"E come trovare la soluzione che meglio si adatta alle vostre esigenze".
Una parte fondamentale della gestione aziendale è assicurare che i processi interni funzionino senza problemi e nel modo più efficiente possibile. Come un modo per razionalizzare questi sforzi di ottimizzazione, è stato introdotto il concetto di Business Process Optimization. Ecco cosa significa.
Cos'è l'ottimizzazione dei processi aziendali?
L'ottimizzazione dei processi aziendali è la disciplina di regolazione di un processo per ottimizzare un insieme specifico di parametri senza violare qualche vincolo.
I decisori spesso utilizzano l'ottimizzazione dei processi come un modo per minimizzare i costi, massimizzare i risultati e assicurare il miglior uso possibile delle risorse. Puoi saperne di più sull'ottimizzazione dei processi aziendali qui.
In che modo la Business Process Optimization aiuterà il vostro business?
Sapevate che le inefficienze dei processi possono costare alla vostra organizzazione quanto 30% delle vostre entrate? Ancora peggio, gli errori di conformità possono costare quanto 46% delle vostre entraterendendo molto più importante concentrarsi sul buon funzionamento delle operazioni.
Non importa quanto grande o piccola sia un'azienda, la Business Process Optimization può aiutare i manager identificare e risolvere la cattiva gestione del tempo, allocazione inadeguata delle risorse, errori inutili, mancanza o carenza di collaborazione, e processi isolati che impediscono alle entrate di raggiungere il loro pieno potenziale.
L'automazione gioca un ruolo fondamentale nell'ottimizzazione di qualsiasi processo. Per spiegare più in dettaglio, qui analizziamo come tre importanti aree ne beneficiano.
1- Finanza
Il dipartimento finanziario riceve spesso richieste di acquisto, approvazioni di fornitori e gestione di fondi. Tutti questi processi sono oltremodo rilevanti per la vostra organizzazione e devono essere eseguiti con la massima attenzione ai dettagli per evitare errori manuali ed errori costosi.
Il tuo dipartimento finanziario beneficerà delle approvazioni con un solo clic, dell'automazione facilmente personalizzabile di workflow e di una soluzione unificata per tutti i processi.
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2- Risorse umane
Dallo sviluppo di processi di onboarding efficaci ai compiti amministrativi, le risorse umane team fanno molto affidamento sul miglior livello possibile di organizzazione e trasparenza nella vostra azienda.
Attraverso la Business Process Optimization, è possibile ottimizzare i flussi di lavoro identificando le aree che potrebbero essere automatizzate, prevedendo meglio i cambiamenti ed eliminando le ridondanze.
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3- Vendite
Quando si tratta di vendite, l'efficienza si traduce in più vendite e maggiori entrate per il business. Questo è il motivo per cui potenziare il vostro team con la giusta soluzione di ottimizzazione dei processi aziendali è una delle decisioni più importanti che potete prendere per la vostra azienda.
Facendo questo accorcerai il tuo ciclo di vendita e aprirai le porte alla produttività e ai guadagni.
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Come ottimizzare un processo
Ora conosci i molti benefici del Business Process Management (BPM) e come funziona l'ottimizzazione, quindi è il momento di iniziare - ma come?
Anche se ogni organizzazione è unica, di solito ci sono quattro passi da seguire:
1. Identificare i problemi
Concentratevi sull'area o sul dipartimento che volete ottimizzare e raccogliete tutte le informazioni possibili per identificare il problema. I rappresentanti di vendita non rispettano le scadenze? Il dipartimento delle risorse umane ha difficoltà ad assumere i dipendenti giusti? Assicurati di intervistare le parti interessate, esaminare i processi attuali e sviluppare una strategia di mappatura dei processi che ti aiuti a trovare le lacune.
2. Analizzare Data
Una volta raccolte le informazioni necessarie per sapere dove sono le aree problematiche, è il momento di analizzare il data. Gli obiettivi erano chiaramente definiti all'inizio del progetto? Sono state assegnate le risorse giuste? Più si va in profondità, più facile sarà determinare una soluzione.
3. Attuare le modifiche
L'implementazione dei cambiamenti è la parte divertente, ma può anche essere la più impegnativa. Se state lavorando con un'azienda terza per supportare l'automazione, questo è il momento in cui entreranno in gioco e vi aiuteranno a iniziare a ottimizzare i processi.
4. Monitorare le prestazioni
Per determinare l'efficacia del vostro miglioramento del processo, definite un periodo rilevante per definire e guardare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e continuate a rimodellare il workflow fino a quando il risultato desiderato è raggiunto.
