Un workflow è un insieme di compiti che permettono a un'azienda di completare un processo specifico. Automatizzarli può aiutare a raffinarli. Sono una parte di ogni azienda, non importa il settore, con decine di compiti che compongono una tipica giornata di lavoro.
Un esempio di workflow è l'onboarding dei nuovi assunti. I compiti coinvolti nel processo includono l'invio di una lettera di accettazione, la formalizzazione di un pacchetto di benefici, la creazione di account digitali e l'impostazione di uno spazio di lavoro in un ufficio fisico. Ogni singolo compito richiederebbe tempo a un operatore umano. In questo caso, l'operatore sarebbe il manager dell'ufficio o un rappresentante delle risorse umane.
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Abbiamo già visto i flussi di lavoro. Le aziende vogliono snellire i processi e ridurre il tempo investito in compiti noiosi ma necessari. La tecnologia ci permette di andare oltre gli esperimenti di laboratorio e le modifiche ai regimi; possiamo ridurre la quantità di sforzo necessario per rendere diversi i processi lavorativi, e con ancora meno coinvolgimento umano.
Definizione di automazione delWorkflow
L'automazione delWorkflowva un passo oltre il miglioramento standard del workflow . Si riferisce generalmente adavere un programma digitale intuitivo, integrativo e intelligente distribuito lungo la vostra attività. Il software può snellire i compiti coinvolti in vari processi, prima di poterli organizzare. Per intuitivo, ci riferiamo alla sua semplicità, che permette a qualsiasi utente di utilizzare il programma e creare un workflowsensato in pochi minuti, piuttosto che in giorni o addirittura settimane.
I flussi di lavoro digitali portano l'automazione dei processi al livello superiore. La ragione principale è che è possibile automatizzare i processi end-to-end integrando diverse piattaforme all'interno dei vostri processi e documenti digitali. Questi cambiamenti possono anche tener conto di compiti ripetitivi necessari, scadenze irregolari e obblighi unici a seconda dell'attività in questione.
Perché le aziende dovrebbero preoccuparsi della Workflow Automation?
L'automazione aziendale del workflow porta a un processo decisionale più veloce, aiuta a gestire efficacemente il lavoro aumentando la capacità di produzione, e aiuta anche a migliorare la comunicazione interna. Molte aziende troveranno i loro concorrenti che si affideranno all'automazione del workflow implementandola rapidamente.Fact.MRritiene che il settore crescerà all'interno degli Stati Uniti di ben 9,6 punti percentuali, con entrate previste di 5.247,2 milioni entro il 2026. Per questo le piccole e medie imprese vorranno una soluzione basata sul cloud.
Il settore sanitario e farmaceutico diventerà il più grande utilizzatore dell'automazione del workflow , prevedendo un investimento pari a 900 milioni di dollari entro la fine del 2026. Se sei già in questi settori e non usi il software, allora sei indietro!
3 compiti manuali da automatizzare con i flussi di lavoro digitali
L'automazione digitale del workflow può essere applicata a una discreta quantità di compiti e processi sul posto di lavoro. Può permettere agli utenti interni di non lasciare che il lavoro occupi una grande parte della loro giornata. Una tale priorità avrebbe un impatto positivo nei lavori critici per il tempo come la sanità o le banche. Alcune sono già state messe in atto, come la programmazione delle riunioni su un calendario di lavoro universale per evitare conflitti di tempo piuttosto che chiamare tutti in ufficio per chiedere le loro disponibilità. Ci sono ancora altre aree con un grande potenziale.
1. Inserimento Dati
L'inserimento di dati sembra una cosa semplice di primo acchito. Un operatore umano, di solito uno stagista o un impiegato di primo livello, prende le informazioni e le copia in un database. Queste possono includere i premi del programma di fedeltà dei clienti, le notizie relative al business o i risultati degli algoritmi. Anche così, l'inserimento dati può rivelarsi molto dispendioso in termini di tempo.
Nella sanità, per esempio, inserire questi dati manualmente può portare a errori gravi. Anche con i medici che passano alle cartelle elettroniche invece che a quelle cartacee, possono accumularsi arretrati. Quando le strutture sanitarie affrontano rallentamenti nell'elaborazione dei dati, la salute dei pazienti è in gioco. Possiamo dire con certezza che i medici preferiscono concentrarsi sul paziente in un ospedale o in una clinica.
Automatizzare l'inserimento dei dati eliminerebbe i rallentamenti una volta per tutte. Un programma software potrebbe estrarre i risultati degli algoritmi e organizzarli rapidamente.
2. Processi IT
Il dipartimento IT gestisce le segnalazioni quotidiane, gli aggiornamenti dei sistemi digitali attuali e l'installazione di attrezzature per i nuovi assunti. I professionisti possono preoccuparsi di dover gestire ogni e-mail in arrivo e ogni richiesta del servizio clienti. Soprattutto se il reparto è piccolo, c'è il rischio di essere sopraffatti e di misurare in modo impreciso le prestazioni del team .
Il software di automazione delWorkflowpuò garantire una migliore esperienza del cliente e ridurre l'errore umano. Un buon programma si integra con i processi attuali e identifica le aree di miglioramento. Il dipartimento IT può ridurre il tempo di elaborazione dei biglietti in modo significativo.
I programmi possono dare la priorità alle segnalazioni che hanno bisogno di risposte immediate, e notare quali clienti hanno bisogno di aiuto più presto. Possono anche automatizzare le richieste e i controlli di routine, le liste di controllo delle verifiche interne e assegnare automaticamente l'utente giusto per un compito specifico.
3. Gestione delle risorse umane
Il dipartimento delle risorse umane ha spesso il suo bel da fare con vari obblighi. Questi includono la ricerca, l'assunzione e la formazione di nuovi dipendenti. In altri casi, i rappresentanti delle risorse umane devono gestire un'ampia documentazione per motivi fiscali e per gestire l'onboarding e off-boarding.
La modulistica assicura che i loro nuovi assunti abbiano tutto in ordine. Tali dati possono includere i numeri di previdenza sociale e i test antidroga se le aziende li richiedono. Anche se l'IT crea moduli digitali, questo crea ancora più lavoro per le Risorse Umane. C'è il rischio di aggiungere un potenziale importante rallentamento nell'ottenere documenti importanti o creare un rischio per la sicurezza.
Con l'automazione, tutte le informazioni dei dipendenti possono essere compilate velocemente su moduli intelligenti, sia durante che dopo l'assunzione. I manager e i rappresentanti delle risorse umane non devono fare affidamento sul reparto IT per creare questi moduli.
Inoltre non dovranno imparare a gestirli attraverso ore di formazione. Si potranno già scegliere per i nuovi assunti la migliore assicurazione e i piani di benefici. I loro documenti possono essere organizzati in modo che il processo di iscrizione richieda pochi secondi invece di un'ora.
I moduli intelligenti richiedono un basso sforzo di apprendimento in modo che qualsiasi utente interno possa gestirli. Possono anche condividerli tra vari reparti e più persone con la massima comodità e archiviazione. Ogni individuo può rimanere organizzato per quanto riguarda le sue informazioni confidenziali e l'occupazione.
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