Case Studio
Automazione dei processi di controllo della conformità e dell'infosec
La divisione Private Bank di uno dei nostri clienti ha utilizzato la piattaforma Virtus Flow per semplificare i compiti banali per i processi di conformità e verifica.
In precedenza, dovevano gestire manualmente e spedire le eccezioni provenienti da diversi dipartimenti e sistemi, il che spesso portava ad uno spreco di ore di lavoro e ad errori di elaborazione.
Situazione aziendale
Ogni anno nuovi regolamenti e verifiche interne assorbono più del 20% della forza lavoro complessiva del settore bancario. Il reparto Infosec stava spendendo quasi il 40% del suo tempo in compiti banali.
Soluzione
Per supportare i dipartimenti Compliance e Infosec con processi semplificati, Virtus Flow ha costruito una soluzione completa per gestire gli avvisi di conformità con flussi di lavoro centralizzati e servizi di invio automatico. Virtus Flow ha offerto una piattaforma per semplificare i processi con logica, condizioni e regole personalizzate.
Vantaggi
Hanno risparmiato il 30% del tempo da compiti ripetitivi, riducendo l'onere della conformità interna ed esterna da giorni a ore nella gestione delle verifiche delle eccezioni e degli audit. Ora possono contare su un'unica piattaforma per gestire le richieste di servizio, i controlli, gli audit trail e i documenti.
Settori
Servizi Finanziari
Organizzazione
Divisione Privata
Paese
USA
La sfida
Ogni giorno il reparto Infosec passava quasi il 40% del suo tempo a verificare le eccezioni e gli avvisi di conformità. Il processo manuale comprendeva la verifica di più di 15 diverse fonti data che arrivavano durante il giorno, applicando regole e macro a vari fogli di calcolo per filtrare ciò che era urgente e importante.
Il processo di verifica includeva la gestione degli avvisi, l'apertura di ticket con diversi dipartimenti e rappresentanti degli account, e-mail avanti e indietro, e così via.
I responsabili della conformità IT e Security dovevano approvare i moduli di richiesta via e-mail in formato PDF, aprire i moduli di richiesta di Service Now e verificarli manualmente uno per uno.
Il processo complessivo era esteso e, nonostante lo sforzo di automatizzare alcuni pezzi con altri strumenti e macro di fogli di calcolo, era estremamente dispendioso in termini di tempo.
Un altro problema era il lungo tempo che passava tra l'allarme ricevuto e la verifica fatta.
Soluzione intuitiva ma potente
Nel 2019 Virtus Flow ha implementato un processo semplificato di avviso di conformità e verifica delle eccezioni che ha combinato l'analisi automatica degli eventi manuali e automatici utilizzando Virtus Flow Data -Mapper.
Una volta che la piattaforma ha ricevuto un'eccezione che richiedeva una verifica, una notifica automatica di invio è stata inviata all'utente/reparto giusto dopo un web guidato form con diverse opzioni.
In base alla selezione, il sistema ha aperto automaticamente un ticket con un rappresentante dell'account per fornire brandelli di prove caricando documenti per dimostrare il case.
Un nuovo dashboard è stato progettato per ospitare i processi di revisione di Compliance e Infosec e una serie di notifiche automatiche per monitorare lo stato delle richieste aperte.
Virtus Flow ha snellito l'intero processo, incluso un robusto archivio di tutto ciò che è successo e chi ha fatto cosa.
Con questo nuovo sistema, Infosec e Compliance erano finalmente allineati al business. L'audit genera automaticamente reports, includendo tutte le prove raccolte durante le indagini di ogni case: niente più ritardi, perdite di tempo e data errori.
Automatizza i tuoi processi bancari in giorni, non in mesi!
Informazioni su Virtus Flow
Virtus Flow è una piattaforma di automazione dei processi digitali No Code progettata per ottimizzare i processi end-to-end. Con clienti in tutto il mondo, Virtus Flow è un'azienda in rapida crescita focalizzata sulla digitalizzazione del settore finanziario. La piattaforma aiuta le banche e le imprese ad accelerare il loro viaggio di trasformazione digitale gestendo, automatizzando e ottimizzando i processi aziendali in modo rapido e semplice.