
Man mano che gli utenti acquisiscono familiarità con l'automazione e lo snellimento delle attività quotidiane, è importante affrontare la nomenclatura e i concetti chiave che facilitano la trasformazione.
Abbiamo risposto alle 10 domande più frequenti quando si parla di automazione, di strumenti di automazione task e di come il vostro team può implementare queste tecnologie nei vostri processi aziendali.
Le domande più frequenti su Task Automazione hanno trovato risposta
1- Che cos'è Task Automation?
Task L'automazione è l'applicazione della moderna tecnologia per ridurre o eliminare lo sforzo manuale per completare un task.
Utilizza soluzioni software per completare e assegnare compiti quali l'invio di e-mail, la richiesta/condivisione di informazioni, l'archiviazione e il recupero di data, ecc.
2- Come automatizzare le attività?
L'impostazione delle automazioni è molto più semplice di quanto si pensi.
Il processo spesso comporta la definizione del sito task che deve essere automatizzato, la determinazione dei passaggi da snellire, la definizione del nuovo sito workflow e la personalizzazione dei passaggi necessari. Infine, si esegue, si valuta e si testa.
Dipende dalla natura e dalla rilevanza del sito task che si vuole automatizzare. E dalle soluzioni software che si stanno utilizzando.
Ogni soluzione di automazione funziona in modo diverso, quindi in genere è necessario seguire i passaggi specifici di ogni soluzione.
Sul mercato si trovano soluzioni Low-Code e No-Code per automatizzare le attività o i flussi di lavoro.
Tuttavia, la maggior parte delle attività può essere facilmente automatizzata in pochi passaggi.
2.1 Come automatizzare le attività con Virtus Flow: esempio
Esplora la piattaforma di automazione Virtus Flow no code
3- Quali sono i migliori strumenti di gestione di task per i flussi di lavoro?
Se cercate "strumenti di automazione" su qualsiasi motore di ricerca, probabilmente vi sentirete sopraffatti dalla quantità di piattaforme che incontrerete.
Tuttavia, non tutti gli strumenti di automazione sono costruiti allo stesso modo o possono essere utilizzati per gli stessi compiti o processi.
Per esempio:
State cercando di automatizzare un singolo task come la personalizzazione delle e-mail da inviare a un ampio gruppo di clienti?
In questo case potreste essere alla ricerca di uno strumento specifico per quella e quella sola esigenza.
Tuttavia, se si desidera collegare attività/processi, potrebbe essere necessario uno strumento più completo.
Può essere specifico per un'attività, ad esempio Marketing. Oppure uno più generico, come workflow strumento di automazione, se avete bisogno/volete integrare i vostri processi.
Che si tratti di processi interconnessi e che vogliate gestirli come tali o che abbiate bisogno di accedere a data generato in altre aree/processi.
Scegliendo questo approccio si può risparmiare molto tempo, oltre agli altri innumerevoli vantaggi.
Alcuni strumenti di automazione di cui potete beneficiare
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- Virtus Flow
Si tratta di un sistema di automazione dei processi digitali senza codice con il quale è possibile automatizzare qualsiasi processo aziendale e collegarlo per l'automazione di end to end .
È adatto alle aziende:
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- con un certo grado di complessità o struttura, che necessitano quindi di processi standardizzati/digitalizzati
- che stanno crescendo rapidamente e hanno bisogno di essere più organizzati ed efficienti
- che cercano di automatizzare processi molto complessi e per i quali altri strumenti sono troppo elementari.
- che cercano di automatizzare diversi processi all'interno di un dipartimento o di un'azienda
Le caratteristiche includono:
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- Workflow Motore di automazione
- Web Forms
- Strumento di gestione del progetto
- Ticket Strumento di gestione
- Automazione e gestione dei documenti
Ricevete una formazione pratica e automatizzate qualsiasi processo in pochi minuti!
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- Lunedì.com
Una delle soluzioni più diffuse. Ideale per automatizzare le attività manuali in qualsiasi area dell'azienda.
Più adatto a piccoli team e per automatizzare processi senza logica e condizioni molto complesse.
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- Alveare
Più che altro è una piattaforma orientata alla gestione dei progetti.
Ottimo per i team che cercano questo tipo di strumento o che vogliono automatizzare o snellire le attività legate alla gestione dei progetti, come le funzioni di tracciamento del tempo e di collaborazione.
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- Ammissione
Software per la gestione di progetti e approvazioni per team creativi e marketing .
È particolarmente indicato per i team di Marketing e di produzione che hanno bisogno di automatizzare attività come le campagne di e-mail e social media.
Altri team che possono trarre vantaggio sono: agenzie, team legali e di conformità, operazioni e retail .
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- Kintone
Una piattaforma applicativa a basso codice, il che significa che potete creare le vostre applicazioni per gestire le attività con la logica che desiderate.
Per costruire questi apps è necessario avere qualche conoscenza informatica.
4- Come automatizzare l'inserimento in data 24 ore su 24, 7 giorni su 7?
L'inserimento di data può essere automatizzato in diversi modi e dipende dal tipo di inserimento di data che si vuole automatizzare.
Vediamo due diverse situazioni in cui è possibile automatizzare l'inserimento in data .
1- Si vuole eliminare la necessità di copiare e incollare le informazioni dalle e-mail (o dalle informazioni ottenute tramite telefonate) in un sistema di gestione.
In questo case è possibile creare flussi di lavoro digitali/formulari in cui l'utente che invia le informazioni può compilare e inviare richieste, reclami a suo piacimento.
Le informazioni non solo saranno registrate automaticamente nel sistema, ma avrete una chiara visibilità e real time accesso alle richieste e al lavoro in ogni fase.
