"Come lavorare meglio e più velocemente con le soluzioni di approvazione workflow ".

Avete mai perso ore al telefono con un rappresentante del servizio clienti che non riesce a risolvere i vostri problemi? Se l'avete fatto, sapete che ritardi come questo spesso vi lasciano frustrati e con un sentimento negativo verso l'azienda.

Come probabilmente avrete intuito, situazioni come questa si verificano perché un gran numero di organizzazioni ha difficoltà a gestire in modo tempestivo le procedure di elaborazione, come ad esempio la gestione delle approvazioni.

Ciò significa che la risposta a richieste importanti, l'approvazione di budget o la gestione di richieste di risarcimento, spesso attraverso telefonate ed e-mail, finiscono per subire ritardi. Il che molto spesso si ripercuote sulle scadenze, sui membri interni di team e sui clienti.

Allora perché succede questo?

La ragione della lentezza della risoluzione è spesso legata al fatto che le organizzazioni si affidano ancora molto alle approvazioni e al lavoro manuale. E questo porta a processi aziendali macchinosi.

statistiche sul lavoro manuale dei dipendenti

Questo genera un costo maggiore e ostacola anche la crescita dell'organizzazione ritardando l'azione.

È qui che entrano in gioco i software di approvazione o i flussi di lavoro automatizzati.

L'automazione dei processi consente alle aziende di creare flussi di lavoro di approvazione personalizzati e di accelerare il processo decisionale, migliorare la conformità e risparmiare denaro.

Come automatizzare l'approvazione workflow end-to-end

Un buon numero di flussi di lavoro di approvazione coinvolgono più dipartimenti e un gran numero di passi ripetibili. Prendiamo per esempio l'approvazione di un budget di progetto workflow per un dipartimento marketing .

Processo di approvazione del bilancio (1)

+ Il manager di marketing fa una raccomandazione di richiesta di approvazione per quanto il dipartimento avrà bisogno nel prossimo anno. È una grossa cifra, quindi richiederà l'approvazione di molti dirigenti.

+ Il manager invia quindi il documento all'OCM. Questi deve approvarlo o rifiutarlo e, in caso di approvazione, informare il reparto finanziario.

+ Nel reparto finanziario, molti esaminano la richiesta finché non arriva al CFO, o al livello finale del processo di approvazione.

+ Una volta con l'approvatore finale, ci sono domande sull'assegnazione delle risorse. Così ora l'intero processo è tornato al primo passo.

Con le parti interessate che devono rivedere la richiesta più volte, il processo di budget può portare a errori e confusione. Senza il giusto sistema di gestione dell'approvazione, questo può diventare un incubo di gestione del progetto.

Il software di approvazione workflow può rendere ogni fase molto più semplice. workflow Con un form costruttore web, ad esempio, è possibile creare un workflow processo di approvazione di qualsiasi tipo (ad esempio, approvazione di fatture, approvazione di nuovi dipendenti, approvazione di ordini di acquisto, ecc.)

Esempio di utilizzo di moduli dinamici per automatizzare i flussi di lavoro di approvazione.

Moduli di assistenza clienti Virtus Flow

È possibile aggiungere approvatori che rispondano a tutte le esigenze dei vostri flussi di lavoro. Con questo sistema è possibile gestire le richieste ed elaborare le approvazioni più velocemente, con real time accesso alle informazioni e alle decisioni.

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Come applicare le regole e le condizioni

Con il software di approvazione workflow , è possibile instradare automaticamente il lavoro e inviare e-mail seguendo le fasi di approvazione che si definiscono. Puoi anche indirizzare le informazioni a un team, un dipartimento o un dipendente.

Il direttore responsabile può rendere obbligatoria una certa documentazione, quindi non si farà nessuna presentazione con informazioni mancanti.

Progetterete il sito workflow seguendo i regolamenti interni e del settore. Pertanto, assicurandosi che l'organizzazione sia conforme ogni volta che una richiesta viene presentata ed elaborata.

Il sistema genera automaticamente un audit trail per semplificare gli audit interni ed esterni. Le parti coinvolte avranno piena visibilità sullo stato della loro richiesta, in modo che le decisioni possano essere prese più velocemente, facendovi risparmiare tempo e denaro.

" Inoltra automaticamente il lavoro seguendo le fasi di approvazione che definisci. Indirizza le informazioni a un team, un dipartimento o un dipendente. Crea processi digitali di approvazione a più fasi in pochi minuti!

Vantaggi di un software di approvazione workflow

Quando si crea un processo di approvazione con un software di gestione workflow , i vantaggi sono molti. Questi sono alcuni di essi!

vantaggi di automatizzare i flussi di lavoro di approvazione

1- Processo semplificato: Con l'automazione, è possibile creare moduli standardizzati che utilizzano capacità di trascinamento per la coerenza e la facilità d'uso. Con le soluzioni basate su cloud, è anche possibile mantenere i documenti in un unico posto.

2- Risultati più rapidi: Riducete gli attriti e i tempi di attesa con flussi di lavoro di approvazione automatizzati. Migliorate l'efficienza della vostra organizzazione.

3- Conformità e audit: Progettate processi che soddisfino i requisiti normativi. Guiderai gli utenti a seguirli ogni volta, creando automaticamente degli audit trail.

4- Miglioramento della gestione dei documenti: Grazie all'approvazione automatica workflow, è possibile condividere, accedere e archiviare automaticamente le informazioni in pochi secondi.

DashboardintegrataGestione dei documenti 

Gestionale dei Documenti Virtus Flow
Guarda il video: Modulo di gestione dei documenti

Suggerimenti per snellire i processi di approvazione

Dovrete prima identificare quale software di automazione dei processi è quello giusto per voi.

Raccomandiamo di usarne uno che non crei silos all'interno dell'organizzazione. Invece, adottatene uno che vi aiuti a snellire tutte le aree di business, non solo una.

Consigliamo anche di adottarne uno che non richieda la codifica.

Queste sono chiamate soluzioni di automazione dei processi No-Code perché non sono necessarie competenze informatiche per automatizzare i processi.

Per saperne di più leggi: 8 strumenti di automazione senza codice da conoscere nel 2022

Una volta identificata la soluzione giusta per la vostra approvazione personalizzata workflow, assicuratevi di seguire questi consigli:

+ Seleziona il processo di approvazione che ti dà più mal di testa.

+ Identificare i passi non necessari che possono essere eliminati o automatizzati.

+ Mappate la vostra approvazione workflow. Questo significa definire i dipartimenti partecipanti, il personale coinvolto, la sequenza o i passi, le interazioni, la documentazione richiesta e le informazioni.

+ Impostare i livelli di autorizzazione. Questo eliminerà le vulnerabilità per le violazioni data limitando l'accesso alle informazioni.

+ Includere notifiche e avvisi automatici via e-mail.

+ Scegliete uno strumento che crei percorsi di controllo automatici o registri di attività e mantenga la cronologia delle approvazioni.

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