"Scegliere un software di gestione Workflow che si adatti alle vostre esigenze"
Quando si gestiscono tutte le parti mobili associate alla gestione di un'azienda, è comune che le cose vadano storte. Mentre i dipendenti se ne vanno, ne arrivano di nuovi, i vostri clienti hanno esigenze diverse, e per quanto la crescita sia fantastica, a volte può essere anche dolorosa. Avete bisogno di aiuto.
È qui che entra in gioco il software di gestione workflow .
In questo blog, discuteremo ciò che dovete sapere sul vostro prossimo software di gestione workflow e le caratteristiche che dovreste cercare quando scegliete la soluzione che si adatta alle vostre esigenze.
Cos'è il software di gestione workflow ?
Workflow software di gestione sono piattaforme utilizzate per definire, automatizzare e migliorare i flussi di lavoro e i processi di un'organizzazione per migliorare l'efficienza, ridurre gli errori ed eliminare le attività ripetitive.
Man mano che le aziende crescono e i reparti si evolvono, il software di gestione del workflow diventa una necessità poiché la gestione dei compiti diventa più complicata senza l'aiuto di una soluzione software.
Cose chiave da sapere
Quando si familiarizza con il software di gestione workflow , ci sono tre domande chiave a cui si dovrebbe saper rispondere:
1- Per cosa dovrei usare il software di gestione workflow ? Per snellire i processi aziendali. Non importa la dimensione della tua azienda, mantenere la piena visibilità dei progetti attivi e delle scadenze è fondamentale.
Workflow Gli strumenti di gestione aiutano a migliorare la trasparenza tra gli uffici e la comunicazione interna. Così come contribuisce ad avere real time accesso alle informazioni.
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2- Come si usa il software? Tutte le soluzioni funzionano in modo diverso e, idealmente, possono essere adattate alle vostre esigenze specifiche. È importante assicurarsi che la soluzione scelta vi aiuti a personalizzare i flussi di lavoro che funzionano per le vostre esigenze uniche.
3- Chi ha bisogno del software di gestione workflow ? Qualsiasi azienda che vuole digitalizzare o risparmiare tempo automatizzando i processi.
È altamente consigliabile per le aziende che stanno crescendo velocemente o con più di 30 persone, poiché iniziano ad avere un certo grado di complessità.
Le soluzioni di automazione dei processi danno potere ai membri di team , supportano i project manager e aiutano i team di gestione a risparmiare tempo e denaro.
Software di gestione delWorkflowvs Software BPM
Workflow Il software di gestione è l'evoluzione degli strumenti BPM.
Ogni organizzazione funziona attraverso una serie di processi. Possono essere progettati intenzionalmente o seguiti in modo naturale. Gli ultimi sono quelli che i dipendenti seguono, forse per senso comune, ma che non sono stati stabiliti in precedenza.
Il software BPM è un'applicazione che aiuta a modellare, automatizzare, eseguire, controllare, misurare e ottimizzare i processi aziendali. Clicca qui per saperne di più sugli usi del BPM.
Il concetto di automazione workflow non è nuovo, anche se ultimamente ha guadagnato più popolarità.
Prima che strumenti più accessibili e facili da usare workflow apparissero sul mercato, le organizzazioni usavano soluzioni BPM. Queste erano solo costose, complesse da implementare e richiedevano più risorse da distribuire in generale.
I moderni strumenti di gestione workflow sono più accessibili e facili da usare. Per questo motivo, non solo le grandi aziende ma anche quelle più piccole si sono rivolte a queste soluzioni per ottimizzare le loro operazioni.
Processi come l'onboarding dei dipendenti, le richieste di acquisto, le applicazioni, ecc. sono ora digitali grazie a queste tecnologie.
Qual è quello giusto per voi?
Come abbiamo detto prima, quando si tratta di soluzioni software non c'è quasi mai uno strumento unico per tutti. La soluzione giusta per la vostra azienda sarà basata sul vostro prodotto o servizio, la dimensione del vostro team, i vostri strumenti di gestione disponibili e i vostri obiettivi.
Tuttavia, si applicano alcuni principi guida.
Se siete una piccola azienda che cerca di ottimizzare i processi generali (quelli che la maggior parte delle aziende ha), ad esempio l'onboarding dei dipendenti, l'ordine di acquisto, l'onboarding dei clienti, è probabile che troviate una soluzione di automazione workflow con modelli disponibili che potete iniziare a usare subito.