Caratteristiche di ottimizzazione dei processi da guardare nel 2021
» Basso codice o nessuna codifica richiesta: Le applicazioni che sono pronte all'uso vi faranno solo risparmiare tempo e risorse. Una buona idea è quella di andare con una soluzione che richiede poco a no code ma un alto livello di personalizzazione per il tuo team.
» Hosting basato sul cloud: Anche se molte aziende offrono ancora l'hosting on-premise, le soluzioni basate sul cloud ti permettono di accedere a data da qualsiasi luogo, su qualsiasi divisione e in qualsiasi momento. Una soluzione che offre diverse opzioni di hosting sarebbe l'ideale se non sei sicuro di cosa ha bisogno la tua azienda.
» Cruscotti facili da usare: Cruscotti facili da leggere aumentano la trasparenza e assicurano che tutti i membri del tuo team abbiano accesso alle stesse informazioni in tempo reale. Quando prenotate un demo, chiedete di vedere i loro cruscotti e scoprite quanto sia difficile personalizzarli con le metriche di cui avete bisogno.
» Integrazione del software: Le piattaforme che si integrano con il vostro CRM, Mailbox, ERP e altre soluzioni di gestione che state usando non faranno altro che rendervi la vita più facile.
» Automazione: Questa caratteristica si concentra sulla semplicità, velocità, accessibilità e facilità d'uso. Non è quello che ogni organizzazione sta cercando? Ricordate che una soluzione che non offre automazione vi aiuterà a ottimizzare i vostri processi solo fino a un certo punto. Per ottenere il massimo beneficio, cercate di automatizzare i processi end to end.
Ricordate sempre, però, che senza un'adeguata ottimizzazione dei processi, l'automazione offrirà benefici limitati. Assicuratevi di portare a bordo non solo la migliore soluzione, ma il miglior partner.
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Automazione dei processi digitali (DPA) vs. Automazione dei processi robotici (RPA)
LaDigital Process Automation e la Robotic Process Automation sono le tecnologie di automazione dei processi più utilizzate. In termini semplici, la DPA è la pratica di automatizzare i processi aziendali e la gestione di data sotto un ombrello unificato di integrazione. Per esempio i flussi di lavoro che fanno parte del portare un nuovo fornitore a bordo, o richiedere al vostro ufficio acquisti di acquistare una nuova soluzione per voi.
Per saperne di più sulla DPA leggete questo articolo.
La RPA, d'altra parte, utilizza un software programmato (come un bot o un robot) per gestire compiti ripetitivi. Per esempio per riconciliare transazioni bancarie, per copiare informazioni da un sistema all'altro, ecc.
Per saperne di più su RPA clicca qui o visita questa pagina per conoscere le differenze tra DPA e RPA.
Quando usare la DPA?
Per capire se la DPA è la tecnologia giusta per il vostro progetto, dovreste porvi queste domande:
» Voglio automatizzare un processo end-to-end o solo parzialmente?
» Ho bisogno dell'intervento umano per il processo decisionale?
» Voglio migliorare l'esperienza dell'utente e fornire un servizio coerente?
» Voglio ridurre le sessioni di formazione?
» Sono coinvolti processi critici e gli errori umani sono ricorrenti?
» Ho bisogno di automatizzare processi che richiedono di seguire specifiche liste di controllo o passaggi?
Se hai risposto positivamente a molte di queste domande, la DPA potrebbe essere il giusto approccio all'automazione.
Quando usare la RPA?
Al contrario, se pensate che la RPA sia giusta per voi, chiedetevi:
» Un lavoratore umano esegue il task più di due volte alla settimana?
» Il sito task può essere completato manualmente da un umano utilizzando più applicazioni?
» Il sistema non ha un'API o è troppo costoso da integrare?
» È necessario investire molto denaro per integrare o aggiornare il sistema attuale?
» Il task deve essere completato rapidamente con risorse di personale limitate?
» Ai dipendenti non piace eseguire questo task?
Se avete risposto sì alla maggior parte di queste domande, RPA potrebbe essere la soluzione giusta per automatizzare i vostri processi.
IMPORTANTE: L'uso di queste due tecnologie sono complementari. Se avete implementato una, potreste avere ancora bisogno dell'altra. Alcuni processi potrebbero essere automatizzati con una qualsiasi di queste tecnologie, ma un gran numero richiederebbe l'una o l'altra. Per trarre il massimo vantaggio dalla tecnologia di automazione, snellire i processi end to end.
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