"Come trovare la soluzione giusta per la vostra organizzazione".
In quanto organizzazione dinamica, molto probabilmente lavorate con una moltitudine di fornitori terzi. Oppure potreste esternalizzare una grande quantità di lavoro e di servizi da parte di personale esterno come appaltatori indipendenti.
Questo lavoro può essere una sfida per i responsabili delle assunzioni e per gli specialisti dei fornitori.
BeyondTrust stima che un'azienda media abbia circa 182 fornitori.
Come si può quindi gestire con precisione la forza lavoro contingente e le relazioni con i fornitori chiave?
È qui che entrano in gioco i Vendor Management Systems (VMS).
Cos'è un sistema di gestione dei fornitori?
I sistemi di gestione dei fornitori (VMS) sono soluzioni software che aiutano le organizzazioni a gestire le operazioni relative ai fornitori.
Compiti relativi al processo di approvvigionamento, al processo di inserimento del fornitore, agli ordini di acquisto, alla due diligence, ai contratti, alle prestazioni del fornitore, ecc. nonché qualsiasi altra attività necessaria per la gestione di un fornitore.
Si tratta di strumenti che ti aiutano a snellire i tuoi compiti di gestione dei fornitori attraverso l'automazione e la gestione digitale task .
Una piattaforma di gestione dei fornitori dovrebbe aiutarvi a:
-
-
- Stabilire gli obiettivi
- Inviare offerte per i fornitori
- Seleziona i fornitori
- Definire i termini
- Monitorare le prestazioni
- Gestire i contratti
- Gestione della spesa
- Pianificare e prevedere in base alla spesa
-
Funzioni chiave di un sistema VMS
Vantaggi dell'adozione di un sistema di gestione dei fornitori
-
-
- Accesso centralizzato alle informazioni e ai documenti
- Standardizzazione dei processi di gestione dei fornitori
- Maggiore trasparenza nel processo
- Collaborazione e comunicazione centralizzate
- Hub unico per gestire i contratti
-
Esplora lo strumento di gestione dei fornitori VF!
Caratteristiche da ricercare in un sistema VMS
1- Centralizzato data e comunicazioni
Il processo di approvvigionamento può essere molto noioso e macchinoso.
A volte, a seconda del tipo di prodotto o servizio che si sta cercando di ottenere, possono essere necessari anche mesi.
Una piattaforma che offre comunicazioni centralizzate, collaborazione e gestione delle informazioni permetterà ai team di organizzare e seguire facilmente ogni passo.
Mantenendo tutti i documenti e le informazioni importanti in un unico posto. Così come per prendere decisioni informate con real time accesso a data.
2- Flussi di lavoro personalizzati
Una soluzione VMS vi aiuterà a mettere in atto processi digitali standard che i fornitori potranno seguire in autonomia ogni volta.
Ma dovete assicurarvi di poter progettare i vostri processi. Invece di seguire processi standard che si adattano a tutti.
Questo è particolarmente importante dato che nessuna organizzazione segue i processi esattamente come le altre.
3- Rapporti e analisi
Questo non richiede molte spiegazioni, dato che probabilmente vorrete avere una visione d'insieme delle vostre operazioni.
Sarebbe bene definire su quali informazioni volete report e quali analisi sono cruciali. Poiché non tutti i VMS forniscono lo stesso data.
O meglio ancora, cercate soluzioni che siano flessibili e dove potete personalizzare i vostri rapporti. Non si sa mai di cosa si avrà bisogno domani.
4- Classificazione automatica dei venditori
Le organizzazioni più grandi spesso hanno problemi a tenere traccia dei servizi che ogni fornitore ha fornito, e a che punto è il budget. Questa funzione permette di rimanere organizzati e categorizza automaticamente i venditori e i fornitori.
Sarà più facile per i capi dipartimento avere una visione chiara di tutti i fornitori e dei compiti.
5- Valutazione della gestione del rischio da parte di terzi
Che ci crediate o no, le vulnerabilità di terze parti influenzano la vostra azienda. Quindi vorrete valutare il rischio di lavorare con i futuri fornitori e le prestazioni del vostro fornitore nel tempo.
Assicuratevi che la soluzione verso cui propendete abbia una funzione di valutazione del rischio incorporata. O che vi permetta di crearne una vostra.
Qualcosa che vale la pena menzionare
Abbiamo notato che molte soluzioni attualmente disponibili sul mercato si chiamano Vendor Management Systems. Tuttavia, molte sono parzialmente o completamente orientate all'ottimizzazione dei pagamenti.