Questa opzione sarà (nella maggior parte dei casi) la soluzione più efficace in termini di costi e di tempo.
Tenete presente che questa sarà l'opzione più praticabile se:
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- non necessitano di particolari modifiche personalizzate,
- non hanno esigenze di integrazione uniche.
Se,
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- hanno processi specifici per il settore o per l'azienda,
- stanno cercando di automatizzare un gran numero di processi diversi (provenienti da reparti diversi)
- hanno esigenze di personalizzazione complesse,
- creare campi personalizzati e basi elaborate di data , oppure
- necessità di integrarsi con apps di terze parti che non sono di uso comune.
Allora potreste aver bisogno di una soluzione di Business Process Management che vi offra maggiore flessibilità e capacità di automatizzare i vostri processi.
Caratteristiche dei migliori strumenti di gestione Workflow
Quando cercate uno strumento di gestione di workflow , assicuratevi che abbia queste 6 caratteristiche chiave:
1- Workflow senza codifica
Come abbiamo detto sopra, soluzioni come il BPM spesso richiedono ai dipartimenti IT di configurare flussi di lavoro ed eseguire codice complesso in background. Questo aggiunge tempo e denaro al vostro periodo di implementazione e vi impedisce di essere operativi in modo efficiente.
Con i sistemi di gestione no-code workflow , il tuo team avrà solo bisogno di aggiungere campi, trascinare e rilasciare funzioni, aggiungere approvazioni e logica. È facile, intuitivo ed efficiente.
Le soluzioni di automazione dei processi digitali sono l'ultima generazione di BPM e potrebbero essere proprio ciò di cui la tua azienda ha bisogno. Segui il link qui sopra per approfondire l'argomento.
2- Integrazione con altre piattaforme
I flussi di lavoro della vostra azienda possono già essere complessi. Quindi perché aggiungere problemi alla vostra organizzazione con una moltitudine di piattaforme?
Una parte cruciale della tua ricerca dovrebbe includere domande su come funzionano le integrazioni delle app.
Se volete automatizzare la gestione dei clienti, ad esempio, potete prendere in considerazione soluzioni che si integrino perfettamente con il vostro CRM. Questi flussi di lavoro automatizzati vi faciliteranno la vita e forniranno servizi migliori ai vostri clienti.
3- Tecnologia basata sul cloud
La tecnologia basata sul cloud è fondamentale per qualsiasi soluzione software che si acquista.
I vantaggi includono un tempo più breve per l'implementazione, un tempo di manutenzione inferiore, un costo energetico e un rischio ridotti, meno controlli e un ripristino più rapido, tra gli altri.
Le offerte on-premise possono essere una buona soluzione per alcuni tipi di attività. Dipenderà dalla complessità del business e dai regolamenti di conformità.
Tuttavia, l'utilizzo di soluzioni basate sul cloud semplificherà attività quali aggiornamenti, manutenzione, disaster recovery, ecc.
4- Prezzi trasparenti
Le tasse nascoste sono dannose per il futuro del vostro progetto e possono danneggiare la vostra azienda a lungo termine.
Quando negoziate con un potenziale venditore, assicuratevi di conoscere in anticipo tutti i dettagli.
Per alcuni avrebbe senso bloccare i contratti annuali o triennali. Naturalmente dipenderà dal vostro tipo di business e da quanto velocemente pensate che le esigenze del business possano cambiare.
5- Le giuste funzionalità
Il miglior software di gestione workflow offrirà le giuste funzionalità che rendono i vostri processi più facili ed efficienti. Quando si acquista, si dovrebbe cercare:
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- Modelli pre-costruiti che aiutano i membri di team a replicare le operazioni per ridurre l'inserimento manuale. A meno che i tuoi processi non siano molto specifici e tu debba costruirli da zero.
- Opzioni di trascinamento per una facile personalizzazione
- Strumenti di automazione complementari come strumenti di gestione dei progetti o funzioni di reporting. Questo vi aiuterà a fare di più con i vostri investimenti IT.
- Team funzioni di collaborazione che vi aiutano a centralizzare e semplificare la comunicazione.
- Facile integrazione con terze parti apps.
