Come ottimizzare il processo di onboarding dei fornitori

Se siete qui, probabilmente sapete che i rapporti con i fornitori possono essere molto lunghi e complicati. Soprattutto quando si lavora con un gran numero di fornitori.

Il processo di Vendor Onboarding, in particolare, può richiedere settimane o addirittura mesi se non viene gestito in modo efficace. Poiché coinvolge una moltitudine di reparti, ognuno dei quali deve effettuare la valutazione del fornitore potenziale e decidere se approvarlo o rifiutarlo.

Grazie al software di onboarding dei fornitori e ad altre soluzioni di onboarding, queste operazioni possono essere facilmente semplificate. Queste soluzioni aiutano a facilitare il processo di onboarding, facendo risparmiare tempo e mantenendo tutti allineati e il lavoro sincronizzato. In questo articolo discutiamo di come!

Diamo rapidamente alcuni importanti chiarimenti.

Il processo di onboarding dei fornitori non solo vi aiuta a rafforzare le relazioni con i fornitori, ma contribuisce anche a proteggere la vostra azienda:

• Migliorare la due diligence e la gestione del rischio dei fornitori

Che comprende la valutazione della qualità, dei costi, delle capacità tecnologiche, dello stato finanziario, del rischio operativo, della reputazione e di data security .

• Garantire la conformità ai requisiti e alle aspettative legali

" Questo accade perché i processi di due diligence sono spesso macchinosi e poco trasparenti, rendendo difficile per tutte le parti coinvolte rimanere in carreggiata e mantenere una comunicazione efficace.

Alcune delle fasi che spesso ritardano l'onboarding dei fornitori includono:

• • • Controlli di base
    • Valutazioni del rischio
    • Processo di approvazione legale
    • Politiche di responsabilità sociale d'impresa
    • Affidamento di attività manuali
    • Incapacità di tenere traccia di compiti, documenti e comunicazioni

Come si fa a capire se l'onboarding dei fornitori deve essere ottimizzato? 

Ecco alcune domande che potete porvi.

1. 1. 1. 1. 1. Il processo di onboarding dei miei fornitori sta richiedendo più tempo del dovuto?
            2. Stiamo raccogliendo i fornitori giusti data?
            3. Abbiamo identificato tutte le fasi necessarie per il processo?
            4. Stiamo duplicando i compiti?
            5. Una volta terminato il processo di onboarding, la gestione dei fornitori è semplice?

Lista di controllo per l'inserimento dei fornitori

La cosa successiva è assicurarsi di seguire tutte le fasi necessarie per il successo dell'onboarding dei fornitori.

Per aiutarvi a iniziare, date un'occhiata all'elenco delle quattro fasi che vi guideranno nella progettazione del processo di onboarding dei fornitori definitivo.

Passo 1: raccogliere informazioni sul fornitore

In questa fase dovrete raccogliere tutti i documenti che convalidano le competenze del fornitore per fornire il servizio o i prodotti in questione.

Informazioni sulle caratteristiche e la qualità dei prodotti, certificazioni, documenti che attestino lo status giuridico, il codice fiscale, ecc.

Documentare ogni conversazione e il suo esito aiuterà a prevenire errori di comunicazione e disallineamenti in futuro.

Fase 2: valutazione del rischio

Una volta ottenute tutte le informazioni pertinenti, è il momento di valutare il rischio potenziale e prevenire gli incidenti nella vostra catena di fornitura.

A questo punto dovrete effettuare un controllo dei precedenti, confermare la conformità e assicurarvi che il fornitore che state considerando sia in linea con i regolamenti aziendali.

Se seguite standard di certificazione della qualità come ISO 27000, ISO 9000 o SOC 2, dovrete assicurarvi che il vostro fornitore sia conforme a requisiti specifici.

Effettuando una ricerca adeguata è possibile identificare e ridurre i rischi che potrebbero potenzialmente influire sulle vostre attività in futuro.

Fase 3: Raccogliere il Master Data

La terza fase consiste nel raccogliere i dati del fornitore che vi aiuteranno ad avviare la transazione. Si tratta di dati bancari, informazioni di contatto per la contabilità, ruoli e tutto ciò che può essere rilevante.

È importante che quando raccogliete tutto questo data, lo teniate in un unico posto. Avere un'unica fonte di verità renderà il processo molto più semplice per voi e per tutti i team membri coinvolti.

Fase 4: Condividere le informazioni chiave

Quando si condividono tutte le informazioni necessarie fin dall'inizio, la gestione dei fornitori diventa molto più semplice in futuro.

Per questo motivo è importante condividere tutti i dettagli del fornitore con il reparto contabilità, il reparto acquisti, il controllo delle scorte e tutti gli altri stakeholder che potrebbero trovare utili queste informazioni durante il processo di gestione dei fornitori. Ricordate di condividere il sito data anche con il vostro fornitore.

Se la piattaforma software di gestione utilizzata offre un portale per i fornitori, la condivisione delle informazioni sarà molto più semplice.

Per quanto riguarda l'onboarding dei fornitori, i moduli dinamici semplificano il lavoro dei venditori, visualizzando solo i campi necessari e guidando l'utente nel processo. I costruttori dinamici di form consentono di aggiungere regole e condizioni per progettare il processo e stabilire la logica da applicare ai flussi di lavoro.

Ad esempio, a seconda del tipo di fornitore che compila il sito form, è possibile richiedere automaticamente documenti specifici per la natura del prodotto o del servizio fornito.

I moduli dinamici possono essere utilizzati per l'intero processo di gestione dei fornitori. Si possono utilizzare per automatizzare gli ordini di acquisto, le richieste di nuovi acquisti, le richieste di nuovi fornitori, ecc.