L'automazione Workflow sta cambiando il modo in cui le organizzazioni lavorano. Ha permesso loro di semplificare le operazioni, la collaborazione, la gestione di documenti, progetti e persone. Ha permesso loro di passare dalla carta e dal lavoro manuale a compiti, attività, processi, ecc. digitalizzati e automatizzati. Ma cos'è in realtà?

Cos'è la Workflow Automation?

È l'automazione di una sequenza orchestrata e ripetibile di compiti e attività per trasformare materiali, fornire un servizio o elaborare informazioni. Include la gestione delle risorse, come il tempo, o delle informazioni, come i documenti, necessari lungo il workflow.

L'automazione Workflow è possibile grazie ai  Sistemi di gestioneWorkflow, chiamati anche, Software gestionali delWorkflow . Questi forniscono l'infrastruttura per la progettazione del processo, definendo la logica e le regole dietro l'automazione del workflow . Rendono possibile la generazione automatica di documenti, notifiche, assegnazioni di lavoro, richieste, condivisione di informazioni, archiviazione, ecc.

La Workflow Automation permette alle organizzazioni di guidare automaticamente i suoi utenti attraverso il processo. Pertanto, riducendo il tempo necessario ai dipendenti per completare un task. Non solo eliminando il lavoro manuale come l'invio di e-mail avanti e indietro o la chiamata per richiedere informazioni, ma anche eliminando l'errore umano e i ritardi associati alla non conoscenza del processo. Nel settore bancario, per esempio, non conoscere il processo può portare a problemi di conformità con grandi conseguenze legali. Una delle ragioni per cui, specialmente l'industria bancaria, trae grande beneficio dall'uso di Workflow Management Software.

Tuttavia, circa il 50% delle attività per le quali le persone sono pagate  a livello globale, e fino al 30% delle ore lavorate potrebbero essere automatizzate, secondo McKinsey. Questo significa che c'è un grande potenziale di risparmio e di miglioramento della produttività e un bisogno di Workflow Automation.

→ Come si possono automatizzare i compiti manuali con i flussi di lavoro digitali

4 vantaggi dell'automazione del Workflow

Se state leggendo questo articolo potreste già conoscere alcuni dei vantaggi che derivano dalla Workflow Automation. Tuttavia, vogliamo sottolineare alcuni altri che potrebbero non essere così intuitivi.

1. Riduzione del tempo di formazione

L'automazione dei vostri processi aziendali permette ai vostri utenti di concentrarsi su ciò che è più importante. Saranno produttivi prima, senza la necessità di lunghe sessioni di formazione. Prendiamo ad esempio l'assunzione di un nuovo assistente delle Risorse Umane che si occuperà di Onboarding. Questa persona ha già esperienza con il lavoro delle Risorse Umane, ma non conosce necessariamente i vostri processi interni. L'automazione di questi passaggi gli permetterà di sedersi davanti al PC ed essere guidato. Lui/lei può essere autonomo dal primo giorno con una formazione quasi nulla.

 2. Riduzione degli errori umani

Nessuno è esente da errori, ancor meno quando è sotto pressione. Tuttavia, con un programma completo e un software di gestione del Workflow i dipendenti possono essere guidati. Sarà più facile per loro seguire il processo. Non avranno bisogno di fare affidamento solo sulla loro memoria. Non solo saranno in grado di automatizzare richieste, notifiche, condividere dati, ma anche di sapere esattamente cosa fare, quando e come.

Prendiamo, per esempio, il reparto reclami di una banca. La persona incaricata di ricevere i reclami saprà esattamente il tempo che ha a disposizione per completare il reclamo. Inoltre, l'informazione sarà automaticamente condivisa con coloro che ne hanno bisogno. Non accadrà che le informazioni non sono state passate in tempo o che qualcuno che ne aveva bisogno non le ha ricevute. Non dimenticherete che c'è una richiesta che non avete iniziato o che avete passato ad un altro reparto. Non perderai mai più un documento.

