"Capire come aumentare l'efficienza attraverso l'automazione task "
Volete liberarvi di noiose attività ripetitive ma non sapete da dove cominciare? Siete alla ricerca di soluzioni di automazione aziendale ma non sapete quale sia quella giusta? Se è così, in questo articolo potreste trovare informazioni utili!
Lavorare su compiti ripetitivi non solo è noioso, ma comporta anche perdite significative di tempo e denaro.
Lo sapevate cheil tempo medio che le persone dedicano alla duplicazione dei compiti a settimana è di 4 ore e 38 minuti? Questo equivale a circa il 10% del tempo che i dipendenti trascorrono al lavoro!
La buona notizia è che è possibile automatizzare i flussi di lavoro e restituire ai dipendenti quel tempo prezioso.
Quando si parla di workflow task automazione, il 60% di tutti i lavori ha almeno il 30% di tutti i compiti che possono essere automatizzati.
Quindi, come possono le organizzazioni automatizzare i compiti per aumentare l'efficienza e la visibilità tra i sistemi? È qui che entrano in gioco i motori di orchestrazione di workflow .
Cos'è una Workflow app ?
" Un motore workflow è un software di gestione workflow che aiuta a ottimizzare i processi attraverso l'automazione. Che non è altro che la sequenza ordinata di attività ripetitive necessarie per completare un processo e l'aggiunta di logica aziendale a ogni task processo.
Permette di utilizzare un motore di regole aziendali per riprodurre le diverse interazioni che avvengono naturalmente o volutamente all'interno di qualsiasi azienda.
Aiuta a gestire il processo workflow e ad automatizzare gli eventi, la distribuzione delle informazioni, le notifiche agli utenti, l'elaborazione data e storage, i processi di approvazione, ecc.
» Una workflow app diventa il fulcro della gestione dei vostri processi aziendali.
Esempio di una workflow app : Virtus Flow motore di automazione di processo
Vi aiuta ad automatizzare compiti, notifiche, attività, consegna di informazioni, ecc. senza codifica. Questo permette a chiunque, anche senza competenze informatiche, di automatizzare rapidamente qualsiasi processo aziendale.
Vantaggi di un motore Workflow
Workflow I motori possono offrire diversi vantaggi in più:
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- Consente l'ottimizzazione di flussi di lavoro complessi
- Fornisce maggiori risultati di prodotto
- Consente di condurre i processi in real time
- Elimina il potenziale di errore umano
Motori di automazione No-Code vs Low-Code
I motoriWorkflow possono essere spesso divisi in due gruppi: motori no-code e low-code workflow .
Per aiutarvi a capire quale è giusto per le esigenze della vostra azienda, ecco le differenze tra i due.
" No-Code: motori di recente sviluppo e i più innovativi di workflow . Gli utenti non necessitano di una particolare formazione o conoscenza informatica. L'automazione dei processi e delle attività è affidata al software workflow in quanto tutta la codifica è stata fatta in precedenza e lavora dietro le quinte. Permettono di ottenere risultati più velocemente, sono più facili da mantenere e più convenienti.
Esempio di motore senza codice Workflow :Virtus Flow; KissFlow; Nintex,.
" Low-code: sono presenti sul mercato già da qualche tempo. Tuttavia, è necessaria un'esperienza nel campo dell'informatica, in quanto è ancora necessario un po' di codifica. Per utilizzare questo tipo di soluzione è necessario disporre di sviluppatori. Pertanto, sarà più costoso e più difficile da mantenere e modificare.
Esempio di Low-Code Workflow App: Service Now, Appian, Process Maker.
DUE COSE DA CONSIDERARE:
1- Si trovano molte soluzioni che si pubblicizzano come software di progettazione Low Code - No Code workflow o semplicemente come soluzione No-code. Tuttavia, potrebbe essere necessario un certo grado di codifica.
2- Alcuni motori no-code workflow possono richiedere molto tempo per automatizzare processi molto semplici.
Cosa considerare quando si sceglie un motore Workflow
+ Design No-Code: Come abbiamo detto sopra, assicuratevi che la piattaforma sia veramente no code. Questo renderà più facile per qualsiasi membro di team costruire flussi di lavoro - non solo per i professionisti IT.
+ Integrazioni: Un sistema che può essere facilmente integrato con le vostre piattaforme esistenti attraverso le rest api vi renderà la vita più facile!
+ Curva di apprendimento: Il tempo di implementazione conta. Il successo nell'implementazione di qualsiasi software è dettato da come gli utenti lo percepiscono e lo usano. Un software che richiede troppo tempo per essere appreso potrebbe non essere mai adottato completamente. Potrebbe anche ricevere un certo rifiuto da parte dei dipendenti.
+ Capacità del software: Ci sono molte soluzioni workflow là fuori. Ma poche sono quelle che ti permettono di automatizzare processi sia semplici che complessi senza codifica. Assicurati di avere una chiara portata del progetto e delle esigenze di automazione definite.
Cosa considerare prima di automatizzare i vostri processi
La scelta di un motore potente workflow è fondamentale. Vi permetterà di fare esattamente ciò che intendete fare. Tuttavia, senza una corretta modellazione (o mappatura) dei processi, si arriva solo a metà strada.
La mappatura dei processi vi aiuterà a:
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- capirli meglio,
- definire i passi e la logica,
- eliminare i passaggi non necessari,
- aumentare le operazioni commerciali,
- eliminare i colli di bottiglia e,
- si muovono più velocemente con la loro automazione
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Una volta scelto lo strumento giusto per le vostre esigenze, è il momento di implementare l'automazione. In questo scenario, useremo il processo di onboarding dei nuovi dipendenti come esempio.
I manager spesso trovano noioso inviare un'e-mail di accettazione, richiedere i documenti necessari, far approvare un documento e assegnare la formazione al nuovo assunto. Invece di impiegare una settimana per assemblare tutte queste parti mobili, il software può far impostare un nuovo assunto in un giorno.
Mappando i diversi passi o sottoflussi, e assegnando le parti interessate e i dipartimenti giusti alla logica e alle condizioni appropriate, il responsabile delle assunzioni avrà improvvisamente tempo libero per concentrarsi su altri compiti.
Il giusto software di automatizzazione rende possibile il processo di onboarding end-to-end. Ne beneficiano i dipendenti, il management team, e l'intera organizzazione.
Chi ha bisogno di un sistema di gestione Workflow
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- Grandi aziende.
- Aziende in crescita che iniziano ad avere una struttura più complessa.
- Aziende con molti processi diversi che vogliono standardizzare.
- Quelli che stanno cercando di fornire un'esperienza digitale ai clienti e quindi hanno bisogno di digitalizzare le loro operazioni.
In tutti questi scenari, le aziende cercano di acquisire una soluzione di automazione dei processi aziendali per aumentare l'efficienza attraverso l'automazione. Questo è chiamato end-to-end perché coinvolge diversi dipartimenti, utenti e applicazioni.
Quando un motore workflow non è la soluzione giusta?
Quando si cerca di automatizzare un processo autonomo.
In questo case potreste invece cercare una soluzione specializzata su quel particolare bisogno.
