"Capire l'automazione dei contratti e come usarla"
Qual è il bene più prezioso degli uomini? IL TEMPO! E come dice il vecchio detto: IL TEMPO È DENARO!
Che questo valga sempre o no, sappiamo che è vero nel mondo degli affari.
Oggi, 1/3 dei dipendenti, sprecano il 30% del loro tempo perché non riescono a trovare, proteggere o preparare data. Nei campi che sono intensivi di documenti questo numero è molto più alto.
Con l'aumento del volume e della varietà degli inserimenti in data , cresce anche la necessità di ottimizzare l'uso del tempo. Oggi Il 24% dei datori di lavoro dichiara di voler ricorrere all'automazione per risparmiare tempo e ridurre i costi operativi.
Questi fattori, oltre a un mondo sempre più digitale, spingono le aziende, comprese le piccole imprese, a considerare i contratti intelligenti o l'automazione dei contratti.
Cos'è l'automazione dei contratti?
L'automazione dei contratti è l'uso di un software per ottimizzare l'intera gestione dei contratti workflow attraverso un processo automatizzato. Comprende i contratti storage, la generazione, la distribuzione e la gestione.
Come funziona l'automazione della gestione dei contratti?
L'automazione della gestione dei contratti ottimizza la creazione, la distribuzione, storage e l'analisi dei contratti data.
Offre un modo semplice per creare modelli di contratto che possono essere facilmente condivisi con team e modificati in pochi minuti, attingendo direttamente a data fornito, ad esempio, dal cliente.
È importante notare che non ci riferiamo a una semplice digitalizzazione dei contratti, come la creazione di file PDF modificabili.
Ma a un generatore dinamico di contratti che utilizza le informazioni per digitalizzare i contratti da data fornite in pochi secondi, e a flussi di lavoro collegati come processi di approvazione, revisione dei contratti, ecc.
Queste bozze di contratto/versioni finali sono rapidamente condivise e accessibili tramite link o sul vostro repository se siete utenti della piattaforma. Le informazioni vengono archiviate automaticamente per profilo, progetto o regole definite. E per ottenere un accordo legalmente vincolante, gli utenti possono ora applicare la firma elettronica attraverso questi sistemi di gestione dei contratti.
Il risultato è:
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- meno tempo speso in compiti che richiedono tempo come la raccolta di data e la creazione di contratti
- transazioni più veloci e più semplici
- più trasparenza e,
- meno errori umani
Come automatizzare la gestione dei contratti
Questo è solo il primo passo.
È possibile creare flussi di lavoro aggiuntivi per instradare le informazioni, classificare, archiviare e distribuire.
Oltre a disporre di un repository di modelli e di una gestione intelligente dei contratti dashboard dove è possibile accedere a data e a contratti specifici in pochi secondi.
Esplorate come gestire l'intero ciclo contrattuale con flussi di lavoro automatizzati
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- Raccogliere dati con moduli dinamici
- Generare documenti da informazioni compilate
- Aggiungere firme elettroniche
- Archiviazione e condivisione automatica, ecc.
Vantaggi dell'automazione dei contratti:
" Semplifica i flussi di lavoro dei contratti
" Accorcia il ciclo contrattuale
" Automatizza le attività
" Fornisce visibilità end-to-end
" Aiuta a ridurre i rischi
" Migliora la gestione delle relazioni con i clienti e l'esperienza dei dipendenti
Quando si gestiscono i contratti attraverso un processo manuale, la documentazione e il processo di firma tendono a incontrarsi:
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- Visibilità limitata nel processo poiché i documenti devono essere condivisi via e-mail
- Molteplici strumenti e piattaforme, diventando costosi e disorganizzati
- Tempo sprecato
- Ritardi e lavoro a basso valore
In che modo un processo di gestione automatizzata dei contratti elimina i problemi che derivano da una gestione manuale dei contratti?
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- Modelli personalizzabili. Una libreria di modelli adatta a qualsiasi tipo di case , reparto, team, ecc. che consente di generare contratti in modo efficiente.
- Una piattaforma di gestione per condividere, modificare e firmare i contratti. Questo può aiutare le parti interessate, come le vendite team, gli acquisti team, gli uffici legali team, ecc. a rimanere allineati e organizzati.
- Funzionalità che consentono di automatizzare le approvazioni e di tenere traccia delle trattative contrattuali
- Riduzione degli errorie possibilità di vedere i cambiamenti in real time da parte di tutte le parti.
- Integrazione con il vostro CRM, per garantire che i contratti siano memorizzati sotto ogni contatto pertinente.
- Tracce di controllo automatiche per semplificare la conformità alle eventuali normative di settore.
Quando si possono creare e gestire i contratti in un unico posto, si libera del tempo per concentrarsi su altri obiettivi.
Anche se c'è molto di più, la firma elettronica è una delle caratteristiche principali che la gente cerca nelle applicazioni di automazione dei contratti. Discuteremo questo argomento in seguito.
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Diversi tipi di firma elettronica
Firma elettronica semplice (SES)
Non controlla necessariamente l'identità del firmatario
Firma elettronica avanzata o digitale (AES)
Si affida a una tecnologia basata sulla crittografia. È meglio per i documenti sensibili che non devono essere cambiati dopo la firma.
Firma elettronica avanzata o digitale qualificata (QES)
Ha il più alto livello di affidabilità ed è equivalente a una firma scritta.
Come firmare i documenti generati tramite Web Forms
Automazione dei contratti: più di una semplice firma digitale
Un malinteso comune associato all'automazione dei contratti è che sia solo una funzionalità per le firme digitali.
Anche se ci sono molte soluzioni che permettono di aggiungere la firma digitale, una piattaforma software di automazione dei contratti veramente completa dovrebbe anche permettere di:
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- Creare modelli
- Automatizzare i flussi di lavoro
- Condividere rapidamente i contratti
- Aggiungere le modifiche a real time
- Collaborare con parti esterne
- Integrare con altre applicazioni
L'automazione dei contratti e le soluzioni di gestione dei contratti sono la stessa cosa?
No, non lo sono. Tuttavia, si può pensare al software di automazione dei contratti come a una soluzione software di gestione dei contratti con caratteristiche e capacità aggiuntive.
Mentre il software di gestione dei contratti consente di creare, gestire, archiviare e analizzare i documenti legali, l'automazione dei contratti permette agli utenti di creare flussi di lavoro automatizzati.
Ciò consente ai colleghi di generare i propri contratti, senza dover coinvolgere ogni volta l'ufficio legale.
3 Software di automazione dei contratti da conoscere nel 2023
Abbiamo scelto i tre che dovreste prendere in considerazione per le vostre esigenze di automazione nel 2023.
1 - DocuSign è una delle applicazioni di firma elettronica più conosciute. Questa piattaforma offre visibilità sull'intero ciclo di vita di un contratto (CLM, o gestione del ciclo di vita del contratto), flussi di lavoro configurabili, integrazioni ricche e generazione di documenti senza soluzione di continuità.
2 - PandaDoc offre la gestione e l'automazione dei documenti al di là delle firme elettroniche. L'applicazione si integra con gli altri siti web e apps , replica i processi esistenti e crea e condivide moduli self-service.
3 – HelloSign supporta la firma elettronica legalmente vincolante e le integrazioni con Dropbox, Gmail, Google Docs, Salesforce e altro.
L'automazione del processo contrattuale e dei relativi flussi di lavoro di approvazione è solo una piccola parte della torta. Senza una completa digitalizzazione dei processi aziendali, non si otterranno grandi miglioramenti con l'aggiunta di contratti automatizzati.
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