"Stare al passo con i cambiamenti organizzativi attraverso strumenti di alto livello"
Come proprietario di un'azienda, saprai che cercare di controllare i cambiamenti organizzativi è praticamente impossibile, poiché ci sono spesso sfide imprevedibili e situazioni che sfuggono al vostro controllo. Come esperti del settore, tuttavia, sapete anche che anticipare il cambiamento e cercare di mitigare l'imprevedibilità è fondamentale. Un ottimo modo per sostenere questi sforzi è l'implementazione di strumenti di gestione del cambiamento e di soluzioni software a supporto. Immergiamoci!
Cos'è il Change Management?
Secondo Prosci, il change management è la disciplina che guida il modo in cui prepariamo, attrezziamo e sosteniamo gli individui ad adottare con successo il cambiamento per guidare il successo e i risultati organizzativi.
La gestione del cambiamento si concentra sulle azioni che i manager possono intraprendere per influenzare le persone nelle loro posizioni individuali. Così come fornire un approccio strutturale al cambiamento in azienda e i flussi di lavoro che permettono transizioni senza soluzione di continuità.
Al contrario della gestione della distribuzione, "la gestione dei cambiamenti riguarda più il modo in cui le persone coinvolte lavorano con i processi e gli strumenti che cambiano, mentre la gestione della distribuzione riguarda più il processo specifico dietro la consegna di funzionalità e servizi alla produzione". Potete imparare di più su come lavorano insieme qui.
Fasi del processo di change management
The Harvard Business School ha identificato cinque passi nell'implementazione della gestione del cambiamento come parte dei processi aziendali all'interno dell'organizzazione. Questo approccio passo dopo passo vi aiuterà a guidare i vostri cambiamenti organizzativi fino alla realizzazione.
1. Preparare l'organizzazione al cambiamento
Introdurre i dipendenti ai cambiamenti imminenti aiuta a creare un cambiamento culturale e una comprensione di ciò che deve essere realizzato e perché. Questo è il passo in cui vorrete presentare i problemi da risolvere, la linea temporale, le aspettative e gli strumenti da usare.
2. Creare una visione e un piano per il cambiamento
Per aiutarvi a creare una visione e un piano di cambiamento, dovreste rispondere a quattro domande chiave:
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- Quali obiettivi aiuteranno l'organizzazione a lavorare verso questo cambiamento?
- Quali sono i nostri indicatori chiave di performance e come misureremo il successo?
- Chi supervisionerà il compito di implementazione del cambiamento? Dobbiamo assegnare un project manager?
- Qual è lo scopo del progetto?
3. Attuare i cambiamenti
Ora è il momento di mettere in pratica il vostro piano e iniziare a fare passi verso il cambiamento. Il processo di gestione deve tenere conto della definizione di obiettivi a breve e a lungo termine, deve seguire il piano originale e del mantenimento dei dipendenti in grado di mitigare e prevenire gli ostacoli. La trasparenza e la continua comunicazione sono la migliore politica quando si implementano i cambiamenti.
4. Incorporare i cambiamenti nella cultura e nelle pratiche aziendali
Una volta che il cambiamento organizzativo in questione è stato implementato, è facile ricadere nelle vecchie abitudini e tornare ai vecchi errori. Affinché il cambiamento sia veramente efficiente - specialmente quando si tratta di nuovi software e strumenti - è importante analizzare l'impatto che il cambiamento avrà sulla cultura e continuare a incoraggiare i dipendenti ad abbracciare i miglioramenti.
→ Cosa devi sapere sull'analisi dei processi di business
→ AnalisiWorkflow: Migliori pratiche e strumenti per l'efficienza
5. Esaminare i progressi e analizzare i risultati
Ormai ci avete sentito parlare dell'importanza dell'analisi dei dati più e più volte, e la gestione del cambiamento non fa eccezione. Sia che abbiate implementato una nuova soluzione di gestione, sia che abbiate adattato i processi di cambiamento interni , l'unico modo per misurare il successo è quello di esaminare i progressi e analizzare i risultati. Se avete risposto accuratamente alle domande del primo passo, questo passo dovrebbe essere facile e darvi solo informazioni utili e pertinenti.
Migliori pratiche di gestione del cambiamento
Una volta seguiti i passi di cui sopra, è possibile iniziare a perfezionare il processo di gestione del cambiamento e implementare le migliori pratiche per migliorare il workflow. Articoli recenti hanno identificato quattro tendenze di gestione del cambiamento da seguire:
1. Maggiore consapevolezza e supporto mentre i team di sviluppo aumentano la dipendenza dagli strumenti di gestione del cambiamento.
