Cos'è l'automazione dei documenti?
L'automazione dei documenti è l'uso di un software di automazione per assistere nella creazione di flussi di lavoro per gestire automaticamente i documenti.
Non si tratta solo di una semplice generazione automatica di documenti, ma di come si gestiscono le informazioni in essi contenute. Non solo vi aiuta a creare rapidamente modelli di documenti intelligenti, ma utilizza anche la logica e le condizioni per instradarli, archiviarli e condividerli.
Perché adottare una soluzione di automazione documentale?
Secondo Mercato del lavoro fino al 40% del tempo speso dal 70% delle aziende è dedicato a compiti banali. Gran parte di questo tempo è legato alla ricerca, alla modifica e all'invio di informazioni.
L'idea alla base dell'utilizzo della tecnologia di automazione dei documenti è quella di eliminare le incongruenze snellendo il processo di creazione, distribuzione e storage. Inoltre, consente di risparmiare il tempo speso in attività ripetitive e processi manuali quali: compilazione e condivisione di documenti, stampa, scansione, distribuzione, smistamento e archiviazione.
Ad esempio, se un tipo di documento viene prodotto di frequente, l'automazione del processo di creazione del documento è la cosa più sensata .
In questo modo i team impiegheranno una frazione del tempo per creare nuovi documenti rispetto alla documentazione manuale.
Consente agli utenti di creare modelli personalizzati per ogni tipo di documento che team deve utilizzare.
In questo modo non solo i vostri dipendenti risparmieranno tempo nella creazione dei documenti, ma seguiranno ogni volta un unico processo. ⌋
L'automazione consente inoltre di sfruttare il sito data per generare documenti accurati. Questo aiuta le aziende a generare documenti sia per gli utenti interni che per i clienti.
Grazie all'automazione, è possibile generare rapidamente documenti a partire dalle informazioni raccolte tramite Smart Forms. Non si tratta di una semplice digitalizzazione di una versione cartacea, ma di file interattivi che si spostano da un reparto all'altro seguendo le regole e i vincoli aziendali. Si tratta di file interattivi che si muovono su data tra i vari reparti seguendo le regole e i vincoli aziendali.
Esempio di come usare i moduli interattivi.
Come creare moduli interattivi con Virtus Flow.
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Vantaggi dell'utilizzo di un software di automazione documentale
L'automazione dei documenti migliora significativamente l'organizzazione e il controllo del lavoro in real time. Riduce drasticamente l'uso della carta e la necessità di stampare. Riduce il tempo necessario per compilare, condividere e archiviare i documenti, così come il tempo, sprecato in attività come la ricerca data .
Ma cosa significa per voi?
- Aiuta a creare documenti interattivi e a guidare gli utenti attraverso il processo, migliorando anche l'esperienza dei dipendenti e dei clienti.
- Utilizza logica e regole per standardizzare la creazione di documenti e la raccolta di informazioni.
- Limita i campi al tipo di informazioni necessarie, senza lasciare spazio a informazioni non pertinenti o mancanti.
- Preleva data da fonti interne ed esterne data invece di inserirlo manualmente.
- Semplifica i processi di onboarding e riduce la curva di apprendimento dei nuovi dipendenti.
- Semplifica e organizza l'archivio, la distribuzione e l'accesso alle informazioni.
DashboardVirtus Flow per la Gestione dei documenti
La generazione e la gestione automatica dei documenti elimina l'inserimento doppio dei dati e gli errori associati a sbagli di questa natura.
Migliora l'esperienza dell'utente e il coinvolgimento dei clienti, ad esempio quando si richiedono servizi o prodotti o si inoltra un ordine. Anche l'esperienza degli utenti interni è notevolmente migliorata.
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Settori che necessitano di automazione dei documenti
Ogni settore, campo e ufficio dovrebbe cercare soluzioni documentali automatizzate nel 2023.
Tuttavia, ha senso che quelli che trattano una grande quantità di documenti la considerino una priorità. Ne citiamo alcuni qui di seguito.