Una gestione workflow (DPA o Soluzioni BPM) o i costruttori dinamici di form faranno il lavoro.
Creando flussi di lavoro personalizzati che automatizzano l'inserimento in data , è possibile trarre vantaggio da:
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- elaborazione più rapida dei documenti,
- più accurata data,
- più risorse da destinare ad altri compiti,
- dipendenti più impegnati che non devono occuparsi di noiose attività ripetitive.
2- È necessario accedere regolarmente a sistemi di terze parti per recuperare data.
In questo case è possibile automatizzare l'inserimento in data costruendo un robot che utilizza la tecnologia RPA e che fa proprio questo.
L'automazione è un ottimo modo per identificare i duplicati e le registrazioni errate data.
5- Come automatizzare l'assistenza clienti?
Task Il software di automazione è estremamente utile quando si tratta di assistenza ai clienti.
Questo task può essere automatizzato attraverso i chatbot o l'intelligenza artificiale, trasformando l'assistenza clienti team in uno strumento di costruzione di relazioni 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
" Per imparare come creare e incorporare moduli dinamici nel vostro sito web leggete questo articolo.
La creazione di moduli dinamici specifici per ogni argomento, da incorporare nel vostro sito web, è un ottimo modo per consentire agli utenti di accedere a voi in qualsiasi momento.
È possibile mantenere gli utenti aggiornati mentre si elaborano le loro richieste senza allocare risorse per farlo. Oltre ai tanti altri vantaggi di lavorare con i moduli dinamici.
Esempio: Form per automatizzare le richieste dei clienti (costruito in pochi minuti)
6- Come posso automatizzare i miei processi aziendali?
La gestione dei processi aziendali è una metodologia per garantire che i processi aziendali siano efficienti ed efficaci.
Vi aiuta a rendere la vostra organizzazione più efficiente dal punto di vista dei costi e a lavorare in modo più organizzato.
Per automatizzare i processi è necessario innanzitutto identificare le aree funzionali da migliorare.
Di solito troviamo uno o più di questi motivi:
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- I processi/attività richiedono troppo tempo per essere completati
- le attività sono diventate troppo costose da gestire
- ricevete molti reclami dai clienti
- volete digitalizzare i processi per servire meglio i clienti
Dovreste iniziare con la mappatura dei vostri processi, che semplificherà e velocizzerà l'automazione delle attività necessarie.
Seguite quindi i passi della guida qui sotto.
Guida all'automazione dei processi aziendali
7- Qual è un buon strumento per gestire le attività ricorrenti in team?
Dare ai membri di team la possibilità di automatizzarsi è una delle cose migliori che possiate fare per loro.
Tuttavia, ricordate che dipende dal tipo di task e dal numero di attività/processi che si desidera automatizzare.
Alcuni degli strumenti che si possono prendere in considerazione sono:
1. Virtus Flow
2. Aria compressa
3. Jira
4. Trello
5. ClickUp
Da considerare:
Le esigenze si evolvono nel tempo, quindi ricordate di scegliere uno strumento che vi permetta di fare di più se lo desiderate o ne avete bisogno in futuro.
8- Quali sono gli esempi di automazione di task ?
La grande novità dell'automazione è che può supportare dai compiti più complessi a quelli più semplici. semplici.
Alcuni esempi di operazioni quotidiane che si possono automatizzare sono:
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- Invio di e-mail
- Notifiche di stato
- Data condivisione
- Richieste di informazioni
- Approvazioni
- Data storage
- Firme
- Generazione del contratto
- Ordini di acquisto
- Verifiche
- Inserimento Dati
- Generazione di documenti
- Accesso e recupero di data da terze parti apps
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9- Quali sono le attività che possono essere automatizzate in ogni ufficio?
Come abbiamo spiegato sopra, praticamente qualsiasi task manuale può essere automatizzato.
L'importante è identificare i processi che occupano la maggior parte del tempo di teame trovare un modo per aiutarli a liberare il loro tempo.
I processi che un gran numero di aziende sta cercando di automatizzare oggi sono:
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- Approvazione delle fatture
- Ordini di acquisto
- Ordini di vendita
- Offboarding dei dipendenti
- Onboarding Dipendenti
- Gestione del cambiamento
- Gestione dei fornitori
- Gestione reclami
- Richieste dei dipendenti
- Onboarding Clienti
10- Qual è la differenza tra task automation e workflow automation?
Per quanto possano sembrare simili l'automazione di task e l'automazione di workflow , ci sono alcune differenze di cui bisogna essere consapevoli.
Workflow L'automazione utilizza una logica basata su regole per automatizzare tutte le attività manuali associate a un processo.
Ad esempio, tutte le attività di onboarding di un nuovo fornitore: Invio di moduli da compilare, ricezione di documenti e certificazioni richiesti, scambio di informazioni rilevanti, ecc.
Task L'automazione, invece, si concentra su un singolo task.
Ad esempio l'invio di e-mail o il copia e incolla di informazioni da un sistema all'altro.
In Conclusione
Quando le aziende crescono e si espandono, le operazioni tendono a diventare più complesse e a richiedere più passaggi, livelli di approvazione e membri team coinvolti. Questo spesso porta a ritardi, errori umani e inefficienze.
Affidandosi alle soluzioni di automazione di task e workflow è possibile non solo risparmiare tempo, ma anche aumentare l'efficienza complessiva e l'organizzazione del lavoro.
Oggi il mercato offre strumenti molto potenti ed economici, facilmente applicabili. Ricordatevi di sceglierli in base alle vostre esigenze attuali e potenziali.
Automatizzate le attività e i processi in poche ore, non in giorni!
