Lavorare su una SOP? Questa è la tua guida.
Determinare un programma per le vostre attività interne è il modo migliore per garantire la continuità del business, l'efficienza operativa e i migliori servizi possibili per i vostri clienti. Ma non tutte le organizzazioni dispongono di documenti esplicativi, il che porta a compiti ripetitivi, errori umani e passi trascurati che potrebbero far risparmiare tempo e denaro.
È qui che entrano in gioco le Standard Operating Procedures (SOP).
Cos'è una Standard Operating Procedure (SOP)?
Secondo Chron, una Standard Operating Procedure è un modo per aumentare le probabilità di eseguire un lavoro coerente e di alta qualità.
“A Standard Operating Procedureo SOP, è un documento che fornisce istruzioni passo per passo su come eseguire una particolare attività aziendale. Queste possono essere attività come la produzione o la registrazione".
Anche se la maggior parte delle SOP sono presentate come documenti di testo, possono anche contenere immagini o video per aiutare a chiarire le loro istruzioni, spiegano.
Alcune aree che possono trarre grande beneficio da ben scritte Standard Operating Procedures sono:
ONBOARDING DEL CLIENTE
Un processo coerente di inserimento dei clienti è una delle Standard Operating Procedures più importanti che creerete come azienda. Quando create il documento, assicuratevi di essere i più dettagliati possibile per garantire che tutte le parti comprendano esaustivamente ciò che comporta l'onboarding del cliente.
Il 63% dei clienti considera il livello del programma di onboarding aziendale quando prende una decisione di acquisto.
Automatizza il tuo Customer Onboarding e segui le tue SOP ogni volta
PROCESSI DI MARKETING
Sia che la vostra azienda si concentri sul creare consapevolezza attraverso sofisticate campagne via e-mail o semplicemente sullo sviluppo di didascalie creative per le vostre piattaforme di social media, una SOP può aiutare i vostri membri del team a seguire le istruzioni passo dopo passo.
Avendo un documento scritto che favorisce l'uniformità, non solo renderete il processo aziendale più facile, ma risulterà anche in un migliore e più coinvolgente marketing.
Stai scrivendo una SOP per il tuo reparto marketing ? Questo vi aiuterà.
OPERAZIONI DI VENDITA
Chron ha condiviso che le SOP di vendita sono passi che standardizzano le funzioni di vendita di routine. L'obiettivo è che ogni dipendente coinvolto nel processo di vendita esegua le funzioni di vendita allo stesso modo ogni volta.
La creazione di una SOP per il tuo reparto vendite snellirà i processi di vendita e migliorerà le loro prestazioni. Fornirai loro passi testati da seguire ogni volta. Non lasciando spazio all'improvvisazione, ma fornendo loro un manuale solido e verificato su come raggiungere i risultati.
ATTIVITÀ DELLE RISORSE UMANE
Le risorse umane possono trarre vantaggio dalle Standard Operating Procedure nelle aree relative a benefici, compensazione, pre-assunzione, impiego e separazione. Ad un livello elevato, questo farà risparmiare alle vostre risorse umane tempo e denaro e migliorerà la vostra cultura interna riducendo le responsabilità.
Un ottimo onboarding dei dipendenti può migliorare la fidelizzazione dei dipendenti dell'82%.
Inserisci i dipendenti senza problemi, indipendentemente da dove si trovino. Automatizza e digitalizza le tue risorse umane!
PROCEDURE INTERDIPARTIMENTALI
Una sana cultura aziendale promuove canali di comunicazione aperti. Per incoraggiare ciò, la trasparenza interdipartimentale può essere raggiunta attraverso SOP facilmente accessibili che indichino chiaramente i processi seguiti da contabilità, finanza, IT, ecc.
Assicurandoti che ogni reparto ponga l'accento sulla creazione di Standard Operating Procedures, promuoverai una cultura positiva e aperta tra i tuoi dipendenti. Farai in modo che i processi si svolgano senza intoppi e che i dipendenti sappiano cosa fare e dove andare ogni volta.
» Automatizzando i tuoi processi interdipartimentali faciliti la conformità con le tue SOP.
