Man mano che le aziende si concentrano per rendere più efficienti le loro operazioni, gli strumenti di automazione dei processi aziendali diventano sempre più comuni sul posto di lavoro.
Per aiutarvi a capire i benefici e gli usi del software di Business Process Automation, abbiamo sviluppato un'analisi approfondita che copre:
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- Cos'è l'automazione dei processi aziendali (BPA)?
- Il ruolo del software di automazione dei processi aziendali
- Caratteristiche da cercare nel software BPA
- Domande frequenti
- La differenza tra DPA e RPA
- 20 Soluzioni popolari da cercare nel 2022
Cos'è l'automazione dei processi aziendali (BPA)?
La Business Process Automation o BPA è l'applicazione della tecnologia per regolare e semplificare i processi manuali ripetitivi. Viene anche chiamata automazione aziendale, trasformazione digitale o snellimento delle operazioni aziendali.
Viene utilizzato dalle aziende che cercano di ridurre gli errori umani, digitalizzare i flussi di lavoro, ridurre i costi e semplificare i processi in generale.
Il ruolo del software di automazione dei processi aziendali
Le aziende adottano il BPA per una serie di motivi. Tra questi, migliorare la qualità del servizio o ridurre il tempo e il denaro spesi per gestire le operazioni.
Quando automatizzate i processi aziendali, potete aspettarvi una maggiore efficienza, una riduzione significativa delle attività ripetitive, processi più snelli, una migliore allocazione delle risorse e un miglioramento generale della gestione task .
Anche se la maggior parte delle aziende può beneficiare del BPA, quelle che vedono i risultati più significativi sono le organizzazioni che hanno processi più complessi, molti processi in atto e grandi volumi.
Tuttavia, studi recenti mostrano che anche le piccole e medie imprese tendono a vedere grandi benefici.
Secondo Lato CRMl'88% delle PMI afferma che l'uso di piattaforme di automazione permette loro di competere con le aziende più grandi consentendo loro di:
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- muoversi più velocemente,
- chiudere rapidamente i contatti,
- dedicare meno tempo al lavoro,
- ridurre gli errori e
- offrire un migliore servizio clienti
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Caratteristiche da cercare in un software BPA
Quando capirete i vantaggi del software BPA, è probabile che deciderete di iniziare a cercare la soluzione che si adatta alle vostre esigenze. Per aiutarvi a navigare nel processo, ecco le 4 caratteristiche che vi sarà utile avere.
1- Flussi di lavoro complessi
Anche se BPA è un approccio più olistico di Workflow Automation Software, è importante cercare una soluzione BPA robusta. Queste offriranno potenti funzionalità di automazione workflow per aiutarvi ad automatizzare anche i processi più intricati.
I flussi di lavoro automatizzati permettono una migliore gestione di workflow , accelerano i risultati, migliorano la comunicazione e rimuovono i colli di bottiglia dei processi che impediscono ai team di rispettare le scadenze chiave.
2- Generazione di documenti
Un passo vitale nell'automazione dei processi per il tuo business è la digitalizzazione dei documenti o meglio ancora non strutturato data. Questo significa eliminare la gestione fisica dei documenti, dispendiosa in termini di tempo, e optare per un approccio completamente digitale.
Con la soluzione giusta, è possibile farlo facilmente in pochi clic. Questo si tradurrà in processi più veloci, maggiore visibilità per le parti interne ed esterne, e documenti sempre conformi.
ARTICOLO CORRELATO: Cosa sapere sull'automazione dei documenti?
3- Personalizzazione e modelli
Un'azienda completamente automatizzata è un'azienda che serve i bisogni dei propri clienti e dipendenti automatizzando i processi in un modo che si adatta a loro. Offre un'interfaccia utente intuitiva e tiene in mente il cliente finale.
È importante quindi che lo strumento permetta di personalizzare e/o creare flussi di lavoro complessi da zero. Una libreria di modelli vi permetterà di accelerare l'implementazione e vedere un ROI più veloce.
4- Reports
Per prendere decisioni informate avete bisogno di data. Ma data di per sé non dice molto.
Avere uno strumento che vi permette di creare reports per i KPI che vi interessano velocemente vi farà risparmiare molto tempo e mal di testa.