2. Applicazione più ampia e frequente. Molte organizzazioni stanno scegliendo di usare metodologie formali di gestione del cambiamento che forniscono struttura e coerenza, permettendo una facile adozione.
3. Aumento della maturità della gestione del cambiamento, nel senso che ci si aspetta che le aziende nominino un Change Management Officer o un team esecutivo per supervisionare la gestione del cambiamento organizzativo.
4. Maggiore necessità di istruzione e formazione, dato che i dipendenti si aspettano e desiderano una maggiore conoscenza e ruoli più rilevanti per effettuare il cambiamento.
Cosa sono gli strumenti di gestione del cambiamento e qual'è la loro importanza?
Secondo Whatfix, "Gli strumenti di gestione del cambiamento sono pezzi di software che le aziende utilizzano durante i periodi di cambiamento organizzativo per rendere il processo il più fluidopossibilee senza interruzioni per dipendenti, manager e clienti. Naturalmente, proprio come ci sono diversi tipi di cambiamento in azienda, ci sono anche molti diversi tipi di strumenti di gestione del cambiamento".
In parole più semplici, gli strumenti di gestione del cambiamento possono aiutare le organizzazioni come la vostra a gestire il cambiamento strategico di trasformazione(la trasformazione digitale è un ottimo esempio), i cambiamenti strutturali come le fusioni e le acquisizioni, i cambiamenti correttivi e anche i cambiamenti incentrati sulle persone, come le nuove assunzioni e i cambiamenti di ruoli e responsabilità. Può anche supportare i manager con programmi di formazione e i rappresentanti degli account nei loro sforzi di supporto ai clienti.
Ora conoscete la definizione di un processo dettagliato per la gestione del cambiamento, ma quali sono gli strumenti di gestione del cambiamento che possono sostenere questi cambiamenti? I principali strumenti che abbiamo identificato sono:
- Diagrammi di flusso/mappe dei processi
- Analisi ADKAR
- Mappatura culturale
- Analisi del campo di forza
- Analisi degli investitori
- Modello di cambiamento in 8 fasi di Kotter
- Il modello di cambiamento di Lewin
- Grafici di Gantt
Anche se sono tutti diversi a modo loro, l'obiettivo principale di ogni strumento è quello di permettere ai manager di aumentare le conoscenze e le risorse e sostenere il lavoro in ogni fase del processo di cambiamento. Attraverso l'uso di questi strumenti, le organizzazioni sono in grado di pianificare meglio come il cambiamento sarà implementato e misurato, come i dipendenti saranno responsabilizzati e come la gestione dei problemi sarà affrontata.
Per coloro che sono concentrati nella gestione dei servizi, approfittare di questi strumenti permette alle aziende di mantenere un processo senza soluzione di continuità e mantenere una cultura incentrata sul cliente senza interruzioni.
→ Cosa c'è da sapere sul Customer Onboarding senza problemi
Caratteristiche dei migliori strumenti di gestione dei cambiamenti
Oltre agli strumenti di cui sopra, sono disponibili soluzioni di IT Service Management (ITSM) che supporteranno i vostri flussi di lavoro di cambiamento e gestiranno efficacemente l'implementazione. Alcune caratteristiche che dovreste considerare quando cercate una soluzione software di supporto sono:
Supporto alla libreria di infrastrutture: Una libreria di infrastrutture è un insieme di pratiche dettagliate per la gestione dei servizi IT che si concentra sull'allineamento dei servizi IT con le esigenze del business. È importante trovare una soluzione che si allinei alle vostre esigenze e supporti sia i vostri obiettivi aziendali che i vostri processi di back-end.
Funzionalità per gestire il monitoraggio: Confrontare il piano del progetto con l'avanzamento effettivo del progetto vi aiuterà a regolare la vostra linea temporale e a rispettare i piani. Assicuratevi di cercare una soluzione che abbia robuste funzionalità di monitoraggio e reporting per aiutarvi a mantenere una visione a 360 gradi del vostro progetto.
Portale di assistenza: Parliamo spesso dell'importanza di scegliere aziende che forniscono un servizio clienti di prim'ordine per i loro clienti. Questo è particolarmente importante per gli strumenti di gestione del cambiamento, dove si dovrebbe puntare ad avere un rappresentante dell'account dedicato e un portale di assistenza dove è possibile gestire le segnalazioni, accedere alle FAQ e ottenere le risorse necessarie per stare al passo con il cambiamento.
Service desk per la risoluzione degli eventi: Molto simile ai portali di assistenza, i service desk sono un altro modo in cui le aziende mantengono forti relazioni con i loro clienti e li accompagnano in ogni passo. Una soluzione di gestione dei cambiamenti che offre un service desk con risoluzione degli eventi vi farà risparmiare seccature in futuro.
