Quando si inizia un nuovo business, ci sono decine di domande senza risposta che si devono affrontare ogni giorno. Stai facendo pagare troppo o troppo poco il tuo prodotto o servizio? Qual è il modo migliore per avvicinare nuovi potenziali clienti? Come dovrebbero essere le vostre procedure standard e come le documentate? Anche se far parte di un'organizzazione significa che nuove domande continueranno a sorgere costantemente, una volta che si iniziano a trovare soluzioni ai problemi più ricorrenti è sempre una buona idea documentare queste risposte in modo che voi e gli altri sappiano come gestire la situazione in futuro. Questo è ciò che le aziende chiamano una procedura operativa standard.

In questo articolo, puoi imparare quattro ragioni per sviluppare una SOP e mettere il tuo business in pista.

Cos'è una SOP (procedura operativa standard)?

Secondoil Business Dictionary, una procedura operativa standard (SOP) è una "procedura scritta prescritta per un uso ripetitivo come pratica, in conformità alle specifiche concordate per ottenere il risultato desiderato". In parole povere, una SOP è un insieme scritto di regole che aiuterà a guidare i membri di team durante una situazione specifica

In generale, il vostro modello di SOP dovrebbe contenere:

  1. Intestazione, che spiega a cosa si riferisce il documento
  2. Scopo, dettagliato cosa si sta realizzando
  3. Portata, che spiega come questo sarà realizzato
  4. Riferimenti e documenti correlati per chiarezza
  5. Definizioni che chiariscono la terminologia specifica dell'industria e dell'azienda
  6. Ruoli e responsabilità che delineano i compiti di ognuno ad alto livello
  7. Procedura che dettaglia il lavoro e la tempistica
  8. Appendici, come moduli aggiuntivi
  9. Revisione se ci sono aggiornamenti
  10. Firme di approvazione per un accordo finale di entrambe le parti

Se non hai ancora sviluppato documenti per i tuoi diversi processi, ecco quattro ragioni per cui dovresti farlo.

1. Evitare di essere danneggiati da un alto turnaround

Se non avete ancora sviluppato documenti per i vostri diversi processi, ecco quattro motivi per cui dovreste farlo. Sapevate che il numero mediano di anni che i lavoratori salariati hanno lavorato per il loro attuale datore di lavoro è attualmente di 4,6 anni, secondo un comunicato economico del Bureau of Labor Statistics? Ciò che è ancora più interessante, è che questa media si abbassa solo con le generazioni più giovani, dato che la durata mediana per i lavoratori tra i 25 e i 34 anni è di 3,2 anni, secondo questo stesso articolo.

È probabile che le persone vadano e vengano da una posizione nella vostra azienda, e questo rende difficile addestrare costantemente i nuovi assunti a seguire gli standard aziendali e a rispettare le regole del settore. Un modo per evitare che i processi vengano ritardati e che i clienti siano insoddisfatti è avere una documentazione sui passi da seguire per i nuovi dipendenti. Questo manterrà la vostra azienda a galla durante i tempi di consegna elevati.

2. Ridurre ed eliminare gli errori

Quando si mescolano situazioni complesse, clienti esigenti e team impreparati, una cosa è probabile che accada: gli errori. Ormai saprete probabilmente che gli errori dovuti alla mancanza di preparazione e di processi stabiliti possono costarvi centinaia di migliaia di euro e persino la reputazione della vostra azienda. Quindi come potete evitare tutto questo? Avete indovinato! Procedure operative standard.

Sviluppare una procedura operativa standard aiuta il vostro team a sapere esattamente come agire in ogni circostanza, di quali risorse hanno bisogno e come dovrebbe essere la loro linea temporale. Condividendo questo documento internamente si elimina la possibilità di interpretazioni, con il risultato di meno errori e meno stress per tutti.

Clicca qui per i 25 migliori errori aziendali che potrebbero costarti soldi, secondo Fit Small Business.

3. Rimanere conformi agli aggiornamenti del settore

Non importa quale prodotto o servizio offrite, una delle cose più importanti per la vostra azienda è rimanere conforme alle normative del settore. Questo è ciò che viene chiamato conformità normativa.

Un modo ottimale per assicurarsi di seguire i regolamenti dettati dal vostro settore è quello di sviluppare le vostre SOP tenendole presenti e di aggiornare i vostri processi con gli aggiornamenti del settore. Facendo questo saprete che chiunque segua le vostre procedure operative standard sta anche aderendo agli standard industriali.

4. Migliorare il modo in cui fai le cose

Se la vostra azienda funziona secondo la politica del "abbiamo sempre fatto così", è il momento di rivalutare i vostri processi e chiedere come potete fare le cose meglio per voi stessi, i vostri dipendenti e i vostri clienti.

Con una SOP puoi dare un'occhiata più da vicino a come hai gestito i problemi e se questo è l'approccio più efficace.

Come Virtus Flow può aiutare il tuo Team

Sviluppare una SOP per ogni processo può richiedere molto tempo, energia e risorse. Se sei un dirigente occupato con una lista di cose da fare sempre più lunga, è probabile che ritarderai il lavoro su questi documenti fino a quando è potenzialmente troppo tardi. Per questo motivo, Virtus Flow ha caratteristiche integrate che ti permettono di esportare e personalizzare i modelli per tutti i tuoi processi, comprese le SOP. 

Virtus Flow è un one-stop-shop costruito per aiutarti ad automatizzare i tuoi processi ottimizzando le tue liste di controllo, i moduli e le attività di onboarding. A partire da soli 10 dollari al mese, con Virtus Flow accelererai il tuo business con pochi click. Nessun ritardo, nessun lavoro nascosto, nessuna spesa inutile.

Sei pronto a portare il tuo business al livello successivo con processi semplificati? Clicca qui per iniziare la tua prova gratuita - senza carta di credito!