L'offboarding dei dipendenti è "il processo che porta alla separazione formale tra un dipendente e un'azienda attraverso le dimissioni, la cessazione o il pensionamento". (Bamboo HR)
L'intero processo è vitale per mantenere la vostra azienda sicura, protetta e al riparo. Ma è spesso trascurato o non gestito correttamente, il che può portare a problemi lungo la strada.
Perché è così importante e quali sono i passi giusti da fare? Approfondiamo.
Perché il tuo Offboarding dei dipendenti è importante
» In poche parole: è conveniente per voi!
Una delle conseguenze più gravi di un offboarding sbagliato può risultare in gravi vulnerabilità aziendali, come violazioni dei dati e accesso non autorizzato a informazioni riservate.
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Inoltre, quando un dipendente lascia la vostra azienda in modo positivo, è probabile che parli bene della vostra azienda e persino che vi mandi clienti o potenziali dipendenti.
Se se ne vanno con l'amaro in bocca, possono anche consigliare alla gente di non usare i vostri servizi. O ancora peggio, a seconda di quanto male vi siete lasciati, potrebbero addirittura pubblicarlo sui social media.E sappiamo tutti l'effetto che ciò può avere.
» Per prevenire l'ultimo scenario, uno dei principali obiettivi dell'offboarding è trasformare tutti gli aspetti negativi in positivi.
A lungo termine, preservare la reputazione della vostra organizzazione è importante sia per l'acquisizione che per la conservazione. Un offboarding appropriato ridurrà la possibilità di incomprensioni dopo che il dipendente se ne sarà andato - ciò potrà influenzare la cultura della vostra azienda e i vostri profitti.
Nel caso del pensionamento o del passaggio a un lavoro "migliore", perdere dipendenti di lunga data o esperti può sembrare una sfida difficile da superare. Con il giusto piano di offboardingTuttavia, sarete in grado di raccogliere tutte le conoscenze chiave che hanno acquisito nel tempo e garantire una transizione senza problemi quando se ne vanno.
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Cosa comporta un processo di Offboarding dei dipendenti?
Quando un dipendente se ne va, ci sono passi vitali da fare. Dal comunicare correttamente la partenza al resto del team al cambiare le password, ritirare le carte di credito, trasferire l'accesso ed eseguire un colloquio di uscita.
Se un dipendente se ne va per conto suo, è meglio fargli creare una lista dei suoi compiti quotidiani, scrivere tutte le password e dare al suo manager l'accesso a tutte le informazioni. Questo porterà ad un più agevole trasferimento di conoscenze e doveri quando un nuovo dipendente ne prenderà il posto.
Se un dipendente non se ne va alle proprie condizioni, tuttavia, ci sono diversi passi da fare.
Devono ancora consegnare tutte le password, restituire le carte di credito, le chiavi dell'auto, così come eseguire qualsiasi trasferimento di beni richiesto. (Trovate i dettagli in Lista di controllo offboarding)
Ci può essere un po' di contraccolpo da parte del dipendente in questo caso, quindi è sempre meglio passare attraverso il reparto delle risorse umane quando si richiedono questi articoli.
Se questo processo non è gestito correttamente, il dipendente in partenza può andarsene con informazioni aziendali estremamente preziose. Per questo motivo è necessario controllare l'accesso alle informazioni in modo intelligente, ma questo sarà un argomento per un altro giorno.
Sì, le carte di credito possono essere annullate e le password possono essere cambiate, ma c'è sempre il rischio che l'ex-dipendente possa arrecare gravi danni all'azienda o alla sua reputazione se non vengono adottate le misure adeguate.
» Gravi rischi, come perdita dati, riservatezza, violazioni di dati e sicurezza, e fondi sprecati sono serie possibilità quando un processo di offboarding dei dipendenti non è gestito correttamente.
Impara come automatizzare il tuo processo di Offboarding in modo semplice e veloce!
Come licenziare un dipendente nel modo giusto
Quando si determinano i passi giusti da fare quando i dipendenti se ne vanno, è meglio seguire una lista di controllo per l'offboarding dei dipendenti. Basta seguire questi passi per controllare ogni parte del processo.
Passo 1: supervisionare un'intervista di uscita
Passo 2: Disabilitare l'inoltro delle email e la condivisione di dati
Passo 3: Rimuovere l'accesso a tutti i dati, applicazioni e servizi
Passo 4: Creare nuove password - sia per le informazioni personali del dipendente che per le password condivise dai loro team
Passo 5: Riassegnare i compiti quotidiani e le agende mensili ai dipendenti attuali
Passo 6: fare ogni tentativo per finire in modo positivo
Perché automatizzare l'offboarding dei dipendenti
Come potete vedere sopra, ci sono parecchi elementi da controllare quando un dipendente lascia un'azienda. Il modo migliore per assicurarsi che non ci siano passi saltati quando un dipendenteè in uscita, è quello di creare flussi di lavoro automatici di offboarding.
Con l'automazione dell'offboarding è possibile:
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- Creare regole e logica per assicurare che ogni passo sia gestito dalla persona giusta al momento giusto
- Concedere e negare l'accesso alle informazioni
- Raccogliere password e informazioni sensibili in modo sicuro
- Impostare promemoria per cambiare le password e aggiornare i responsabili dei compiti
- Impostare un processo di offboarding standard seguendo le migliori pratiche
- Assicurare una transizione senza problemi trasferendo i compiti quotidiani ad altri membri del team
Conclusione
L'offboarding dei dipendenti è importante sia per i membri del team che per le organizzazioni.
Quando si utilizza la giusta soluzione di automazione del workflow, ci si assicura che il piano di offboarding funzioni al meglio.
Le risorse dell'azienda rimangono all'interno, il trasferimento delle conoscenze è completato e il ciclo di vita del dipendente si conclude in modo soddisfacente.
Il turnover non è mai facile, ma quando si utilizzano gli offboarding workflows della Virtus Flow, è possibile garantire una transizione più agevole e controllata dei dipendenti.