Gestione Casi in ambito legale
Se siete uno studio legale, sapete meglio di chiunque altro quanto sia intensa la vostra attività di generazione di documenti. In generale, qualsiasi studio legale si basa su un accesso rapido e organizzato alle informazioni e alla distribuzione.
L'automatizzazione dei documenti legali con le piattaforme di automazione documentale ridurrà i costi operativi tagliando il tempo e le risorse necessarie per gestire e produrre i documenti.
Dato che una parte importante degli onorari addebitati è costituita dal tempo dedicato alla raccolta di data e al deposito dei documenti legali.
Questi risparmi potrebbero essere considerevoli, sia per l'azienda che per i clienti. Questi ultimi saranno ora in grado di accedere agli uffici degli avvocati e presentare agevolmente le richieste in modo digitale. Di conseguenza, gli studi legali possono chiudere accordi più velocemente.
Niente più innumerevoli telefonate, mancanza di informazioni sullo stato di case . Niente più documenti mancanti. Approfittate invece di un Case e di una gestione dei documenti snella, facile da usare e organizzata con un software per l'assemblaggio dei documenti.
LETTURA CONSIGLIATA: Come utilizzare una soluzione di gestione automatizzata Case
Banche e altri fornitori di servizi finanziari
Le banche continuano ad assumere nuovi funzionari per occuparsi delle telefonate, rispondere alle e-mail, elaborare le richieste di prestito, ecc.
Tuttavia, questo non risolve il problema alla radice. Significa solo più persone che gestiscono documenti e comunicazioni in più modi diversi.
Le banche possono standardizzare l'assemblaggio dei documenti. Così come estrarre data dai profili dei clienti, consentire ai clienti di compilare e presentare le domande online.
Grazie a un sistema di automazione dei documenti di facile utilizzo, possono distribuire automaticamente le informazioni tra i diversi reparti e utenti. Con funzioni che includono la creazione automatica di audit trail.
ESPLORA: Soluzioni di automazione dei processi per banche e altre istituzioni finanziarie
Scopri come altri istituti finanziari hanno automatizzato i processi di conformità, prestito e INFOSEC!
Gestione dei contratti nella sanità
Il settore sanitario è uno di quelli che può risparmiare milioni implementando l'automazione documentale per gestire documenti come contratti, polizze assicurative e richieste di risarcimento.
La generazione di documenti complessi, a partire da modelli definiti contenenti regole e logiche aziendali cruciali, può snellire il lavoro di interi reparti, riducendo la maggior parte delle attività ripetitive e gestendo la documentazione in una frazione di tempo.
Un altro vantaggio è la condivisione più rapida delle informazioni. Fornisce a real time l'accesso a data dietro i documenti in una frazione di tempo.
ESPLORA: Soluzioni di automazione dei processi per il settore sanitario
Come iniziare con una soluzione di automazione documentale?
Se vi affidate ancora a compiti manuali per creare, ordinare, archiviare e condividere le informazioni, trarrete beneficio dall'automazione di questi processi.
Con Virtus Flow, potrete:
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- Semplificare l'intero ciclo di vita dei documenti.
- Create moduli interattivi e flussi di lavoro digitali per integrare documenti, applicazioni e processi aziendali.
- Progettare modelli intelligenti e definire logica e regole per guidare gli utenti (dite addio alle innumerevoli versioni di Microsoft Word)
- Integrazione con fonti esterne senza codifica.
- Migliorare l'esperienza degli utenti e altro ancora.
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5 Software per l'automazione dei documenti che vale la pena di esplorare
1- Virtus Flow
È un software di automazione dei processi digitali senza codice che consente di automatizzare i processi aziendali completamente senza codice.
Le caratteristiche includono:
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- Generazione di documenti (qualsiasi tipo di formato)
- Automatico data storage , consegna e classificazione
- Gestione avanzata di data
- Regole e condizioni complesse
- Integrato a un motore workflow
2- Documentare
3- JungleDocs
4- PandaDoc
5- Jotform
6- Nanonetti
7- Parallelo
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