"L'automazione degli acquisti è il processo di integrazione delle funzioni di approvvigionamento, come la richiesta di acquisto, l'identificazione del fornitore, l'ordine e i sistemi di contabilità passiva, al fine di semplificare il processo".
Esiste all'interno del più ampio processo di gestione degli acquisti e coinvolge quattro fasi chiave:
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- selezione di beni e servizi
- far rispettare la conformità e l'ordine
- ricezione e riconciliazione
- fatturazione e pagamento
Esaminiamo ora cos'è il procure to pay e come l'automazione sta cambiando il modo in cui operano i team di approvvigionamento.
Cos'è l'automazione Procure to Pay?
Procure to pay o automazione P2P, è l'uso della tecnologia di automazione dei processi per ottimizzare i compiti, i processi e il pagamento come parte dell'intero processo di gestione degli acquisti.
È progettato per migliorare i processi di valutazione, selezione e pagamento dei fornitori con l'aiuto della tecnologia.
- Eliminazione dei processi manuali e dei compiti ripetitivi, automazione della condivisione e dell'archiviazione dei documenti, notifiche, richieste, ecc.
- Ottimizzazione della collaborazione tra i dipartimenti ed eliminazione dei silos di data .
- Risparmi sui costi grazie alla maggiore precisione, alla riduzione della manodopera, all'elaborazione più rapida e all'accesso alle informazioni.
Vantaggi dell'automazione degli acquisti
Processo di Acquisto
Ci sono di solito i sei passi che probabilmente seguirete durante il flusso del processo di approvvigionamento.
1. Identificate i vostri requisiti aziendali
In questo passo potreste aver bisogno del contributo di più dipartimenti per garantire la mappatura delle specifiche di alto livello. Più dettagli includete, più velocemente e meglio la vostra soluzione si adatterà alle vostre esigenze aziendali.
" Utilizzate il nostro Modello di processo di richiesta di acquisto.
2. Valutazione e selezione del fornitore
Il modo in cui le aziende eseguono questo passo varia a seconda del loro processo di acquisto.
Si può iniziare con la richiesta di una nuova soluzione, prodotto, ecc. e passarla al teamvendor management . Questo può identificare se l'azienda lavora già con un fornitore che fornisce quella soluzione o meno.
Esempio di un modulo di richiesta di acquisto automatizzato come un primo passo nel processo di approviggionamento
In questo esempio, l'azienda ha automatizzato il processo di richiesta di acquisto utilizzando moduli dinamici.
Una volta che la persona responsabile identifica il bisogno, è guidata attraverso il processo da un sistema automatizzato con moduli intelligenti che si adattano alla risposta fornita.
Il sistema indirizza automaticamente le informazioni al dipartimento o alla persona responsabile.
La persona che ha presentato la richiesta può facilmente accedervi ed essere aggiornata quando vengono prese nuove decisioni lungo il processo.
Se l'azienda ha bisogno di un nuovo fornitore, può invitare quelli selezionati a fornire tutte le informazioni per la valutazione e la selezione.
Quando questo processo è ottimizzato, i compiti manuali sono ridotti e aumenta l'efficienza.
Dopo aver invitato i fornitori a presentare tutta la documentazione richiesta, il software può esaminarli automaticamente in base ai criteri definiti.
Dopo di che passa al decisore (se esiste) per le considerazioni finali. Questo punto particolare fa risparmiare una quantità considerevole di tempo, specialmente quando si ha a che fare con molti venditori.
3. Richiesta di acquisto
Abbiamo già discusso questo punto sopra. Tuttavia c'è un altro punto molto utile e importante che dovete conoscere: Automazione del processo di approvazione.
4. Ordine di acquisto
Le aziende spesso si affidano al loro strumento Enterprise Resource Planning (ERP) per questo passo. Tuttavia, ci sono alcune parti di questo processo che possono essere troppo costose da gestire con l'ERP. Per questo motivo molte aziende scelgono di integrarsi con altri strumenti di automazione dei processi.