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6- Buona assistenza clienti
È importante che tu scelga un'azienda che faccia sentire te e i membri del tuo team come una priorità.
Anche i processi standardizzati e chiari saranno di grande aiuto, poiché semplificheranno le comunicazioni e le richieste.
Vorrai prestare attenzione ai tempi di risposta, ai processi di pre-vendita e a qualsiasi altro indicatore di come il fornitore ha strutturato bene i suoi processi. Tutti questi contribuiranno a una buona assistenza clienti.
Guida essenziale per qualsiasi progetto di automazione dei processi aziendali.
Il miglior software di gestione Workflow
La migliore piattaforma di gestione workflow è quella che si adatta alle vostre esigenze organizzative e supporta la vostra linea di fondo.
Ricordatevi di cercare uno strumento che offra un workflow senza codice, che si integri con il vostro altro apps, che sia basato sul cloud e che dia informazioni trasparenti sui prezzi, che fornisca funzioni di automazione degli SLA e che vi dia un servizio clienti senza pari.
La cosa più importante da considerare quando si acquista un software di gestione workflow nel 2022 sono gli obiettivi della vostra azienda, gli indicatori di performance chiave e le vostre esigenze team.
5 potenti software di gestione Workflow che non conoscevi
1- Virtus Flow
È un software di gestione completamente No-Code Workflow che permette di automatizzare qualsiasi processo aziendale senza codifica. Questo rende più facile per chiunque automatizzare i propri processi anche senza competenze informatiche.
Le caratteristiche principali includono:
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- Automazione basata su regole workflow
- Forme dinamiche intelligenti
- Automatico task, attivazione di eventi, notifiche, ecc.
- Automazione dei documenti, condivisione automatica di data e storage
- Gestione compiti
- Integrazione con la piattaforma di firma elettronica
- Audit Trails automatici
- Gestione dei progetti e di Ticket apps
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2- Wrike
Si categorizzano come un software di gestione workflow , tuttavia può essere più adatto per le squadre che cercano di tracciare meglio i compiti e il lavoro associato ai progetti. Aiuta ad automatizzare le richieste, le fasi di approvazione e a tracciare il tempo per progetto.
3- Quixy
Vi aiuta a modellare processi, costruire flussi di lavoro e costruire applicazioni. Offre soluzioni per diverse aree e modelli per una distribuzione più rapida. Adatto per la gestione di task , automazione dei processi, generazione di documenti, ecc.
4- Kintone
Vi permette di mappare i vostri flussi di lavoro, assegnare compiti e automatizzarli. Offre una libreria di processi per diverse aree di business. Le caratteristiche includono workflow gestione e software di gestione dei progetti.
5- BreakOut
È un software a basso codice/no code workflow . Sostiene di essere in grado di automatizzare qualsiasi processo aziendale. Tuttavia dal video esplicativo sembra che possa essere in grado di automatizzare processi che non sono molto complessi. Le caratteristiche includono moduli dinamici, task gestione e collaborazione.
Cosa dovete sapere e fare prima di automatizzare il vostro processo
Molte aziende investono ingenti risorse alla ricerca del miglior strumento di automazione.
Tuttavia, è necessario ricordare che il software è solo una parte della soluzione.
Affinché il vostro progetto di automazione abbia successo, dovete avere un quadro chiaro del vostro processo e degli obiettivi che state cercando di raggiungere o dei problemi che volete affrontare.
È consigliabile investire del tempo per mappare correttamente il proprio processo.
Se non l'avete mai fatto prima, ecco come come mappare il vostro processo.
Conclusione
Workflow Il software di gestione è uno strumento utile per le aziende in crescita che cercano di automatizzare le operazioni, aumentare l'efficienza e accelerare le attività di routine.
Non c'è una grande differenza tra il software di automazione workflow e gli strumenti BPM. Il primo è l'evoluzione più moderna del secondo.
Quando si acquista una soluzione di gestione workflow identificare quali sono le vostre esigenze aziendali. Poi cercate una soluzione che soddisfi tutti questi requisiti.
Abbiamo considerato alcuni punti validi che meritano una certa attenzione quando si acquistano queste soluzioni.
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- no code automazione
- facile integrazione
- tecnologia basata sul cloud
- prezzi trasparenti
- buon supporto clienti
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