... e come automatizzare il processo di inserimento dei fornitori
Nel 2020, un mondo già digitale è stato costretto a diventare ancora più intelligente a causa della pandemia globale.
Con i dipendenti che lavorano da più città, le transazioni con clienti e venditori che avvengono online e le interazioni di persona che diventano sempre meno comuni, le organizzazioni di successo devono adattarsi e adottare nuovi modi per mantenere le operazioni.
A causa di questi cambiamenti chiave, la semplificazione dell'onboarding dei fornitori è diventata non solo una questione di riduzione dei costi, ma anche un modo fondamentale di gestire i potenziali fornitori e altro ancora. Tuttavia, per farlo bene, è necessario andare oltre la digitalizzazione di base.
" La razionalizzazione dell'onboarding dei fornitori inizia con processi completamente digitalizzati. La sua portata va oltre i flussi di lavoro per l'onboarding dei fornitori e riguarda l'intero ciclo di gestione dei fornitori.
Cos'è un processo di Onboarding dei Fornitori completamente automatizzato?
" Un processo di onboarding dei fornitori completamente automatizzato è un processo che consente un onboarding completamente digitale e senza attriti.
È un sistema in cui tutti i processi relativi alle notifiche di nuovi fornitori, all'invio di informazioni, al follow-up, alla generazione di documenti, agli aggiornamenti sullo stato di onboarding, ecc. sono ottimizzati.
Esempio: Onboarding dei fornitori form
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Un workflow completamente automatizzato per l'inserimento dei fornitori consente un inserimento più agevole. Fornendo la guida di cui il fornitore ha bisogno e semplificando la vostra relazione d'affari.
" Utilizzando un software di onboarding per fornitori ci si sbarazza di email e telefonate inutili il cui unico scopo è quello di ottenere indicazioni.
Riduce la quantità di lavoro che il reparto di gestione dei fornitori deve fare. Eliminando l'inserimento dati nel momento in cui viene passato al fornitore. Deve comunque scrivere e inviare le informazioni; ma ora sono automaticamente instradate, classificate e archiviate.
Ora è possibile attivare automaticamente attività quali la notifica al fornitore o la raccolta di data . I documenti vengono generati automaticamente, se necessario, dopo che il fornitore ha inviato le informazioni.
Ora è possibile instradare automaticamente le informazioni e i documenti alla persona responsabile. Il sistema li classificherà e li archivierà secondo le regole da voi stabilite.
I fattiI principali responsabili della supply chain hanno dimostrato di avere il 30% di probabilità in più di avere processi strutturati e sistematizzati di onboarding dei fornitori.
Che cos'è un software per l'onboarding dei fornitori?
" Un software per l'onboarding dei fornitori è un luogo unico per supportare il processo di onboarding dei fornitori. In molti casi, il portale fornitori fa parte di un più ampio portale di gestione dei fornitori.
Le aziende possono anche scegliere di automatizzare il loro processo di onboarding dei fornitori come un processo indipendente. O come un sotto-processo del loro processo completo di gestione dei fornitori. Se si gestisce un numero considerevole di fornitori, si può invece considerare l'adozione di un portale fornitori.
Il giusto software di onboarding dei fornitori vi permetterà di digitalizzare tutti i processi relativi alla gestione dei fornitori. Mettere in atto le migliori pratiche di onboarding.
Perché è importante un Portale Fornitori?
Portali dei fornitori sono piattaforme che permettono alle aziende di connettersi e collaborare con i loro fornitori su internet.
Pertanto, un portale fornitori contribuirà all'ottimizzazione di tutti i processi relativi ai fornitori. Compresa la gestione dell'anagrafica dei fornitori data .
" Ciò avviene fornendo un modo semplice e sicuro per le aziende e i fornitori:
-
-
- inviare informazioni
- tracciare gli ordini di acquisto,
- sollevare preoccupazioni,
- comunicare e,
- memorizza i dati rilevanti.
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Il che contribuisce a risparmiare tempo, a semplificare la due diligence dei fornitori e a lavorare con processi più trasparenti.
4 statistiche scioccanti sulla gestione dei fornitori
- Solo 1/3 delle aziende sa quanti venditori accedono ai loro sistemi (CSO)
- 89 venditori diversi accedono alla rete di un'azienda ogni settimana.
- Il 74% delle aziende non conosce tutti i terzi che gestiscono i loro data
- 512 ore al mese o 6.163 ore all'anno sono dedicate alla gestione dei rischi di terzi (FRSecure)
Impara come automatizzare l'intero processo di gestione dei fornitori!
Esempio: Portale fornitori creato con flussi di lavoro digitali per un fornitore di servizi sanitari
In questo studio case tutti i processi aziendali relativi alla gestione dei fornitori sono stati automatizzati come soluzione out-of-the-box. A tale scopo abbiamo utilizzato i flussi di lavoro digitali di Virtus Flowe le funzionalità dinamiche di form.
Quando ha senso avere un Portale Fornitori?
" Come regola generale, le organizzazioni che gestiscono un numero considerevole di fornitori trarranno vantaggio dalla collaborazione con un portale fornitori.
Per esempio, istituzioni come quelle che menzioniamo qui sotto:
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- Istituti finanziari che cercano di mitigare i rischi e ridurre le frodi associate alle relazioni con i fornitori attraverso la valutazione e l'approvazione.
- Compagnie di assicurazione che gestiscono il sito data e hanno bisogno di generare tracce di controllo.
- Fornitori di beni e servizi
- Fabbriche e produttori che lavorano con rivenditori e molti potenziali fornitori.
- Aziende rivenditrici
" Implementare un portale fornitori significa migliorare l'efficienza, ridurre gli errori umani, rafforzare le relazioni con i fornitori e risparmiare tempo.
Crea il tuo Vendor Portal personalizzato senza scrivere una sola riga di codice!
Questi sono alcuni dei vantaggi di avere un portale per i fornitori
-
- Processi semplificati, che portano a transazioni più veloci.
- Lavoro ridotto per il tuo team.
- Maggiore trasparenza del processo.
- Accesso alle informazioni sui fornitori in tempo reale.
- Gestione semplificata del sito data e valutazione del rischio.
- Esperienza digitale self-service.
- Migliore tracciabilità.
- Reporting semplificato e analisi delle prestazioni dei fornitori.
- Miglioramento delle relazioni con i fornitori.
- Gestione del rischio dei fornitori e due diligence semplificate.
Come razionalizzare il tuo processo di Onboarding?
1- Mappare il processo: Invitate gli utenti interni che lavorano regolarmente sul processo a descrivere il processo che seguono.
" Per sapere come mappare i vostri processi, leggete questo articolo.
2- Ottimizzare il processo: Chiedete agli utenti di descrivere i colli di bottiglia e le aree che ritengono da migliorare.
" Per sapere come gestire l'ottimizzazione dei processi aziendali, leggete questo articolo.
3- Digitalizzare il processo: Automatizzare il processo end to end. Fornire un'esperienza autonoma e completamente digitale.
4- Rivedere il processo: Assicuratevi di ottimizzare il processo periodicamente. Le cose cambiano e si possono sviluppare nuovi colli di bottiglia. Ciò che ha funzionato ieri potrebbe non funzionare domani. Riaggiustate il processo automatizzato.