Automatizzando questa parte del processo di approvvigionamento è possibile inviare, archiviare e tracciare automaticamente gli ordini di acquisto, risparmiando tempo e riducendo le attività ripetitive.
" Accedere al Modello di processo di ordine di acquisto (RFP)
5. Elabora le fatture
Un sito task molto semplice, come l'elaborazione di una fattura, può richiedere giorni per essere completato se non si dispone di un processo efficiente.
A questo punto, il fornitore vi invierà una fattura per posta o in formato elettronico. La fattura sarà verificata dal reparto contabilità fornitori (AP) insieme a tutti gli altri documenti richiesti.
È possibile eliminare l'inserimento manuale e gli errori che ne derivano, grazie a un processo aziendale completamente automatizzato.
6. Pagamento
Dopo che la fattura è approvata da AP, il processo procure to pay è finalizzato quando il pagamento è emesso al venditore.
Quando ci si affida all'elaborazione manuale, il ciclo di approvvigionamento richiede molto tempo per acquirenti e fornitori. Può portare a gravi errori, ritardi e indebolire le relazioni con i fornitori.
Funzioni di un software di automazione degli acquisti
"Un sistema procure to pay è una soluzione completamente integrata progettata per supportare un processo end to end ..." spiega Gartner.
Le potenti soluzioni software di approvvigionamento hanno funzionalità come:
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- Flussi di lavoro automatizzati
- Generazione e automazione dei documenti
- Portale fornitori
- Workflow approvativi personalizzati
- Abbinare gli ordini di acquisto alle fatture, ecc.
Tutti questi vi aiuteranno a:
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- Aumentare l'efficienza dei processi, riducendo gli errori di trascrizione.
- Consentite ai vostri fornitori di presentare e gestire le fatture in modo digitale
- Rendere significativamente più veloce qualsiasi processo di approvazione
- Rivedere i documenti più velocemente e accedere alle informazioni real time
- Mantenere tutti i documenti rilevanti in un archivio centrale; aumentare la trasparenza e rafforzare le relazioni con i fornitori
Automazione solo degli acquisti o del processo vendor management end-to-end
Molti dipartimenti di approvvigionamento hanno acquisito software per mettere in atto ordini di acquisto automatizzati, pagamento delle fatture, ecc. Quindi ci imbattiamo spesso in organizzazioni che hanno diversi software per diversi sottoprocessi.
Sfortunatamente, questo non rende la vita più facile ai team di approvvigionamento.
L'uso di più sistemi per compiti e processi correlati sta portando a:
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- doppia entrata data ,
- miss-matching data,
- frustrazione del cliente e;
- molte limitazioni per comunicare attraverso i dipartimenti
Per evitare questo, cercate di allontanarvi dalle applicazioni di approvvigionamento segmentate che rendono un già complesso workflow ancora più intricato.
Si consiglia di dare la priorità a una soluzione software che vi permetterà di ottimizzare il ciclo completo end to end. Tutto da un unico posto.
F.A.Q. Ottimizzazione dell'approvvigionamento Risposte
1- Come posso automatizzare il processo di approvvigionamento della mia organizzazione?
È possibile cercare uno strumento di automazione specifico per gli acquisti o un software di gestione dei processi aziendali.
L'ultimo consente di automatizzare non solo i processi relativi agli acquisti, ma qualsiasi processo aziendale applicando le regole e le condizioni che definiscono il vostro processo specifico.
" Per capire se è meglio utilizzare uno strumento strumento BPM leggete con noi.
2- Come si gestiscono i contratti negli appalti?
Cercate una soluzione con l'automazione dei contratti incorporata, in modo da non dover pagare soldi extra per un'altra soluzione tecnologica.
È possibile generare automaticamente documenti e contratti a partire da data e utilizzando modelli per ogni tipo di acquisto, ecc.
" Per saperne di più Automazione dei documenti qui.
3- Perché vi serve un software di gestione degli acquisti?
Perché questo significa tagliare le spese, ottenere precisione e visibilità, ridurre gli errori, accorciare i tempi di elaborazione e fornire un servizio migliore ai clienti.
