La pandemia di COVID ha trasformato il lavoro virtuale in una pratica comune. Quando è diventato pericoloso incontrarsi di persona, la maggior parte delle imprese non essenziali si è rivolta al lavoro a distanza e molti continuano così ancora oggi.
Espressioni come "lavorare da casa", smartworking, equilibrio vita-lavoro e forza lavoro virtuale sono diventati parte del nostro vocabolario quotidiano, cambiando per sempre il modo in cui il mondo considera il lavoro e gli spazi fisici.
Comunque, Cos'è una forza lavoro virtuale?
Una forza lavoro virtuale è un luogo lavorativo con più sedi, ma non necessariamente le stesse per tutto il tempo, dato che le attività si svolgono via e-mail, posta, internet e video. I dipendenti lavorano da diversi luoghi, fusi orari o anche paesi.
Gli spazi di lavoro virtuali funzionano bene grazie alle videoconferenze invece di riunioni di gruppo in presenza, e alle G-chats o ai messaggi Slack invece di conversazioni di persona.
Il successo del lavoro virtuale si basa su una comunicazione efficace, mantenendo tutti sulla stessa lunghezza d'onda in ogni momento, e utilizzando la giusta tecnologia.
Usare gli strumenti giusti è ora più importante che mai; e questo è esattamente l'argomento di questo articolo.
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6 strumenti per una forza lavoro virtuale di successo
1. Strumenti di collaborazione
Quando si lavora in remoto, è fondamentale dare ai membri del team piattaforme per condividere documenti, comunicare idee e mantenere rilevante la creatività. Gli strumenti di collaborazione supportano questa missione includendo la messaggistica, la videomessaggistica e le capacità di condivisione dei file tra i vari reparti.
Abbiamo fatto qualche ricerca su G2, e abbiamo optato per queste 3 soluzioni, oltre a Slack (che probabilmente già conoscete).
Workpatterns: Offre funzioni guidate personali, gestione delle riunioni, feedback e definizione degli obiettivi. Gli utenti possono collaborare sulle agende e avere visibilità su come il lavoro procede.
Miro: Aiuta a creare e centralizzare la comunicazione attraverso canvas, widget e modelli pre-costruiti. Molto utile per brainstorming, team di UX & design e diagrammi.
Stormboard: È uno spazio di lavoro condiviso dove tenere riunioni, gestire progetti e fare brainstorming di idee. Aiuta a catturare, organizzare e dare priorità alle idee, creare un piano o un progetto, assegnare compiti al proprio team, e impostare scadenze, obiettivi e tappe intermedie.
2. Strumenti di gestione del progetto
Le soluzioni di gestione dei progetti danno ai team una panoramica dei progetti attuali e futuri, schemi cronologici e i promemoria delle scadenze. Alcune caratteristiche che si dovrebbero ricercare quando si acquista una soluzione per la gestione dei progetti sono:
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- Opzioni per definire, gestire e allocare le risorse in base alla domanda o alla disponibilità
- Strumenti per creare progetti con tutti gli aspetti del budget, dei costi e delle spese.
- Modi semplici per tenere traccia dei compiti, scadenze, tappe intermedie e lavoro di gruppo.
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Qualcosa che vale la pena menzionare...
Molti strumenti cosiddetti "project management" sono più simili a soluzioni di gestione dei compiti , in quanto sono più orientati verso i compiti da assolvere . Sono adatti quando è necessario gestire i compiti in modo indipendente o i progetti sono piccoli.
Per progetti più strutturati, dove è necessario applicare metodologie di gestione dei progetti, scegliete soluzioni più robuste e orientate al progetto.
Virtus Flow Gestione del progetto: È una piattaforma completa per la gestione dei progetti. Gli utenti possono pianificare, programmare, assegnare i membri di team , condividere le informazioni e tracciare tappe intermedie e compiti ben definiti e misurabili. Scegli tra tavole Gantt o Kanban come preferisci e crea resoconti personalizzati.
Asana: È più uno strumento di gestione dei progetti incentrato sui compiti da svolgere, anche se offre lo stesso alcune caratteristiche interessanti. Ti permette di mappare ogni passo, organizzare i dettagli del lavoro, vedere a che punto è il lavoro, identificare i prossimi passi e agire rapidamente per non divagare.
Smartsheet: Suite completa per la gestione dei progetti. Permette agli utenti di catturare compiti, tappe intermedie e gestirli con le viste Gantt, Kanban o calendario. I membri del team possono collaborare con utenti interni ed esterni e impostare promemoria automatici e scadenze.
3. Strumenti di gestione Compiti
Questi sono molto simili agli strumenti di Project Management elencati sopra.
La differenza principale tra task management e project management è che il project management si concentra sul progetto complessivo e sull'ambito, mentre task management si concentra più sugli sforzi individuali.
