"Ecco perché affidarsi all'office automation".
"L'automazione è l'applicazione della tecnologia, dei programmi, della robotica o dei processi per ottenere risultati con un input umano minimo". Quindi, come può l'automazione supportare le nostre funzioni quotidiane in ufficio?
Molto simile al tipo di automazione che cerchiamo nelle nostre case, dove approfittiamo di termostati intelligenti, illuminazione, posta vocale e sistemi di intrattenimento.
L'automazione dell'ufficio è ancora più importante per task gestione delle operazioni d'ufficio. Non solo fa risparmiare tempo, ma contribuisce anche a ridurre i costi operativi e a migliorare il servizio clienti.
Cos'è l'Office Automation
Automazione d'ufficio si riferisce alla varietà di software e hardware utilizzati per creare digitalmente, raccogliere, immagazzinare, manipolare e trasmettere le informazioni dell'ufficio necessarie per svolgere i compiti di base.
" Snellisce i processi, riduce l'errore umano ed elimina i compiti che richiedono tempo e che costano tempo e denaro.
In questo articolo ci concentreremo sul software di office automation, e su come la maggior parte dei vostri processi possa beneficiare dell'automazione.
8 Compiti che puoi automatizzare con un sistema di Office Automation
MARKETING
Come piccola impresa, potreste non avere la capacità di assumere un reparto completo marketing per gestire la consapevolezza del marchio, i social media e le campagne di coinvolgimento dei clienti. E anche se la vostra azienda ce l'ha, quel team avrà bisogno di strumenti per gestire efficacemente marketing task management.
È qui che questi sistemi entrano in gioco. Te tecnologie di automazione possono supportare diverse funzioni d'ufficio come: generazione di lead, monitoraggio, nurturing, reporting e analisi..
Approfittare di questi strumenti del sistema di gestione può aiutare a snellire i vostri processi marketing e a guidare il ROI mentre fate crescere il vostro business.
Impara di più sull'automazione di processi di marketing qui.
ASSISTENZA CLIENTI
Dare ai vostri clienti un'ottima assistenza è fondamentale. Ma non è raro vedere le aziende mettere da parte queste priorità a causa della carenza di personale o risorse.
Con gli strumenti di office automation, le aziende possono supportare i clienti integrando il lavoro umano con quello automatizzato. Compiti come ticket routing, aggiornamenti di stato, condivisione di informazioni, data storage , elaborazione di testi, installazione di chatbot sul tuo sito web e altro ancora.
Impara come gestire le richieste dei clienti con un sistema di gestione Ticket !
Segui questi consigli per automatizzare completamente l'assistenza clienti della tua azienda:
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- Sviluppare un'approfondita knowledge base
- Renderlo facilmente accessibile, magari basato sul cloud
- Adottare un sistema di gestione ticket
- Abilitare l'instradamento automatico di ticket
- Aggiungi un chatbot
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FATTURAZIONE
Un'altra parte importante nelle operazioni aziendali è la fatturazione accurata e puntuale. In quest'area i sistemi di office automation possono prendersi cura di noiose scartoffie e compiti manuali:
a. Aiutarvi a inviare promemoria via e-mail quando le fatture sono in scadenza
b. Impostare fatture ricorrenti
c. Pagare automaticamente le fatture in arrivo attraverso trasferimenti elettronici
d. Programmare le fatture per pagamenti futuri
e. Creazione di fatture con modelli precostituiti
PAYROLL
Quando si porta l'office automation nel processo del libro paga, si dà al manager dell'ufficio e alle risorse umane team più tempo per concentrarsi su altre aree. Invece di essere sopraffatti da un processo ingombrante del libro paga.