Assicuratevi di cercare soluzioni che non coprano solo i pagamenti. Cercatene invece una con tutti i compiti di gestione dei fornitori. Come l'onboarding, la gestione dei contratti e dei documenti, le richieste di informazioni, gli ordini di acquisto, ecc.
Come sapere se avete bisogno di un software VMS
Di solito si applicano alcuni criteri:
-
- Lavorate con relativamente pochi fornitori ma avete un personale limitato e vi impegnate regolarmente in attività di gestione dei fornitori
- Lavori con più di 25 venditori
- State continuamente inserendo nuovi venditori
Software di gestione dei fornitori e gestione dei processi aziendali: Quale scegliere?
Prima di saltare nelle differenze tra i sistemi di gestione dei fornitori e le piattaforme di Business Process Management (BPM), è importante capire cos'è il software BPM.
Ogni organizzazione funziona attraverso una serie di processi. Bene, un software BPM è un'applicazione che aiuta a modellare, automatizzare, eseguire, controllare, misurare e ottimizzare questi processi aziendali.
Per approfondire la tecnologia BPM leggete questo articolo.
Ora, come potete sapere se avete bisogno di un VMS o di un BPM? Devi determinare quali sono i tuoi bisogni oggi e se cambieranno in futuro.
-
-
- Se state cercando di automatizzare i processi e i compiti di gestione dei venditori e dei fornitori da soli, allora un VMS dovrebbe fare il lavoro.
- Se state cercando di digitalizzare le operazioni oltre la gestione dei fornitori, potreste voler esplorare il software BPM. Anche se volete integrare i processi dei fornitori con quelli di altri dipartimenti.
-
Una soluzione BPM è la soluzione giusta per le organizzazioni che cercano di ottenere più visibilità nei team e migliorare la collaborazione.
Offrono anche integrazioni che consentono di accedere a data da altre applicazioni. Questo rende facile snellire le operazioni in tutta la vostra organizzazione.
Impara come automatizzare qualsiasi processo aziendale in pochi minuti!
5 soluzioni di gestione dei fornitori da ricercare nel 2023
Se hai determinato che un VMS è la soluzione giusta per te, potresti voler guardare una di queste piattaforme.
1- Virtus Flow
Non è la soluzione media di Vendor Management. Invece ti permette di costruire il tuo VMS seguendo le regole e le condizioni che vuoi aggiungere. È completamente no code, il che significa che non hai bisogno di sviluppatori per mettere insieme il tuo VMS.
Le caratteristiche includono:
-
-
- Portale del venditore (puoi progettare e creare il tuo portale fornitori con le caratteristiche che ti interessano)
- Flussi di lavoro digitali (è possibile progettare complessi flussi di lavoro basati su regole in pochi minuti)
- Moduli dinamici (gli usi includono: onboarding dei fornitori, automatizzazione delle richieste, moduli, ordini di acquisto, ecc.)
- Gestione dei biglietti (particolarmente utile quando è necessario il supporto, per esempio quando si lavora con i fornitori di servizi)
- Gestione dei documenti (hub unico dove archiviare, condividere e organizzare le informazioni)
- Reports ( reports personalizzato e analisi)
- Distribuzione on-premise o basata sul web
- Integrazione guidata da data di terze parti (integrare con altre soluzioni attualmente in uso, se necessario)
-
2- Gatekeeper
Gatekeeper, una delle piattaforme VMS più conosciute, è una piattaforma di gestione del ciclo di vita del fornitore completa. Offre automazione, intelligenza artificiale e funzioni rivolte ai fornitori.
Sono utili per gestire attività come gli accordi di non divulgazione (NDA) e le revisioni delle informazioni security .
3- Rampa
Questo sistema di gestione dei fornitori vi aiuta a identificare e raccogliere tutti i venditori e i proprietari dei contratti in un unico posto. Puoi anche scegliere di ricevere una notifica quando il prossimo pagamento è dovuto, e tenere traccia di quanto hai speso con ogni fornitore.
4- Precoro
Precoro promette di fornire soluzioni di approvvigionamento convenienti e facili da usare per aiutare le aziende a ridurre i mal di testa amministrativi, abbassare i costi e aumentare la produttività. Le caratteristiche di Precoro includono richieste di acquisto, flussi di lavoro di approvazione, gestione del budget e inventario.
5- SAP Fieldglass
Questa piattaforma basata sul cloud aiuta le organizzazioni a trovare, gestire, coinvolgere e gestire i fornitori terzi. Promette di aiutarvi con tutto ciò che riguarda i costi, la gestione della conformità, security, la qualità del lavoro e altro ancora.
