Cos'è la gestione dei processi aziendali (BPM)?
La gestione dei processi aziendali è la modellazione, la scoperta, l'analisi, la misurazione, il miglioramento, l'ottimizzazione e l'automazione dei processi che le aziende intraprendono per aumentare l'efficienza e soddisfare le richieste dei clienti.
Che cos'è un software di Business Process Management? Probabilmente è ovvio, ma a noi sono sempre piaciute le definizioni, perché aiutano a rendere l'idea ancora più chiara.
Una soluzione software BPM è "un'applicazione che aiuta a modellare, automatizzare, eseguire, controllare, misurare e ottimizzare i processi aziendali".
Ebbene, il giusto sistema di gestione dei processi aziendali combinerà gli sforzi individuali con le applicazioni e le informazioni già presenti per semplificare l'esecuzione.
In questo articolo, discuteremo:
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- cosa fa questo software
- perché le aziende lo usano
- i migliori sistemi bpm da prendere in considerazione
Cosa fanno le soluzioni BPM?
La breve risposta:
Aiutano gli utenti ad automatizzare i processi manuali e tutte le attività ripetitive associate, contribuendo direttamente al miglioramento dei processi aziendali.
Gli strumenti di Business Process Management possono essere utilizzati in innumerevoli aree in cui l'obiettivo è:
- mettere in atto processi digitali per snellire le operazioni aziendali
- maggiore efficienza attraverso un'elaborazione più veloce e meno risorse utilizzate
- lavoro più accurato grazie alla riduzione degli errori umani e alla maggiore trasparenza
Le soluzioni BPM aiutano ad automatizzare i flussi di lavoro e possono anche valutare le prestazioni del processo (quelle con funzioni di data mining). Ad esempio, determinando quando vengono saltati dei passaggi o fornendo un feedback quando necessario.
Assicura che tutti i membri di team siano sulla stessa pagina e che una procedura standard sia in atto ogni volta. Quando i processi diventano obsoleti, il vostro software BPM può aiutarvi a correggere gli errori e a proporre nuove best practice.
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Chi dovrebbe usare le applicazioni BPM?
In generale, le aziende più grandi con processi ben definiti useranno il software BPM. Mentre le aziende più piccole o meno strutturate sceglieranno un software di automazione più semplice workflow .
Le aziende più grandi avranno bisogno di processi più strutturati e otterranno di più da queste soluzioni software.
Le aziende più piccole con meno dipendenti e meno struttura non hanno necessariamente bisogno delle campane e dei fischietti degli strumenti di gestione dei processi aziendali. Possono trovare più benefici dalle soluzioni di gestione più semplici workflow .
È importante notare che qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore, può beneficiare degli strumenti BPM.
Suggeriamo di includere il software BPM nelle aziende che:
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- Vogliono standardizzare i loro processi attuali. (Questo è generalmente visto in aziende medio-grandi)
- Vogliono digitalizzare i loro processi per stare al passo con le aspettative dei clienti.
- Stanno crescendo velocemente e hanno bisogno di ottimizzare l'uso delle risorse o stanno cercando di digitalizzare le loro operazioni. (Lo stiamo vedendo in tutti i settori e le dimensioni delle aziende; specialmente dopo che la recente pandemia ha spinto tutti al digitale per quasi tutte le attività)
- Avere processi molto specifici o intricati che devono essere snelliti. (Nella maggior parte dei casi i normali strumenti di automazione workflow non faranno il lavoro)
BPM moderno: Strumenti di automazione dei processi digitali
La Digital Process Automation (DPA) è l'evoluzione del software BPM. Quest'ultimo era ingombrante e richiedeva agli sviluppatori di codificare. La tecnologia DPA disponibile oggi permette agli utenti di trasformare i processi manuali in digitali, anche senza esperienza di codifica.
-- Cos'è l'automazione digitale dei processi?
La DPA rientra nello stesso ambito del BPM e della Business Process Automation (BPA). Mentre ci sono differenze tra i tre, tutti aiutano a snellire i processi e a creare più efficienza. Questo è vero sia che il responsabile sia un computer o una persona.
Per scoprire le differenze e le somiglianze tra BPM, DPA, BPA e RPA (automazione dei processi robotici) visitate il link precedente.
5 potenti soluzioni BPM che non conoscevi
È una soluzione di automazione dei processi digitali No code che aiuta ad automatizzare le attività manuali e i flussi di lavoro in tutti i reparti e settori. Consente alle aziende di automatizzare processi complessi utilizzando un'interfaccia utente drag and drop.
Gli strumenti dellasoluzione all-in-one includono:
Questa soluzione BPM basata sul cloud aiuta ad automatizzare i processi, a monitorare le prestazioni delle attività aziendali e ad approvare le attività in sospeso. Gli utenti possono scaricare una delle 50 applicazioni preinstallate o crearne di proprie partendo da zero.
Progettato per aiutare i team a costruire, condividere e automatizzare i flussi di lavoro personalizzati. Le caratteristiche includono l'archiviazione di data, la comunicazione con team e l'impostazione di flussi di lavoro condizionali in real time. Offre modelli di workflow per un certo numero di dipartimenti e team aziendali.
