"E perché la vostra organizzazione ne ha bisogno più di quanto pensiate".
I reparti della vostra azienda sono costruiti intorno a processi essenziali che aiutano le attività quotidiane a funzionare senza problemi. Dalle Risorse Umane che gestiscono il libro paga al tuo Customer Success team che assicura che il tuo processo di onboarding dei clienti sia ottimale.
Ma cosa succede quando questi processi non funzionano bene? Come si possono identificare le risorse sprecate e i passaggi inutili in questi compiti quotidiani?
La risposta si trova nella Business Process Optimization, o BPO.
Cosa significa ottimizzare un processo aziendale
» Significa prendere un processo e cercare modi per renderlo più efficiente. Cercare i potenziali rallentamenti, gli inutili avanti e indietro, i passi che richiedono troppo tempo, ed identificare le cause e i modi per snellirlo.
La Business Process Optimization permette a chi prende le decisioni di migliorare l'efficienza delle operazioni quotidiane e di raggiungere meglio i loro obiettivi aziendali.
» Identificando i modi per eliminare le ridondanze, snellire i flussi di lavoro, migliorare la comunicazione e ridurre il tempo.
È una parte della Gestione dei processi aziendali (BPM)), e spesso ha un impatto diretto sulla produttività. Se non si utilizzano le giuste tecniche di ottimizzazione dei processi aziendali, le aziende staranno probabilmente perdendo tempo e denaro.
Come ottimizzare i processi aziendali
Ora che conoscete l'importanza del BPO, è il momento di iniziare a identificare i modi per ottimizzare i vostri processi. I cinque passi per iniziare sono:
1- Identificazione
Identificare quali processi stanno creando più problemi. È sempre una buona idea iniziare dando un'occhiata ai processi aziendali principali.
Ci sono rallentamenti? Dove si verificano? I clienti si lamentano? Gli impiegati si lamentano?
» In questa fase vorrete raccogliere quante più informazioni possibili dai vostri clienti e dipendenti. Loro sanno cosa non va e potrebbero sapere come fare meglio.
È molto importante mappare i vostri processi e conoscere gli obiettivi che volete raggiungere.
Ecco come mappare i vostri processi e questi sono alcuni consigli per identificare i punti deboli nei vostri processi.
G2 Learn Hub suggerisce le seguenti domande.
2- Analisi
Una volta che sapete quali processi dovete ottimizzare, è il momento di analizzare cosa sta andando storto. Questo è il momento di fare tutte le domande che vi vengono in mente al vostro team.
» State coinvolgendo troppi impiegati per realizzare un compito semplice? State raggiungendo gli obiettivi desiderati? Chi è interessato dal processo? Ci vuole troppo tempo? Ci sono passi inutili?
Le risposte alle domande del passo precedente ti guideranno.
Una volta che avete tracciato tutte queste domande, le risposte vi sembreranno più ovvie.
3- Attuazione
L'implementazione è un passo fondamentale nell'ottimizzazione dei processi, perché è il momento in cui si arriva a introdurre soluzioni tangibili ai problemi.
» Se non sapete da dove cominciare, chiedete al vostro team. Controllate anche le tendenze del settore e cosa stanno facendo le altre aziende per risolvere i problemi.
» Assicuratevi di avere dei KPI ben stabiliti per misurare la qualità delle vostre prestazioni o cosa aspettarvi.
Se il KPI ti è nuovo o semplicemente hai bisogno di più aiuto questa è una ottima guida.
Per esempio, se state assegnando troppe risorse a un processo o ci vuole troppo tempo, trovate il modo di eliminare i processi manuali e incorporare soluzioni automatizzate.
Sapevate che fino al 45% delle attività lavorative può essere automatizzato con la tecnologia attuale?
Assicuratevi che le soluzioni che introducete lavorino per migliorare l'efficienza generale.
4- Monitoraggio
» Monitorate regolarmente l'implementazione. Analizzate l'impatto e controllate le modifiche necessarie. Se introducete nuove soluzioni, assicuratevi che stiano facendo esattamente quello per cui sono state apportate.
Controlla come questi cambiamenti stanno influenzando i tuoi processi e se c'è ancora spazio per migliorare. Se il sistema che stai usando offre la possibilità di inviare notifiche in tempo reale, monitorare i cambiamenti e gli aggiornamenti rilevanti sarà molto più facile.
5- Controllo
Assicuratevi di controllare regolarmente le prestazioni future del processo e di fare gli aggiustamenti necessari. Alcuni esperti suggeriscono di ricontrollare le regolazioni del processo il trimestre successivo.
Come sapere quali processi ottimizzare
Fatto:Secondo una recente indagine sulla gestione dei processi aziendali il 93% delle aziende è impegnato in più progetti di miglioramento e ottimizzazione dei processi in un dato momento.
Questo dimostra che la gestione e l'ottimizzazione dei processi aziendali non è più un qualcosa che sarebbe "bello da avere", ma uno sforzo imperativo per il buon funzionamento delle operazioni.
Come sapere quando il tuo processo deve essere ottimizzato?
1- Stai vedendo processi aziendali frammentati
Il miglioramento dei processi aziendali complessivi va di pari passo con l'integrazione, poiché le operazioni più efficaci non si basano su una moltitudine di sistemi e una serie di punti di contatto.
Se alcuni dei vostri processi attuali richiedono più soluzioni software, il coinvolgimento di troppi team, accumuli di compiti e informazioni, l'ottimizzazione attraverso l'automazione potrebbe essere il modo migliore per aumentare la qualità dei vostri compiti e risultati.
2- Ci sono molti errori umani
Quando un processo presenta errori continui, l'ottimizzazione attraverso l'automazione del workflow può essere un ottimo modo per eliminare gli errori costanti e migliorare le relazioni interne ed esterne.
3- C'è un alto livello di complessità
Un processo aziendale ottimizzato è diretto e non si basa su passaggi inutili, livelli di approvazione o condizioni. Se stai ricevendo feedback dai tuoi dipendenti su quanto tempo ci vuole per realizzare un compito, allora è il momento di ottimizzare.
Altre situazioni:
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- State crescendo velocemente e non avete abbastanza risorse.
- Avete bisogno di processi più strutturati.
- La soddisfazione dei vostri clienti è calata.
- Avete adottato lo Smart Working.
- Avete problemi di conformità.
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Mentre la vostra organizzazione continua a crescere ed evolversi, anche i vostri processi aziendali devono essere rimodellati, ridefiniti e ripensati.
» Seguite questi cinque semplici passi per realizzare l'ottimizzazione dei vostri processi aziendali e un miglioramento continuo dei vostri processi: Identificazione, analisi, implementazione, monitoraggio e controllo.
» Se non sapete quali processi devono essere ottimizzati, iniziate a cercare operazioni frammentate, errori continui e alti livelli di complessità.
Come Virtus Flow vi può aiutare
Attraverso la nostra soluzione software di automazione dei processi è possibile ottimizzare qualsiasi processo aziendale.
Con un'unica piattaforma è possibile digitalizzare e automatizzare i flussi di lavoro, i compiti, le approvazioni, la consegna delle informazioni e la loro archiviazione, la collaborazione con gli utenti interni ed esterni, i moduli e altro ancora.