Lunedì.com: Le caratteristiche includono la pianificazione, il monitoraggio e la consegna del lavoro con modelli visivi e personalizzabili. Gli utenti possono visualizzare dati come mappe, calendario, cronologia o kanban.
ClickUp: Fornisce la possibilità di pianificare, organizzare e collaborare ai progetti con modelli che possono essere personalizzati in base al progetto. Velocizza il lavoro di squadra con più assegnatari e thread di commento per qualsiasi compito. Assegna commenti e può condividere registrazioni dello schermo.
Trello: È uno strumento visivo per aiutare i team a gestire progetti, flussi di lavoro e compiti. Utilizza schede, elenchi e schede per avere una visione chiara di chi sta facendo cosa e cosa deve essere fatto.
4. Strumenti di gestione dei documenti
Se la vostra azienda sta gestendo una forza lavoro virtuale, avete bisogno di un sistema di gestione dei documenti che si adatti a questo nuovo modulo lavorativo.
Questi semplificheranno la condivisione delle informazioni tra tutti i membri del team, quelli che hanno interazioni dirette di persona e quelli che lavorano da casa.
Questi permetteranno anche a tutti i membri del vostro team virtuale di avere accesso alle informazioni condivise, in tempo reale.
Caratteristiche che vorreste avere in un sistema di gestione dei documenti
Gestione dei documenti Virtus Flow: È collegato al nostro modulo di automazione del workflow . Le caratteristiche includono:
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- Un unico hub per memorizzare le informazioni
- Generazione automatica di documenti
- Consegna automatica dei documenti e archiviazione
- Condivisione di documenti/informazioni (in pochi secondi con utenti interni ed esterni)
- Controllo della versione (accedere sempre all'ultima versione)
- Audit trail automatico
- Filtraggio intelligente
- Controllo dell'accesso basato sui ruoli
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Semplifica la collaborazione con un unico hub per gestire compiti, documenti e lavoro!
Wrike: Le caratteristiche includono: Collaborazione dei documenti, monitoraggio, approvazione, controllo delle versioni e sincronizzazione tra apps.
eFileCabinet: Le caratteristiche includono l'organizzazione dei documenti, la ricerca del testo completo con OCR, la condivisione delle informazioni e il controllo dei documenti.
5. Strumenti di videoconferenza
Sempre più aziende come non mai si sono trasformate in ambienti di lavoro virtuali. E così stiamo vedendo nuove piattaforme video innovative che aiutano i lavoratori da remoto a comunicare come se fossero in presenza.
Oltre ai grandi noti interpreti come Zoom o Microsoft Teams, questi 3 forniscono soluzioni che vale la pena esplorare.
Webex: Offre chiamate, riunioni, messaggistica, video messaggistica, sondaggi, eventi online e white-boarding.
GoTo: Include funzioni per chiamate, messaggistica, riunioni, formazione, webinar, numeri verdi, flussi di chiamata, ecc.
ZohoMeeting: Le caratteristiche includono videoconferenze, condivisione di registrazioni, webinar, personalizzazione delle e-mail, sondaggi e resoconti.
6. Strumenti di gestione segnalazioni
Che le richieste provengano dai dipendenti o da utenti esterni, gli strumenti di gestione delle segnalazioni vi aiuteranno a gestirle in modo semplice e organizzato.
Virtus Flow Ticketing: Offre caratteristiche come:
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- Gestione segnalazioni utenti interni/esterni
- Categorie personalizzate
- Instradamento automatico (applicare regole e condizioni)
- Filtraggio intelligente
- Relazionare
- Backlog automatici
- Cloud Based
- Integrazione personalizzata
- Web Forms
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Servizio Zendesk: Offre una comunicazione omni-canale, risoluzione dei problemi nei forum, monitoraggio della risoluzione segnalazioni aperte, reporting, ecc.
FreshDesk: Offre soluzioni per assistenza omnichannel, collaborazione segnalazioni, gestione SLA, registro attività, ecc.
Ottimizza la tua forza lavoro virtuale con le soluzioni di automazione del Workflow
Le soluzioni virtuali sono essenziali per la gestione di un'attività commerciale.
Per aumentare la coesione, molte aziende stanno scegliendo di automatizzare i loro interi sistemi di workflow e adottano soluzioni che forniscono più funzioni in un unico comodo hub.
Questo aiuta le imprese a gestire processi, attività, documenti, progetti, utenti e collaborazione in unico luogo. O almeno di usare molte meno soluzioni.
Automatizzando i processi end to end, è possibile eliminare archiviazione massiccia di dati, semplificare l'adozione della tecnologia, ridurre l'investimento tecnologico e abbassare la curva di apprendimento.
Quindi, considerate di esplorare l'automazione dei processi non solo all'interno di una singola area ma in tutta la vostra organizzazione.
Semplificate il modo in cui la vostra forza lavoro virtuale lavora con una soluzione All-in-One!
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