Questo semplifica anche l'inserimento dei vostri dipendenti, poiché non hanno bisogno di imparare processi complessi. Invece, potete progettare i vostri processi basati sulle vostre SOP. Il software, in seguito, guiderà gli utenti e attiverà gli eventi automaticamente.
Questi sono alcuni dei dipartimenti e settori per i quali Virtus Flow ha automatizzato e creato modelli di processo aziendale:
Risorse Umane
I. T.
Manifatturiero
Gestione Fornitori
Assistenza clienti
Servizi Finanziari
Acquisti
Sanità
Facility Management
Indipendentemente dal processo, i principali vantaggi di una SOP sono:
〉Assicurare la conformità
〉Massimizzare la produzione
〉Assicurare la sicurezza
〉Rispettare un programma
〉Formazione e inserimento
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Come scrivere una Standard Operating Procedure
Ora che avete capito quanto siano importanti e vantaggiose le SOP, come iniziare? Ecco la tua guida passo dopo passo.
1. Definisci il tuo obiettivo
La prima cosa quando si scrive una SOP è determinare quale processo aziendale verrà descritto, chi beneficerà di questo documento, e come ne beneficerà il team quando si esegue quel compito.
Se si tratta di una SOP sull'onboarding del cliente, per esempio, perché è importante per il vostro team capire come farlo? Ci sono stati problemi in passato che vi hanno portato a sviluppare questa SOP? Qual è il risultato atteso?
2. Scegli un formato
Determinare il formato SOP che funziona meglio per il processo che state descrivendo è la chiave. Le SOP comuni di solito seguono un format composto passi semplici, un format a passi gerarchici, o un diagramma di flusso.
Il formato del diagramma di flusso è ottimo per processi intricati che potrebbero dare molti risultati diversi. Mentre i primi due tendono ad essere più semplici e possono essere più facili da seguire. Dovrai decidere quale trasmette le informazioni in modo più chiaro.
3. Consulta tutte le parti coinvolte
Una buona SOP può richiedere molto tempo per essere sviluppata, ma se vi assicurate che tutte le parti interessate siano attivamente coinvolte, comporrete un documento molto più solido, considerando una quantità più ampia di risorse e di risultati potenziali.
Se state sviluppando una SOP per spiegare come i lead di marketing saranno trasferiti al reparto vendite, assicuratevi di coinvolgere rappresentanti di entrambi i reparti.
4. Definisci l'ambito
Sapete già che la vostra SOP è un documento procedurale che aiuta il lettore a soddisfare un compito in modo efficace, ma non è raro vedere SOP che si basano su altri documenti o anche su altre SOP per chiarezza.
Quando si scrive la SOP è importante fare un passo indietro e assicurarsi di avere una visione a 360 gradi del progetto.
5. Definisci il tuo pubblico
Per chi state scrivendo la SOP? Sono dipendenti esperti che hanno un'ottima comprensione di come funzionano le cose nella vostra azienda, o sono neolaureati che stanno imparando come condurre gli affari come nuovi dipendenti?
Rispondere a tutte queste domande ti aiuterà ad essere specifico, il che aiuterà il lettore a capire come completare i compiti che gli sono richiesti.
6. Scrivi il SOP
Anche se dovreste mantenere il vostro SOP semplice e dritto al punto, essere organizzati è la chiave. Alcune cose che dovreste sempre includere sono una pagina del titolo, un indice e una descrizione dettagliata delle procedure. Includete anche la terminologia pertinente e le risorse necessarie per realizzarle con successo.
7. Rivedi, testa, ripeti
Quando scriviamo Standard Operating Procedures, ci si aspetta di avere molte bozze e sessioni di modifica continue. Abbiamo anche visto aziende usare questo documento in modo più dinamico, modificando i processi man mano che nuovi modi per raggiungere gli obiettivi vengono scoperti.
Una buona idea è quella di sviluppare modelli SOP che potete continuare a riutilizzare e replicare per altri processi. Questo vi aiuterà a risparmiare tempo e denaro.
Assicurati che i tuoi dipendenti rispettino sempre le tue SOP...
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