RECLUTAMENTO
Automatizzando i flussi di lavoro di reclutamento sarete in grado di:
- aumentare la produttività dei reclutatori
- accelerare il tempo di riempimento
- ridurre il costo per assunzione
- migliorare il profilo generale dei talenti della vostra organizzazione
" Le soluzioni di automazione dell'ufficio, come un software workflow , vi permetteranno di automatizzare i processi correlati end to end. Dalla richiesta di un nuovo dipendente, all'approvazione, al processo di assunzione, al controllo degli accessi, alle domande e alla valutazione dei candidati, ecc.
SEGNALAZIONE
Un reporting accurato non è sempre una priorità, il che può solo portare a previsioni sbagliate e a ricadute negative sull'azienda. E questo è esattamente uno dei vantaggi degli strumenti di office automation.
" Accelerano i rapporti con:
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- generato automaticamente reports
- data attivato da altri sistemi
- real time accesso alle informazioni
- gestione superiore data
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RELAZIONE CON IL CLIENTE
SelectHub spiega l'automazione CRM come un modo per migliorare la produttività "attraverso l'automazione dei compiti manuali ripetitivi dell'ufficio e lo snellimento del lavoro".
Tuttavia i benefici del CRM sono più ampi di questo.
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- Ampia conoscenza dei bisogni dei clienti
- Migliore Segmentazione
- Maggiore ritenzione dei clienti
- Comunicazione più veloce
GESTIONE DEI DOCUMENTI
Il tempo e l'energia sprecati nella ricerca di informazioni e documenti hanno un impatto negativo sulle aziende.
Il 54% dei professionisti statunitensi dell'ufficio afferma di passano più tempo a cercare documenti che a rispondere a e-mail e messaggi.
L'80% dei professionisti fatica a trovare un documento importante "quando un capo o un cliente li ha messi in difficoltà".
Pertanto, l'adozione del giusto strumento di gestione dei documenti è imperativo, ancora di più con una forza lavoro remota.
Caratteristiche da cercare in uno strumento di gestione dei documenti
Aggiungerei anche "audit trails automatici" come una caratteristica MUST-HAVE.
Esempi di Sistemi di Office Automation
Ora conoscete i molti modi in cui potete usare l'office automation per migliorare le operazioni interne. Ma come fai a sapere quale soluzione scegliere?
" Ecco alcune piattaforme software di automazione B2B che piacciono ai clienti.
Per le vostre esigenze di fatturazione
QuickBooksQuickBooks è ampiamente conosciuto per supportare le vostre operazioni d'ufficio attraverso la contabilità e la fatturazione basate su cloud, time tracking, etc.
Coupa: soluzione software di gestione delle fatture online. Aiuta a rafforzare le relazioni con i fornitori, a utilizzare le risorse in modo più efficace, a catturare gli sconti sui pagamenti anticipati e a ridurre il rischio aziendale.
Per le vostre esigenze di CRM
Salesforce: Ti aiuta ad avere una visione completa dei tuoi clienti. Compresa la cronologia delle attività, i contatti chiave, le comunicazioni con i clienti e le discussioni interne agli account.
Hubspot: Include strumenti di impegno nelle vendite, configura la funzionalità del preventivo (CPQ) e una robusta analisi delle vendite per i team in crescita.
Active Campaign: Unisce email marketing, marketing automazione e CRM per una potente segmentazione e personalizzazione su social, email, messaggistica, chat e testo
» Per tutte le altre esigenze di automazione dei processi aziendali
Virtus Flow: Una soluzione di automazione dei processi digitali No-Code. Aiuta le aziende ad automatizzare qualsiasi processo manuale senza bisogno di codifica. È uno strumento completo di automazione workflow . Include flussi di lavoro digitali, moduli dinamici, gestione dei biglietti, gestione dei documenti e gestione dei progetti.
Kissflow: Aiuta tutti gli utenti aziendali a scoprire, creare, modificare e utilizzare le applicazioni aziendali. No-Code, non è necessaria una mappatura complessa.
Process Maker:È una piattaforma di automazione low-code che aiuta gli utenti a automatizzare processi aziendali . La piattaforma rende facile l'automatizzare i processi e collegare ai third party systems.
