L'analisiWorkflow è di solito indicata come la revisione continua dei processi operativi di un'azienda per identificare i punti deboli e i potenziali ostacoli al fine di aumentarne l'efficienza. I processi inefficienti possono danneggiare notevolmente le operazioni aziendali e le entrate complessive dell'azienda. Questo è solo uno dei motivi per cui è importante esaminarli regolarmente. Qualsiasi imprenditore o manager può condurre un'analisi del workflow e vederne notevoli benefici.
Perché le aziende hanno bisogno di eseguire l'analisi del Workflow ?
Grazie al cambiamento della tecnologia, ai nuovi requisiti di business, o anche ai cambiamenti della cultura organizzativa, i processi di business possono diventare inefficienti nel tempo. Per esempio, il Covid-19 ha costretto le organizzazioni a servire i clienti attraverso i canali digitali. A causa di questo drammatico cambiamento nel loro ambiente di business, sia la digitalizzazione dei processi che un nuovo modo di lavorare erano necessari per far sì che le aziende rimanessero operative. Non fare questo avrebbe significato un'elaborazione lenta o addirittura la perdita di clienti. Sono state messe in atto nuove dinamiche di lavoro e i processi intorno ad esse sono stati adattati alle nuove esigenze aziendali.
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Le nuove tecnologie aprono anche la porta a una migliore efficienza. In questo caso l'analisi del workflow aiuterebbe a identificare il percorso ottimale da seguire nell'esecuzione di un compito. Per esempio, la tecnologia Digital Process Automation permette alle imprese di sbarazzarsi dei compiti manuali e ripetitivi. In questo caso, un'analisi workflow permetterebbe ai manager di identificare tutti i compiti che possono essere automatizzati e quelli che non possono esserlo. Per questi ultimi, l'intervento umano sarebbe ancora necessario. Questo garantisce che il tempo che i dipendenti usano sia principalmente su compiti che aggiungono valore.
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Un altro esempio, un'azienda che ha 150 contabili e analisti finanziari all'interno di un unico reparto. Ognuno di loro fa un percorso diverso per creare e inviare le fatture. Non avere un processo standard in atto crea non solo incoerenza, ma può costare all'organizzazione molto denaro. Un'analisi del workflow ci permette di identificare il modo più efficiente di fare queste attività e mettere in atto i processi.
Passi necessari per l'analisi del Workflow
L'analisiWorkflow richiede un operatore umano in prima linea, per dirigere l'uso e gli obiettivi del software. Una volta implementati questi passaggi, l'elemento umano può essere gradualmente ridotto.
Intervistiamo i piani alti della dirigenza e i dipendenti di tutti i reparti
Ogni dipendente dell'azienda può fornire informazioni preziose che ti permettono di ottimizzare i processi aziendali. Ecco perché avete bisogno dell'opinione e della conoscenza di tutti prima di arrivare a una decisione finale. Parla sempre con gli utenti interni che gestiscono i progetti, piuttosto che fare affidamento solo sui manager.
I dipendenti impegnati nelle operazioni dirette possono fornire informazioni sui processi, sugli ostacoli, sulle aree di miglioramento e sui problemi in corso. Devono affidare queste informazioni al software o allo specialista incaricato di perfezionare i processi.
Controlla tutte le informazioni che ricevi. Guarda se i dati sono coerenti con la produzione giornaliera. Registra i metodi che stai usando per completare i compiti e cosa può causare ostacoli. Se possibile, crea una mappatura dei processi per organizzare le informazioni che ricevi.
Informatevi sulla fruibilità dei programmi e dei moduli digitali in questione. Alcuni moduli digitali da usare sul posto di lavoro sono noiosi e difficili da compilare. Scopri se le persone riescono ad usare regolarmente gli strumenti che hanno sul posto di lavoro.
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Documentare il tempo e le risorse
Per questo passo, si consiglia la "regola di Pareto". Questa regola segue il principio 80/20: l'80% dei problemi è causato dal 20% dei processi. Quindi, concentratevi sul cambiamento di quel piccolo numero di processi poiché hanno un impatto maggiore.
Chiedi ai dipendenti di monitorare quanto tempo richiede un processo. Completatelo con un software pertinente dove il vostro team può essere registrato a tempo. Alcuni programmi registrano il tempo automaticamente. Controllate i budget delle risorse e vedete quante sono usate regolarmente. Vedete se le utenze sono sovrautilizzate, o se la larghezza di banda è estesa. Identifica soluzioni più convenienti.
Registrate i modelli di errore ricorrenti e annotate le date in cui si verificano. Se si possono identificare i problemi che sono ripetitivi e che hanno più probabilità di verificarsi, i manager possono trovare soluzioni praticabili per loro.
Offrire suggerimenti
Dopo aver raccolto le informazioni necessarie e aver registrato il tempo e le risorse utilizzate, inizia ad attuare i suggerimenti per risparmiare tempo e denaro per la tua azienda. Il manager dovrebbe creare un piano dettagliato che affronti ogni livello aziendale per organizzare i suoi suggerimenti. Poi dovrebbe iniziare ad implementarlo non appena ottiene l'approvazione.
I dipendenti dovrebbero conoscere tutte le opzioni potenziali e avere l'opportunità di fornire un feedback. Così si possono modificare i suggerimenti all'interno del piano in base alle loro domande e preoccupazioni. Ascoltate sempre le persone che sono impegnate nelle operazioni quotidiane. Possono vedere potenziali insidie e soluzioni più facilmente di un manager.
Crea una proposta pertinente e una presentazione corrispondente da mostrare alle riunioni o alle interazioni individuali. Aggiungete una linea temporale e una data di completamento. Identificate i compiti e i metodi principali che dovrebbero avere la massima priorità.
In definitiva, vorrete convincere i piani alti ad approvare questi cambiamenti. Il CEO, il CFO e i capi dipartimento prendono le decisioni finali e hanno il maggior impatto sul loro reparto. Dovete dimostrare che automatizzare i flussi di lavoro e riprogettarli migliorerà il business nel suo complesso.
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