3. Riduzione dei costi delle operazioni

Pensa a quanto tempo passi a verificare e richiedere informazioni. O a immagazzinare, inviare, stampare, scannerizzare, cercare documenti e seguire le questioni. Sarete in grado di risparmiare tutto questo tempo e risorse quando automatizzerete i vostri flussi di lavoro. Notifiche, richieste e assegnazioni di lavoro avverranno automaticamente dopo che una certa azione è stata fatta.

Per esempio, dopo che un cliente presenta una domanda, i reparti coinvolti saranno avvisati e il workflow avrà inizio. I dati saranno automaticamente salvati sul profilo di un dipendente, fornitore, cliente. Vedrete un aumento della produttività dei dipendenti e quindi una riduzione del costo per compito svolto . Inoltre, pensate a quanti soldi la vostra organizzazione risparmierà sulla carta che poi viene buttata via. E che dire del costo ambientale?

4. Trasparenza e responsabilità

L'automazione del Workflow permette un accesso più rapido e accurato in tempo reale ai dati. Permette una visibilità completa sui processi aziendali, progetti, compiti, casi. Accesso in tempo reale allo stato dei reclami o delle richieste, e al tempo stimato di completamento. Potrai vedere anche chi sta lavorando e a cosa, in quale reparto, quante richieste sta gestendo un certo dipendente, ecc. I vostri dipendenti possono avere una chiara comprensione di quali compiti gli sono assegnati e vi permette di sapere quando il lavoro è stato fatto. Quanto tempo ci vuole per completare i compiti o se sono stati fatti degli errori. Sarete anche in grado di capire quali compiti possono comportare rallentamenti. Avrete un quadro chiaro dei vostri processi aziendali e di tutto ciò che accade nella vostra organizzazione.

Come la Workflow Automation si applica ai processi di business

Project Management

È possibile automatizzare l'intero procedimento per ilprogetto workflow , dall'idea alla conclusione. Identificazione dell'ambito del progetto, notifiche delle scadenze, produzione e condivisione dei documenti. Tutte le fasi di approvazione coinvolte e gli incarichi di lavoro che ne derivano. Puoi monitorare il tempo speso per attività, accedere in tempo reale al lavoro completato o in corso. Memorizzerete automaticamente le informazioni rilevanti per il progetto nel file di progetto, ecc. l'automazione Workflow consente la piena collaborazione con le parti interessate, team membri e fornitori.

→ Vedi cosa puoi fare con la App  Project Managementdella Virtus Flow

Onboarding dei dipendenti

È possibile semplificare tutte le interazioni e il lavoro incluso nell'onboarding di un nuovo dipendente. Dall'invio di lettere di offerta automatiche al coordinamento con le risorse IT e l'accesso che deve essere dato. Tutte le informazioni e la documentazione che di solito richiedete il primo giorno, ora potete chiederle utilizzando Smart Forms. Invece di stampare documenti che il nuovo dipendente deve riempire manualmente e che le Risorse Umane devono poi scansionare, archiviare nelle tradizionali cartelle del PC o aggiungere manualmente ai sistemi di pagamento o ai fogli di calcolo, il dipendente sarà guidato e gli sarà richiesta la documentazione richiesta in base alle sue risposte precedenti. Si genereranno automaticamente documenti digitali, e tutte le informazioni inserite saranno automaticamente memorizzate nel profilo del dipendente. È possibile automatizzare tutti i processi relativi all'inserimento dei dipendenti, dalla richiesta di un nuovo dipendente alla formazione, alle valutazioni, alle richieste di ferie, ecc.

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Viaggio dell'ordine di vendita

Puoi automatizzare ogni task, richiesta, condivisione di informazioni, assegnazione di lavoro o attivazione di eventi intorno a una vendita. Puoi incorporare direttamente i moduli di richiesta sul tuo sito web o portale. Questo ti permetterà di automatizzare il lavoro dal momento in cui un cliente chiede un preventivo al momento in cui paga. È possibile memorizzare automaticamente tutte le comunicazioni e i documenti nel profilo del venditore o del cliente. Sarete in grado di generare automaticamente i documenti dopo aver completato i moduli intelligenti, firmare elettronicamente e avviare automaticamente i passi successivi.

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