“Ecco perché l’efficienza della tua azienda dovrebbe affidarsi all’office automation”.

Secondo IBM, “l’automazione è l’applicazione della tecnologia, dei programmi, della robotica o dei processi per ottenere risultati con un input umano minimo”. Quindi, come può l’automazione supportare i nostri compiti quotidiani in ufficio?

Molto simile al tipo di automazione che cerchiamo nelle nostre case, dove approfittiamo di termostati intelligenti, illuminazione e sistemi di intrattenimento, per evitare lavoro extra, l’automazione dell’ufficio è ancora più importante per le operazioni di ufficio.

» Snellisce i processi, riduce l’errore umano ed elimina i compiti che richiedono tempo e che costano tempo e denaro.




Automazione d’ufficio


si riferisce alla varietà di software e hardware utilizzati per creare digitalmente, raccogliere, immagazzinare, manipolare e trasmettere le informazioni dell’ufficio necessarie per svolgere i compiti di base.

In questo articolo ci concentreremo sul software di office automation, e sul perché la maggior parte dei vostri processi può beneficiare dell’automazione.

7 compiti che puoi automatizzare con un sistema di Office Automation

Marketing

Potresti non avere la capacità di assumere un intero dipartimento di marketing per gestire la consapevolezza del marchio, i social media e le campagne di coinvolgimento dei clienti. E anche se la vostra azienda lo fa, quel team avrà bisogno di strumenti per gestire efficacemente le attività di marketing.

È qui che questi sistemi entrano in gioco, in quanto

queste tecnologie di automazione possono supportare diverse funzioni d’ufficio come: generazione di lead, tracking, nurturing, reporting e analytics

. Approfittare di questi strumenti può aiutare a snellire i vostri processi di marketing e a guidare il ROI mentre fate crescere il vostro business.

Puoi imparare di più sull’automazione del marketing qui.

Customer Support

Dare ai tuoi clienti un’ottima assistenza è la chiave. Ma non è raro vedere le aziende mettere da parte queste priorità a causa del poco personale e della mancanza di larghezza di banda.

Con gli strumenti di office automation, le aziende possono supportare i clienti integrando il lavoro umano con l’instradamento automatico dei ticket, gli aggiornamenti di stato, la condivisione delle informazioni, l’installazione di chatbot sul tuo sito web e altro ancora.

Segui questi consigli per automatizzare il supporto clienti della tua azienda:

〈 Sviluppare una base di conoscenza approfondita 〉

〈 Renderlo facilmente accessibile 〉

〈 Adottare un sistema di gestione dei biglietti 〉

〈 Abilitare l’instradamento automatico dei biglietti 〉

〈 Aggiungi un chatbot 〉

Un’altra parte vitale del successo aziendale è la fatturazione accurata e puntuale. In quest’area i sistemi di office automation possono prendersi cura di noiose scartoffie e compiti manuali:

a. Aiutarvi a inviare promemoria via e-mail quando le fatture sono in scadenza
b. Impostazione di fatture ricorrenti
c. Pagare automaticamente le fatture in entrata attraverso trasferimenti elettronici
d. Programmazione di fatture per pagamenti futuri
e. Creazione di fatture con modelli precostituiti

Scopri di più sull’automazione d’ufficio per la fatturazione qui.

Che sia il vostro office manager o il dipartimento delle risorse umane a gestire il libro paga per la vostra azienda, portare l’office automation nel processo del libro paga è un modo per responsabilizzarli e dar loro l’opportunità di concentrare i loro sforzi su altre aree.

Automatizzando i flussi di lavoro di reclutamento sarete in grado di aumentare la produttività dei reclutatori, accelerare il time-to-fill, ridurre il costo per assunzione e migliorare il profilo generale del talento della loro organizzazione.

» Le soluzioni di office automation vi permetteranno di automatizzare i processi correlati da un capo all’altro. Dalla richiesta di un nuovo dipendente, all’approvazione, al processo di assunzione, alle domande e alla valutazione dei candidati, ecc.

Il reporting accurato non è sempre una priorità, il che può solo portare a previsioni sbagliate e a cadute del business. E questo è esattamente uno dei vantaggi degli strumenti di office automation.

»
Velocizzano il reporting con rapporti generati automaticamente, dati attivati da altri sistemi, accesso in tempo reale alle informazioni, gestione superiore dei dati, ecc.

SelectHub spiega l’automazione CRM come un modo per migliorare la produttività. “attraverso l’automazione di compiti manuali ripetitivi e lo snellimento del lavoro.

Tuttavia le
benefici del CRM
sono più ampi di questo.

    • Conoscenza estesa del cliente
    • Migliore segmentazione
    • Maggiore ritenzione dei clienti
    • Comunicazione più veloce

Esempi di sistemi di Office Automation

Ora conoscete i molti modi in cui potete usare l’office automation per migliorare le operazioni interne. Ma come si fa a sapere quale soluzione scegliere?

» Ecco alcune piattaforme software di automazione B2B che piacciono ai clienti, secondo G2.

Per le vostre esigenze di fatturazione




QuickBooks


è ampiamente conosciuto per supportare le operazioni d’ufficio attraverso la contabilità e la fatturazione basate su cloud, il monitoraggio del tempo e altro ancora.




Coupa


: soluzione software di gestione delle fatture online. Aiuta a rafforzare le relazioni con i fornitori, a utilizzare le risorse in modo più efficace, a catturare gli sconti sui pagamenti anticipati, ad aumentare la conformità e a ridurre il rischio aziendale.

Per le vostre esigenze di CRM




Salesforce


: Ti aiuta ad avere una visione completa dei tuoi clienti, compresa la storia delle attività, i contatti chiave, le comunicazioni con i clienti e le discussioni interne agli account.




Hubspot


: Include strumenti di impegno nelle vendite, funzionalità di configurazione-prezzo-quotazione (CPQ) e una robusta analisi delle vendite per i team in crescita.




A
ctivo Campagna


: Combina email marketing, automazione del marketing e CRM per una potente segmentazione e personalizzazione su social, email, messaggistica, chat e testo

» Per tutte le altre esigenze di automazione dei processi aziendali



Flusso Virtus

: Una soluzione di automazione dei processi digitali No-Code. Aiuta le aziende ad automatizzare qualsiasi processo manuale senza bisogno di codifica. È uno strumento completo di automazione del flusso di lavoro che include flussi di lavoro digitali, moduli online, gestione dei ticket, gestione dei documenti e gestione dei progetti.

Kissflow: Aiuta tutti gli utenti aziendali a scoprire, creare, modificare e utilizzare le applicazioni aziendali. Nessuna codifica o mappatura complessa richiesta.


Creatore di processi
:
È una piattaforma di automazione del flusso di lavoro a basso codice che aiuta gli utenti a progettare e distribuire soluzioni a problemi complessi di flusso di lavoro. La piattaforma rende facile per gli utenti automatizzare i processi, collegare ed estendere i sistemi di terze parti.

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