L'automazione dei processi è l'uso della tecnologia digitale per gestire i processi, snellirli e ridurre la quantità di tempo che richiedono. Di solito si tratta di una combinazione di software interattivo, bot e intelligenza artificiale. Un unico ombrello digitale gestisce tutti questi processi e li unifica in un tutto coeso. In breve, è uno strumento per iniziare una rivoluzione tecnologica e bisogna essere lì, pronti, il prima possibile.
Abbiamo parlato di Automazione digitale dei processi prima, così come di Automazione dei processi robotici che sono due diverse tecnologie utilizzate per automatizzare i processi. Si tratta di un mercato in rapida crescita per le aziende che cercano di ottenere più valore dal loro tempo e di allontanarsi da routine e processi obsoleti.
Molte aziende continuano ad adottare l'automazione dei processi, comprese le istituzioni finanziarie. Stanno vedendo un notevole risparmio di tempo e una riduzione dell'errore umano mentre diventano più agili e digitali.
Definizioni rapide
Automazione digitale dei processi (DPA): L'automazione digitale dei processi è un tipo di automazione che usa un software per semplificare o automatizzare i flussi di lavoro end-to-end, i compiti e le attività. Cerca di rimuovere quanto più lavoro manuale possibile, in modo che le persone possano concentrarsi sul processo decisionale.
Automazione dei processi robotici (RPA): L'automazione dei processi robotici è l'uso di bot facilmente programmabili per gestire compiti aziendali considerati banali e noiosi. Generalmente, i bot gestiscono un compito alla volta, ma spesso hanno capacità maggiori.
Sia la DPA che la RPA cercano di aumentare l'efficienza riducendo o eliminando i compiti che non aggiungono valore. Questi sono di solito dispendiosi in termini di tempo; per esempio l'inserimento dati. (Trova altri esempi qui) Spesso lavorano in tandem perché ognuno di essi svolge un ruolo diverso. Uno si concentra sui compiti inclusi in un'azienda, mentre l'altro si concentra sul processo globale end-to-end. La DPA può aiutare a guidare la RPA verso quali compiti dare priorità, mentre la RPA può fare il lavoro pesante di adempimento delle attività noiose richieste per gestire un'azienda.
3 esempi reali di automazione dei processi che migliorano l'efficienza
L'automazione dei processi è attualmente in funzione in diverse imprese e industrie. Supporta la logistica, per esempio negli ospedali, così come ottimizzare le operazioni bancarie. Qui presentiamo alcuni esempi.
Esempio 1: come le banche usano RPA e DPA per le richieste di prestito
Le banche hanno creato moduli interattivi per le richieste di prestito. Al contrario di pagine e pagine di informazioni compilate su un PDF, un cliente che cerca di ottenere un prestito può compilare e presentare la richiesta facilmente in pochi minuti piuttosto che in ore. Il responsabile prestiti può avere il modulo disponibile online o può inviare un invitodirettamenteal cliente. Dopo che il cliente presenta il modulo, tutte le parti coinvolte riceveranno esattamente e solo la parte di informazioni di cui hanno bisogno per andare avanti. Un'azienda può inviare risposte automatiche, conferme, comunicazioni come parte del workflow (DPA).
Come parte del processo, i richiedenti possono avere bisogno di presentare dati finanziari, indirizzi precedenti e storia lavorativa. Se un richiedente di un prestito non riesce a fornire queste informazioni o manca la documentazione, un addetto ai prestiti in carne ed ossa deve ricercarla manualmente e inserirla nel sistema di elaborazione dei prestiti. Altrimenti, devono delegare a un tecnico dell'inserimento dati e passare del tempo a verificare che tutte le informazioni siano accurate. La verifica richiede di fare telefonate e inviare lettere per confermare l'occupazione e le finanze con il potenziale mutuatario in questione.
L'RPA riduce il bisogno di fare tutte le verifiche manualmente. I bot possono individuare tutte le informazioni e recuperarle in pochi minuti. Dopo di che, i manager possono ricevere una notifica automatica che indica che il caso è pronto per la verifica della qualità, (se il processo è stato automatizzato completamente con la DPA) o il processore di prestiti può inviare un'e-mail per notificare la parte responsabile.
Esempio 2: usare la DPA per automatizzare i processi HR
Le risorse umane sono spesso molto impegnate nel reclutamento di nuovi dipendenti e nella gestione di quelli attuali. I documenti devono rimanere aggiornati per i dati finanziari, i benefici, ecc. Alcuni processi HR sono noiosi da gestire per i dipendenti e gli utenti interni, anche con un computer e una nuova tecnologia. Questi includono l'installazione da parte del reparto IT di nuove postazioni di lavoro per più candidati e l'assicurazione che abbiano account sicuri. Il tutto avviene simultaneamente.
Quando si usa la DPA per gestire questi processi, si riduce la necessità di richieste di persona, e-mail, telefonate. Si riduce anche la quantità di andirivieni tra i dipartimenti. Le risorse umane possono ridurre il tempo necessario per aggiornare i processi di 30-45 minuti. Non c'è bisogno di email o fogli di calcolo per organizzare i candidati e i dipendenti attuali. Invece, il settore aziendale può inviare comunicazioni automatiche, inviti a compilare moduli, richieste ad ogni parte coinvolta, esattamente quando ne hanno bisogno.
Esempio 3: implementazione della DPA per la gestione e le credenziali dei fornitori
Per alcune organizzazioni, come le banche, ci potrebbero volere fino a 3 mesi per inserire nuovi fornitori. La due diligence, la conformità, molti passaggi di approvazione e la quantità di lavoro manuale è impressionante. Quando automatizzi il processo, puoi pubblicare un Vendor Portal dove i nuovi fornitori possono caricare le loro informazioni e iniziare automaticamente il processo di credenziali. Ogni parte coinvolta riceve le informazioni richieste esattamente quando è necessario e solo ciò che è necessario. Comunicazioni, notifiche, aggiornamenti di stato, ecc. vengono inviati automaticamente dopo ogni decisione. Niente più chiamate al fornitore per richiedere le informazioni mancanti. Niente più chiamate ricevute dal fornitore per conoscere lo stato del processo.
Tutte le transazioni, interazioni, comunicazioni e documenti sono collegati al profilo del venditore. Niente più tirare a indovinare o ricerche nella posta elettronica. La DPA semplifica la gestione dei fornitori e permette un processo decisionale più veloce, il monitoraggio, la visibilità e la trasparenza. Rende più facile garantire che i fornitori siano conformi alle normative e che le loro credenziali siano legittime. Può anche trovare alternative ai fornitori attuali e identificare se c'è un fornitore che già fornisce la soluzione che si sta cercando.
Semplificare l'automazione dei processi con Virtus Flow
Gli esempi di cui sopra sono solo alcuni casi di automazione dei processi che migliorano le operazioni aziendali. Virtus Flow ha passato anni a perfezionare i suoi strumenti e software di automazione. I nostri flussi di lavoro digitali possono aiutare qualsiasi azienda in cerca di efficienza, trasparenza e agilità. Anche se non avete idea da dove iniziare, possiamo aiutarvi a identificare quali aree hanno margine di miglioramento.
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