Workflow mapping è proprio quello che sembra, creare mappe visive dei vostri processi.

Queste mappe possono essere dettagliate come il numero di passi del processo che state cercando di incorporare. O specifiche come i singoli compiti, i punti di decisione, le azioni, così come quando e come le informazioni vengono scambiate in un processo.

Workflow mappatura dà uno sguardo di basso o alto livello al processo. Permette al tuo team di capire tutto ciò che è coinvolto in un processo - dall'inizio alla fine.

Es. di una Mappatura Workflow: creazione dell'etichetta della spedizione e tracciamento 

Workflow Esempio di mappatura

Workflow Mappatura: Il primo passo in qualsiasi progetto di automazione dei processi

Perché le aziende dovrebbero implementare un processo di mappatura workflow prima del loro progetto di automazione dei processi? 

Perché per automatizzare il tuo processo hai bisogno di sapere in dettaglio come funziona il processo: interazioni, compiti coinvolti, decisioni che ne fanno parte, da chi e quando, passi e il loro ordine, ecc.

Fare questo prima di iniziare il vostro progetto di automazione dei processi lo semplificherà, lo velocizzerà e vi farà risparmiare tempo, dopo tutto. Altrimenti potete farlo man mano. Tuttavia lo abbiamo trovato meno pratico.

Domande chiave in qualsiasi progetto di mappatura Workflow

Se non avete mai mappato i vostri processi, la loro mappatura vi aiuterà a sapere come i vostri dipendenti li stanno completando. Questo vi permetterà di fare correzioni e aggiustamenti per eliminare le inefficienze e migliorarle.

Il ruolo del software di mappatura Workflow

Osiamo dire che oggi tutti usano il software di mappatura workflow per mappare i loro processi.

È più facile, più veloce e permette la collaborazione con più membri team anche a distanza.

» Vi aiutano a creare rapidamente diagrammi di flusso passo dopo passo e a documentare il vostro processo. Vi permettono di visualizzare rapidamente il lavoro che fate e il processo che state mappando.

4 Strumenti di mappatura più noti Workflow

Anche se stiamo lavorando per aggiungere lo strumento di mappatura al nostro software di gestione workflow , non lo abbiamo ancora disponibile. Tuttavia, abbiamo messo insieme una selezione per voi.

Secondo G2 e la propria ricerca questi sono i 4 strumenti di Business Process Mapping più conosciuti:

Miro: Permette di creare mappe di processo o diagrammi workflow . Ideale per sistemi complessi, processi, flussi di input output e customer journey. Noi stessi usiamo questa applicazione per mappare i processi dei nostri clienti.

miro

Lucidchart: È possibile delineare e standardizzare i processi operativi aziendali creando librerie di forme e modelli personalizzati.

lucidchart

Igrafx: Aiuta a documentare i processi attraverso uno strumento di modellazione e progettazione dei processi.

Igrafx

Microsoft Visio: Ti aiuta a ottenere una rappresentazione visiva di data- flussi di processi aziendali collegati. Offre modelli pre-fatti e la possibilità di collaborare con i compagni di squadra e condividere facilmente i diagrammi (ad esempio, il diagramma swimlane)

Microsoft visio

Come automatizzare i vostri processi in pochissimo tempo!

Come mappare un processo

Se non hai mai mappato un workflow prima, iniziare può essere un po' intimidatorio. Per aiutarti a capire il processo, abbiamo delineato il processo interno da seguire prima di iniziare a fare correzioni.

Passo 1: Identificare il problema

Iniziare è analizzare data e chiedere un feedback al tuo team.

  • C'è un'attività che è sempre in difetto?
  • I membri di team sono insoddisfatti del modo in cui viene fatto qualcosa?
  • Avete ricevuto lamentele da parte dei clienti?

Una volta che hai risposto a queste domande e hai identificato il problema che deve essere corretto, usalo come titolo del tuo progetto.

identificare i problemi
identificare i compiti

Passo 2: Determinare i compiti e le attività che devono avvenire

Durante questa fase raccoglierete tutte le informazioni possibili sul processo da delineare.

» Identificare tutte le parti interessate, determinare chi possiede ogni task, e quanti passi sono coinvolti. Se possibile, cercate di raccogliere anche data su risorse, canali e piattaforme su cui il vostro team fa affidamento.

Più informazioni hai, più facile sarà disegnare il tuo workflow.

Passo 3: Definire un inizio e una fine

Definire i confini è la chiave quando si tratta di workflow mapping.

» Può essere una buona idea dividere i processi lunghi in piccoli processi o sottoprocessi. Semplificherò l'analisi.

Se stai analizzando l'onboarding dei dipendenti, per esempio, il tuo workflow probabilmente inizia quando un nuovo dipendente accetta un'offerta e termina dopo che è stato assunto per 30 giorni.

Qualunque sia l'inizio e la fine, sviluppare delimitazioni chiare aiuterà nei passi successivi.

inizio e fine del processo
sequenza

Fase 4: tracciare la sequenza dei passi

» A questo punto inizierete a mappare i passi, i compiti e i sottocompiti associati a workflow.

Raccomandiamo di iniziare ogni task con un verbo d'azione e di delineare chi lo possiede.

Per esempio, si può dire "Esportazione di informazioni sui clienti, di proprietà di Kyle". In alternativa si può semplicemente nominare il dipartimento responsabile (di solito per i team di bogger)

Passo 5: Disegna il tuo diagramma di flusso

Cercate di essere il più visivamente accurati possibile. Usate frecce, forme e colori per aiutare le parti interessate a capire cosa significa il grafico, le interazioni tra loro e quando.

Si consiglia di utilizzare uno strumento avanzato di mappatura workflow , in modo da poter disegnare diagrammi di flusso intuitivi.

workflow
segno di spunta

Fase 6: ottenere un feedback e finalizzare il diagramma di flusso

L'ultimo passo del processo è quello di rivedere il diagramma di flusso con tutte le persone coinvolte e assicurarsi di avere tutte le informazioni necessarie.

Ricordati di avere il titolo giusto, la data e qualsiasi altra informazione che aiuti a guidare il lettore.

Dopo la mappatura workflow : Automazione dei processi

La prossima volta che iniziate un progetto di automazione workflow , assicuratevi di scegliere la mappatura del processo workflow che meglio si adatta alle vostre esigenze e mappate il vostro processo prima di iniziare.

Ma ora, come fai a prendere il tuo diagramma workflow e trasformarlo in un processo automatizzato?

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 Ti dà gli strumenti per:

  • Creare flussi di lavoro digitali.
  • Aggiungere tutte le regole, le condizioni e le fasi di approvazione necessarie.
  • Gestisci compiti, documenti, notifiche, to-dos, ticket, ecc. da un unico dashboard.
  • Automatizzare la consegna delle informazioni, storage, il recupero, le comunicazioni, ecc.
  • Collaborare con utenti interni ed esterni.
  • Gestire i flussi di lavoro, i dipendenti, i fornitori, i clienti, ecc.
  • Creare Web Forms, ecc.

» Il giusto strumento di gestione dei processi è quello che ti permette di fare tutto quello che vuoi.

I processi aziendali corretti migliorano la tua organizzazione e la portano al successo. Implementali con strumenti di modellazione e automazione workflow in linea con i tuoi obiettivi di business.

Quando si seguono questi passi, i membri del vostro team aumenteranno la produttività, forniranno servizi migliori e avranno occhi in tempo reale sul lavoro che fanno.

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