Le funzionalità includono form designer, workflow e generazione di documenti per aiutarvi a digitalizzare i processi aziendali senza codifica e con un coinvolgimento minimo dell'IT. Permette ai team interfunzionali di collaborare e può essere integrato con un gran numero di apps esterni.
Questa suite BPM aiuta le aziende nel loro percorso di trasformazione digitale attraverso l'ottimizzazione e la digitalizzazione dei processi. Essendo un'altra opzione BPM no-code, AuraQuantic può essere utilizzata da chiunque e in qualsiasi momento. Il controllo in tempo reale e l'analisi dettagliata forniscono agli utenti un feedback immediato, integrazioni e gestione.
Usi del BPM: 3 processi che puoi automatizzare in pochi minuti
Ci sono molti processi in cui l'automazione facilita la vita. Questi sono 3 esempi comuni.
1- Automazione dell'imbarco dei dipendenti
Questo processo richiede al nuovo dipendente di compilare e inviare molte informazioni e documenti. Con un processo automatizzato, il sistema generare automaticamente i moduli pertinenti (come il W-4) una volta che il dipendente completa il digitale form*.
*(sì, ora invece di avere tonnellate di documenti, moduli e informazioni gettate in un'e-mail avrete un unico digitale form)
Il nuovo dipendente può firmare elettronicamente i documenti, se necessario, e voi potete far sì che le informazioni vengano consegnate e archiviate automaticamente, seguendo le regole che scegliete di aggiungere attraverso il motore delle regole aziendali.
Qualsiasi passo successivo nel vostro processo inizierà automaticamente dopo questo. Possono essere l'invio di notifiche a un dipartimento o utente specifico, la condivisione delle informazioni con le persone che ne hanno bisogno, o qualsiasi altra cosa.
Questo renderà il processo più facile e assicurerà che non si perda nessun passo, seguendo lo stesso processo ogni volta. Non importa se la persona che esegue il processo è nuova o se è nell'azienda da anni.
2- Gestione delle richieste di proposte (RFP)
Un altro grande esempio di strumenti BPM efficaci sono le richieste di proposte, o RFP. Ci sono un sacco di scartoffie che possono essere perse durante questo processo se gestito alla vecchia maniera. L'errore umano è quasi inevitabile, dato che ci sono innumerevoli passi, scartoffie e documentazione coinvolti.
Quando si usano strumenti BPM per gestire le RFP, si possono impostare alcuni semplici passi che permettono agli individui di inserire le informazioni corrette un passo alla volta*.
*Questo può essere un processo particolarmente intricato con richieste di informazioni molto specifiche. L'uso di moduli dinamici vi aiuterà a guidare l'utente mentre compila form. A seconda delle informazioni inserite le seguenti richieste di informazioni possono cambiare, invece di avere un form statico che può essere molto confuso per alcuni.
Ogni volta che qualcuno presenta la sua proposta, il sistema la consegnerà automaticamente al membro/i dello staff responsabile e notificherà un nuovo task.
Anche l'accettazione e il rifiuto delle RFP possono essere aggiunti alla logica e non dovrai più contattare via e-mail. Ti assicura di non dimenticare di rispondere a un richiedente o di aspettare troppo a lungo per selezionare il tuo vincitore.
3- Approvazione del cliente e gestione dei contratti
Questo processo di solito richiede molto tempo per essere completato. Gli utenti devono passare molto tempo a mandare email avanti e indietro, aspettare le risposte e seguire i cambiamenti di contratto.
L'utilizzo di un software per la gestione dei processi può aiutarvi a rimanere aggiornati sulle scadenze e a garantire che non si perdano documenti quando si presentano le richieste.
Puoi facilmente impostare i trigger per controllare i tuoi processi, compiti, documenti, flusso di comunicazione e scadenze in un unico dashboard.
Quando si gestisce correttamente il software, tutti gli utenti hanno la possibilità di vedere a che punto è il processo. Questo data in tempo reale può aiutare ad eliminare i thread di e-mail e a prendere decisioni puntuali.
Puoi gestire tutto il tuo lavoro, compiti, documenti, richieste e informazioni da un unico dashboard.
Riassunto
Le soluzioni BPM aiutano le aziende di tutti i settori a lavorare meglio, più velocemente e in modo più efficiente.
Che siate un'azienda di nicchia, di piccole dimensioni, un conglomerato globale o una qualsiasi attività intermedia, potrete godere dei vantaggi degli strumenti bpm. Vi aiuteranno a sbarazzarvi dei processi manuali e a trasformare la vostra attività in digitale.
Sia che vogliate servire i clienti in modo digitale, che stiate crescendo rapidamente e abbiate risorse limitate o che le vostre operazioni siano intricate e abbiate bisogno di semplificarle.
Scegliere lo strumento giusto per le vostre esigenze è essenziale, poiché esigenze diverse richiedono soluzioni diverse.
In generale, suggeriamo di usare strumenti di automazione no-code, poiché hanno una curva di apprendimento più bassa e permettono a qualsiasi persona di fare il lavoro con un coinvolgimento IT limitato.
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