F.A.Q. sull'automazione dei processi aziendali
Quando parliamo con i clienti, spesso riceviamo domande simili sul BPA e su come è diverso dalle altre tecnologie. Ecco alcune delle domande più frequenti che ci vengono poste.
Qual è la differenza tra la Business Process Automation e la Robotic Process Automation?
Anche se sia BPA che RPA hanno scopi simili, BPA è l'ombrello che descrive l'automazione ad un livello superiore.
RPA, d'altra parte, è una tecnologia di automazione specifica utilizzata per automatizzare i compiti manuali in un più grande workflow.
BPA e Business Process Management (BPM) sono la stessa cosa?
Questi termini vengono spesso confusi, ma c'è una differenza.
BPA è l'uso di tecnologie di automazione per interrompere le operazioni e migliorare l'efficienza.
Il Business Process Management, d'altra parte, descrive l'insieme o le regole in cui i processi di business di un'azienda sono gestiti o eseguiti.
Quali sono alcuni dei settori/aziende che beneficiano maggiormente del BPM?
Anche se tutte le organizzazioni beneficiano dell'automazione, le industrie con un gran numero di processi e le aziende medio-grandi con un maggior grado di complessità ne beneficiano maggiormente.
Altri elementi chiave per determinare se un'azienda ne beneficerà maggiormente sono:
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- Quanto sono importanti le informazioni accurate e la gestione
- Volume e frequenza delle richieste
- Necessità di rispettare le politiche normative e di standardizzare i processi
- Necessità di accedere data real time
Quali sono alcuni processi aziendali che possono essere automatizzati?
Oggi c'è la tecnologia per automatizzare quasi tutti i processi aziendali.
Alcuni di questi processi, solo per citarne alcuni, sono:
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- processo di assunzione
- imbarco dei dipendenti
- richieste di ferie
- elaborazione delle richieste
- ordini di acquisto
- gestione del progetto
Quanto costa il Business Process Automation Software?
Il costo di una soluzione di automazione dipende da molti fattori. Tra i quali:
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- numero di dipendenti che devono utilizzare la soluzione
- funzionalità che si desidera includere
- Tipo di tecnologia di automazione (si tratta di un sistema BPM o di uno strumento verticale come un sistema di CRM o di contabilità?)
- Necessità di integrazioni e personalizzazioni di terze parti (ne avete bisogno o no?)
- Posizione di data (è su cloud o on-premise?)
- Supporto Tecnico
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Software BPA: DPA e RPA
Gli strumenti di automazione dei processi aziendali esistono da molto tempo. Nonostante ciò che molti pensano, l'automazione aziendale non è qualcosa di nuovo. Da anni aiuta le aziende a scalare e a diventare più efficienti.
Tuttavia, con l'evoluzione delle tecnologie, le piattaforme BPA si sono trasformate in altre forme, come l'automazione robotica dei processi (RPA) e l'automazione digitale dei processi (DPA).
L'automazione dei processi digitali è il processo di snellimento dei flussi di lavoro, delle attività manuali e della gestione delle informazioni che trasforma i processi in processi digitali. È la nuova generazione di BPM che unifica diverse tecnologie per automatizzare i processi aziendali ripetitivi end to end.
LEGGI CORRELATO: Che cos'è l'automazione digitale dei processi?
L'automazione robotica dei processi (software RPA) è più tecnica e mira ad automatizzare le attività utilizzando dei robot. Ad esempio per la riconciliazione delle transazioni, il trasferimento di data da un sistema all'altro o l'analisi di un documento.
LEGGI CORRELATO: Che cos'è l'automazione robotica dei processi?
Diverse forme di software di automazione dei processi servono a scopi diversi e risolvono diverse sfide organizzative.
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20 popolari software di automazione dei processi aziendali
Abbiamo incluso entrambe le soluzioni DPA e RPA che dovete conoscere.
Soluzioni DPA
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- Virtus Flow
- Processmaker
- Kissflow
- Kofax
- Quickbase
- Quixy
- Nintex
- Flowingly
- Checkbox
- AirSlate
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Soluzioni RPA
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- Automazione dei processi robotici IBM
- UIPath
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- RocketBot
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- ElectroNeek
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- Automatizzare
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